Fall: Vasco Group | Klimatechnologien

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Klimatechnologien

Hans Steenbreker – IT-Leiter, Vasco Group

Die Herausforderung war, einen Anreiz für das Engagement der Mitarbeiter zu bieten. Das musste Involv – Office 365 lösen können. „Wenn Sie Mitarbeiter besser an Ihr Unternehmen binden wollen, müssen Sie deren Bedürfnis anerkennen, einander kennenzulernen“, sagt Hans Steenbreker. Ein gutes Intranet kann ein großer Schritt nach vorne sein. „Eine Option ist die Einrichtung eines Fotobuchs, in dem Sie unter anderem Geburtstage bekanntgeben. Der Reiter kann Mitarbeiter und Projekte hervorheben. Für uns ist es schön, diese Dinge zu haben.“

NICHT GANZ VON VORNE

„Wir waren hier in der Vasco Group bereits mit Office 365 und SharePoint als einem Bestandteil davon vertraut. Deshalb haben wir SharePoint als Startpunkt für unser Intranet angesehen. Als ich Involv entdeckt habe, wurde mir klar, dass wir uns nicht so sehr von vielen anderen Organisationen unterscheiden. Cognit konnte uns dabei mit einem serienmäßigen Intranet helfen, das Komponenten beinhaltet, die sich an neun von zehn Unternehmen richten. Der entscheidende Faktor war, dass die anderen Anbieter keine betriebsbereiten Lösungen anboten und alles von Grund auf erstellen mussten.“

Um bei der Vasco Group das Involv – Office 365 Intranet zu planen, richtete Hans Steenbreker eine bewusste Bitte an die Endbenutzer. „Ich habe Projekte immer angeschoben, aber jetzt wende ich einen Pull-Mechanismus an. Man kann entweder einen Stapel Holz an den Strand werfen und sagen: ‚Ihr baut ein Schiff!‘ Oder man bringt Menschen dazu, sich nach dem Meer zu sehnen und sie werden das Schiff von selbst bauen. Ich bevorzuge letztere Methode. Ich habe die Endbenutzer bewusst an einen Tisch gesetzt, um mittels Brainstorming Ideen zu finden. So sind wir zu dieser Lösung gekommen. Ich habe mich zu diesem Zeitpunkt nicht um den Status der Personen gekümmert. Jeder Benutzer ist gleich viel wert.“

KEY-USER

Zur Einführung des Involv – Office 365 Intranet im Unternehmen bindet die Vasco Group auch die Mitarbeiter selbst ein. „Wir mussten den Inhalt selbst anlegen. Das erfolgte auf den Abteilungsebenen. Die Key-User haben dort den Inhalt erstellt. Wir konnten die Mitarbeiterschulungen auf drei Stunden reduzieren. Mehr war nicht nötig, um damit vertraut zu werden. Sobald man die Spielregeln erklärt, ist jeder an Bord.“

„Wir haben mit vier Abteilungen angefangen. Im Laufe der Zeit kamen drei weitere dazu. Damit liegen noch neun vor uns. Die Marketingabteilung hat viel dafür getan, um das Involv – Office 365 Intranet zum Laufen zu bringen. Wenn jemand Geburtstag haben, fügen wir in den Reiter einen Scherz ein. Die Benutzer finden auch Verknüpfungen zu den am meisten verwendeten Geschäftsanwendungen. So wird das Intranet als Tag-Navigation verwendet. Es ist das Tor zu allen Anwendungen. Wir operieren vorerst nur in den niederländischsprachigen Einheiten, werden aber letztendlich in allen zehn Einheiten in Europa präsent sein. Das erfordert eine englische Version, die eine zusätzliche Arbeitsbelastung mit sich bringt. Zu diesem Zeitpunkt werden wir von unseren derzeitigen 100 auf 320 Benutzer wachsen.“

SCHNELLE IMPLEMENTIERUNG

„Was ich an Involv – Office 365 Intranet am meisten mag, ist die Geschwindigkeit der Implementierung. Acht Leute haben daran gearbeitet und nach ein paar Wochen hatten wir ein gutes Intranet. Wenn man etwas Ähnliches von Grund auf macht, hat man am Ende viel längere Vorlaufzeiten. Das einzige, was ich manchmal höre, ist dass SharePoint beim Laden von Seiten nicht das Schnellste ist. Letztendlich ist das aber eine Sache der Gewohnheit.“ Darüber hinaus ist das Involv – Office 365 Intranet immer darauf optimiert, die Ladezeiten so gering wie möglich zu halten.

„Jede Abteilung kann frei entscheiden, was sie im Intranet veröffentlicht. Hier in unserer IT-Abteilung teilen wir Nachrichten über die Abteilung, die Mission, unsere Organisationsstruktur, Projekte, Dienste und Wartungszeiten, alle unsere Prozesse, Passwortänderungen und so weiter mit. Wenn man jedoch zentralisiert, was online gehen kann und was nicht, wirkt sich das unterschiedlich aus. Die Organisationsstruktur für jede Abteilung ist Standard, da es dort Kontaktdaten und die Fotos der Mitarbeiter gibt. Das alleine kann in einer Organisation viel bedeuten. Wenn man ein Gesicht mit einem Namen verknüpfen kann, steigert das die Einbindung und erleichtert die Arbeit. Ich persönlich glaube, dass uns das zur Essenz eines Intranets bringt. Die Anwendung ist flüssig und viele Leute sind damit glücklich. Das Involv – Office 365 Intranet wird hier wirklich genutzt.“