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Schottland, Vereinigtes Königreich
Natur und Kulturerbe
Wir sind sehr stolz darauf, dass unser kunde Naturescot bei den „2023 intranet and digital workplace awards“ von step two den silber-award gewonnen hat. Dies ist eine wunderbare anerkennung für ihren erfolgreichen digitalen arbeitsplatz, der auf dem involv-intranet aufbaut.
Flexibles und benutzerfreundliches Intranet erhält Lob von der Denkmalschutzorganisation
NatureScot, die schottische Agentur für Naturerbe, wollte im Rahmen ihrer digitalen Erneuerungsstrategie die interne Kommunikation verbessern.
Nach der Erstellung einer Liste von MVP-Anforderungen (Minimal Viable Product) suchte man nach einer schlüsselfertigen Lösung, die schrittweise Verbesserungen ermöglicht, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Da das Unternehmen bereits die Microsoft-Umgebung nutzte, wurden Intranetlösungen auf der Grundlage von SharePoint in Betracht gezogen.
Ziel des Projekts war es, ein intuitives digitales Erlebnis zu schaffen, bei dem die Mitarbeiter einfachen Zugang zu allen notwendigen digitalen Tools und Informationen haben. Dies würde es ihnen ermöglichen, effizienter zu arbeiten und ihr Gefühl der Zugehörigkeit zur Organisation zu stärken, so NatureScot.
Als staatliche Organisation war es außerdem wichtig, dass das Intranet die gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllt.
Nach einem gründlichen internen Testprogramm arbeiteten das Involv-Team, NatureScot und der Involv-Partner Core Azure eng zusammen, um dies zu erreichen.
Hintergrund
NatureScot hat 35 Büros in ganz Schottland. Der Hauptsitz befindet sich in Inverness. Etwa 10 % der Mitarbeiter arbeiten in den wunderschönen Naturschutzgebieten des Landes, während der Rest ein hybrides Arbeitsumfeld genießt, das auf seine persönlichen Vorlieben zugeschnitten ist.
Bei der Planung und Durchführung einer M365-Implementierung sah NatureScot eine Gelegenheit, seine digitale Transformation zu beginnen. Man entschied sich für ein Open-Source-Intranet auf Drupal-Basis, was damals für eine Regierungsbehörde ein bahnbrechender Schritt war. Während des Projekts wurden wertvolle Erkenntnisse gewonnen, die erfolgreich umgesetzt wurden.
Die Digitalisierung von NatureScot gewann während der Pandemie an Schwung, unter anderem durch den verstärkten Einsatz von Microsoft Teams.
Herausforderungen
Die Organisation stieß bald an die Grenzen von Drupal als Intranet. Drupal ist in erster Linie eine Plattform für die Erstellung öffentlicher Websites und bietet daher nur begrenzte Möglichkeiten für die Integration mit z. B. Microsoft 365. NatureScot machte sich daher auf die Suche nach einer stärker integrierten Lösung.
Eine erste Anforderung war also eine Lösung, die auf Microsoft 365 (SharePoint) aufbaut. Darüber hinaus wollte die Organisation eine schlüsselfertige Lösung, die mit den sich ändernden Anforderungen mitwachsen und die MVP-Anforderungen erfüllen kann.
Für das Projekt wurden fünf Hauptziele festgelegt:
– Verbesserung des Informationsflusses durch einfache Freigabe von Inhalten über MS Teams, das Intraùnet und Viva Engage (ehemals Yammer).
– Stärkung der Verbindung mit der Organisation und den Zielen von NatureScot.
– Ermöglichung effizienterer Arbeitspraktiken.
– Beitrag zu einem angenehmen und sicheren Arbeitsumfeld.
– Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Barrierefreiheit
Lösungen
Da es sich bei NatureScot um eine Regierungsbehörde handelt, muss das Intranet der Organisation unbedingt den Vorschriften für Barrierefreiheit entsprechen.
In Zusammenarbeit mit dem D.A.W.N.-Netzwerk (Behinderung, Befähigung, Neurodiversität) von NatureScot haben das Involv-Team und der Partner Core Azure einen Zugänglichkeitsmodus für das Intranet ausgearbeitet.
Dieser öffnet die Involv-Plattform für Zugänglichkeitstools von Drittanbietern, wie z. B. Screenreader. Darüber hinaus wird bei Bedarf ein zusätzlicher Kontrast erzeugt, um die Benutzererfahrung für sehbehinderte Benutzer zu verbessern.
Dieser Modus kann ein- und ausgeschaltet werden und hilft Menschen mit Sehschwäche, einfacher durch Funktionen und Seiten zu navigieren. Wichtige Inhalte werden hervorgehoben, so dass sie immer sehen können, wo sie sich auf der Seite befinden. Bildschirmlesegeräte können dann die wichtigsten Daten vorlesen.
Unabhängig davon, ob der barrierefreie Modus aktiviert ist oder nicht, können Sie die Größe der Webseite ändern, um das Lesen zu erleichtern.
Außerdem haben wir eine weitere praktische Funktion hinzugefügt: „Breadcrumbs“. Damit wird die Struktur des Intranets auf einfache Weise dargestellt, was die Navigation auf der Website erleichtert.
Foto: Das Breadcrumb-Webpart von SharePoint wurde entwickelt, um die Navigation auf der Website zu erleichtern.
„Wir sind als Arbeitgeber dazu da, das tägliche Leben aller zu erleichtern. Die Zugänglichkeitsinstrumente des Intranets sind unabhängig von den Merkmalen oder Vorlieben der Menschen am Arbeitsplatz verfügbar.“
Martin Stubbs-Partridge, Beauftragter für interne Kommunikation, NatureScot
Sehen Sie in diesem YouTube-Video den Accessibility Mode von NatureScot in Aktion:
Microsoft-365-Integration
Die Integration von Involv in Microsoft 365 ermöglicht es NatureScot, viel flexibler zu kommunizieren. Die Inhalte können nun mühelos an verschiedene Zielgruppen angepasst werden.
Im vorherigen Intranet hatte die Organisation bereits mit Foren experimentiert, aber die eher „sozialen“ Inhalte passten nicht gut zu geschäfts- und nachrichtenbezogenen Artikeln.
Mit Involv hat NatureScot nun die Möglichkeit, bestimmte Zielgruppen anzusprechen. Allgemeine Informationen werden im Intranet veröffentlicht, persönlichere und kollegiale Inhalte landen auf Viva Engage, und die Kommunikation über arbeitsbezogene Aufgaben erfolgt über Teams.
Dank der anpassbaren Webparts von Involv ist die Benutzererfahrung im Intranet einwandfrei. So kann man sich beispielsweise über eine Nachricht für eine Veranstaltung anmelden, was auf anderen Kanälen wie Teams und Viva Engage ebenso reibungslos funktioniert.
Zentraler digitaler Arbeitsbereich
Ein weiterer Vorteil der M365-Integration von Involv besteht darin, dass das Intranet nun als zentraler digitaler Hub fungiert, über den die Mitarbeiter auf alle ihre digitalen Arbeitsplatz-Tools zugreifen können, einschließlich Apps von Drittanbietern.
Damit ist das Intranet weit mehr als nur eine „nette Anlaufstelle“. Es ist eine geschäftsorientierte Plattform im Herzen der Organisation. Die Mitarbeiter können das Intranet nutzen, um Nachrichten und Informationen von NatureScot als Teil ihres Arbeitstages abzurufen.
Dies trägt zu einer stärkeren Bindung an die Organisation und ihre Ziele bei, spart aber auch den Mitarbeitern Zeit. Denn alle Werkzeuge und das Wissen, das sie benötigen, stehen ihnen jederzeit zur Verfügung.
Effiziente und effektive interne Kommunikation
Im Vergleich zum alten Drupal-Intranet bietet Involv mehrere nützliche Funktionen, die die interne Kommunikation effizienter und effektiver machen.
Dank des Drag-and-Drop-Editors ist es einfach, Inhalte auf attraktive Weise zu erstellen. Texte, Bilder, Karten, Videos und andere Komponenten können zu den Inhalten hinzugefügt werden.
Darüber hinaus gibt es viele kleine Verbesserungen, die den Mitarbeitern von NatureScot das Leben leichter machen.
Wenn zum Beispiel die Personalabteilung neue Mitarbeiter ankündigt, können diese jetzt mit Tags versehen werden, so dass sie für ihre Kollegen leicht auffindbar sind. Zuvor waren sie hier auf eine statische Liste beschränkt.
Ein weiteres Beispiel ist die Funktion Events. NatureScot nutzte bisher die Nachrichtenfunktion, um die Kollegen über Veranstaltungen zu informieren. Heute werden die Veranstaltungen übersichtlicher dargestellt und die Kollegen können sich sofort anmelden und die Veranstaltung in den Kalender eintragen.
„Wenn wir Involv mit unserem vorherigen Intranet vergleichen, fallen die vielen kleinen Verbesserungen besonders auf. Diese Verbesserungen machen die Dinge schneller, einfacher und effektiver. Außerdem tragen sie zu einem reibungslosen Ablauf bei und machen die Dinge übersichtlicher.“
Martin Stubbs-Partridge,
Beauftragter für interne Kommunikation, NatureScot
Attraktives Intranet unterstreicht die Botschaft der Organisation
Het Das vorherige Intranet von NatureScot war einfach und hatte viele Links, es fehlte aber an visueller Attraktivität. Mit dem neuen Involv-Intranet wollte man dies verbessern.
Mit dem benutzerfreundlichen Page Builder und den anpassbaren Vorlagen von Involv konnte das NatureScot-Team sein Ziel verwirklichen, sehr visuelle, auf die Natur fokussierte Inhalte auf der gesamten Website zu erstellen.
Die Abkehr von den eher unternehmensbezogenen Grafiken des alten Intranets stärkte die Organisationskultur und förderte den Sinn für das Wesentliche, was zu positivem Feedback seitens der Mitarbeiter führte.
Wie lautet also das endgültige Urteil?
Martin Stubbs-Partridge, Projektleiter des Intranetprojekts bei NatureScot, sagt Folgendes über die Zusammenarbeit mit Involv:
„Wir haben uns nach einem gründlichen Auswahlverfahren bewusst für Involv Intranet als Softwarepartner entschieden. Während des gesamten Prozesses hat uns Involv unterstützt und geholfen, unsere Vision zu verwirklichen: eine einfache, intelligente und nahtlose Benutzererfahrung in unserer digitalen Arbeitsumgebung.“
Inzwischen wurde die wunderbare Arbeit von Martin und dem restlichen NatureScot-Team mit einer schönen Auszeichnung belohnt.
Seit mehr als 15 Jahren begleiten wir unsere Kunden bei der erfolgreichen Einführung ihrer Intranets. Sie können also sicher sein, dass Sie bei uns in guten Händen sind. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine Demo und erfahren Sie alles über unsere preisgekrönte SharePoint-Intranet-Lösung!