7 questions cruciales à se poser avant de mettre en place un nouvel environnement SharePoint

S’il y a une chose que j’ai apprise durant ma carrière en tant que consultant SharePoint, c’est qu’aucune mise en place SharePoint n’est la même. Il y a toujours des différences en termes de contenu, de structure, de longueur, d’urgence et même d’enthousiasme. Toutefois, pendant les nombreuses conversations que j’ai eues avec de nouveaux clients et des personnes intéressées, j’ai pu également identifier de nombreuses similarités. Aujourd’hui, ce sont elles que je garde, de façon spécifique, à l’esprit. Ce sont elles qui font augmenter les chances de réussite pour toutes les parties concernées.

Afin de souligner davantage ceci : je veux répondre à ces questions avant même de commencer une nouvelle mise en place. Il est extrêmement important pour moi d’être sur la même longueur d’ondes que le client avant de lancer la mise en place de SharePoint. Ce processus d’apprentissage a porté ses fruits de manière indéniable. Dans cet article, j’ai dégagé les 7 questions auxquelles je veux avoir répondu pendant une nouvelle mise en place SharePoint.

• Quel est le problème de l’entreprise ?
• Quel est l’objectif de l’utilisation de SharePoint ?
• Où se trouve le contenu et comment est-il structuré ?
• De combien de fichiers parle-t-on ?
• Quel contenu allons-nous migrer sur l’intranet, quel contenu laissons-nous là où il se trouve ?
• Qui aura accès à SharePoint ?
• De quelle manière SharePoint sera-t-il utilisé ?

1. Quel est le problème de l’entreprise ?

Chaque entreprise a ses raisons pour considérer un passage à SharePoint. Neuf fois sur dix, à l’origine de cette considération se trouve un problème rencontré par l’entreprise. Il peut s’agir de l’automatisation des processus, d’une centralisation du stockage des fichiers et documents, d’une fusion de plusieurs emplacements de fichiers en un seul, de la possibilité de partager des fichiers de façon externe ou encore d’une combinaison de facteurs. Il est important de comprendre le raisonnement derrière ce choix. Il faut avoir une compréhension globale du problème (ou des problèmes) de l’utilisateur et de la manière dont SharePoint peut résoudre ces problèmes. À mon avis, ceci doit être au cœur de chaque mise en place de SharePoint. Sans avoir une clarté totale à ce sujet, tout lancement de la mise en place serait inutile.

2. Quel est l’objectif de l’utilisation de SharePoint ?

Après avoir identifié le problème de l’entreprise, je passe immédiatement à mon prochain point : déterminer l’objectif ou les objectifs du site SharePoint. Quels sont les services de l’entreprise qui gagneront à utiliser SharePoint et de quelle manière ? Quel est l’objectif stratégique de chaque service ? Les réponses à ces questions devraient vous aider à déterminer la structure du site SharePoint. Par exemple, le service informatique peut ressentir le besoin d’un espace fermé, réservé au partage des connaissances en interne, mais également désirer une partie publique destinée aux annonces à l’échelle de l’entreprise entière. C’est la même chose pour le service ressources humaines – il pourrait émerger le besoin d’un portail pour les employés en plus d’un espace destiné à la communication interne du service. Et la gestion de projet dans tout ça ? Quels sont les services concernés par celle-ci ? Assurez-vous de bien comprendre l’objectif de la mise en place de SharePoint ?

3. Où se trouve le contenu et comment est-il structuré ?

Dans la plupart des cas, l’entreprise possède déjà un contenu existant. Il est important de déterminer la localisation actuelle de ce contenu. Ceci est une information essentielle qui aidera, d’une part, au développement d’un plan de migration et, d’une autre part, à déterminer la structure du site SharePoint. Une entreprise ordinaire stocke du contenu sur des ordinateurs portables, le réseau interne, des fichiers en partage, Outlook, et peut-être même dans des solutions de cloud computing comme Dropbox ou Google Drive. De plus, les emails peuvent être stockés dans Outlook ou Gmail, tout comme les tâches peuvent être conservées dans MS Project.

Ceci dit, ne vous limitez-pas à l’emplacement du contenu. Analysez bien également la structure et l’organisation du contenu. En général, le plus gros du contenu se trouve dans des dossiers internes. Repérez la structure et les noms de ces dossiers. Avec ces informations en main, vous pouvez déjà tirer des conclusions préliminaires concernant les métadonnées dont vous aurez besoin plus tard. Ces données seront très utiles lors de l’élaboration du site SharePoint. Par exemple, les dossiers pourront se baser sur les employés, les fournisseurs, les projets ou les clients.

4. De combien de fichiers parle-t-on ?

Dupliquer un partage de fichiers existant dans SharePoint n’est pas toujours une bonne idée. Je rencontre régulièrement des cas où le partage de fichiers compte 30 000 fichiers ou plus. SharePoint possède des limites en ce qui concerne le stockage de fichiers par collection de site, bibliothèque de documents listes etc. C’est pourquoi il est extrêmement important de porter une attention particulière à la comptabilisation du nombre de fichiers existants. Avoir un grand nombre de fichiers et de documents va certainement avoir une influence sur la manière dont vous allez structurer le site SharePoint. Le résultat pourra être la création de sites ou bibliothèques multiples.

5. Quel contenu allons-nous migrer, quel contenu laisser là où il se trouve ?

Donc, le plus gros du travail est fait. À présent, vous devriez avoir une idée assez claire de l’emplacement, de la quantité et des caractéristiques du contenu actuel. À ce moment-là, il est important de se demander quel est le contenu qui doit être migré dans SharePoint. Dans la plupart des cas, vous n’allez pas migrer la totalité du contenu existant. D’un autre côté, peu d’organisations ne partent complètement de rien. En général, il s’agit d’un niveau intermédiaire. Le processus de migration commence souvent bien avant la mise en place en tant que telle de SharePoint, par un nettoyage du partage de fichiers.

6. Qui aura accès à SharePoint ?

Une question vitale à élucider. Qui a accès à quoi sur le site SharePoint ? Non seulement ceci concerne l’optimisation des processus commerciaux, mais avant tout, cela concerne la question de la sécurité de SharePoint. La meilleure façon de mettre en place les paramètres de sécurité est au niveau du site lui-même. Quels sont les groupes d’utilisateurs requis et quelles autorisations reçoivent-ils ? Lecture seule, Contribution, Plein Contrôle ou une combinaison ?

Au moins aussi importante est la question de savoir qui n’a pas accès au site ou à certaines parties du site. Dans SharePoint, les paramètres de sécurité sont hérités du sommet vers la base. En sachant bien quels sont les utilisateurs ou les groupes d’utilisateurs qui ne doivent pas avoir accès à un certain contenu, il est alors possible d’identifier un besoin éventuel d’avoir des autorisations uniques par utilisateur ou par groupe.

Ensuite, bien sûr, se pose le problème du partage de contenu avec des tiers externes. Si c’est le cas (et ça l’est souvent), alors pour des raisons de sécurité je recommanderais de créer une collection de site séparée qui n’est, en aucune manière, reliée au site interne SharePoint. Pour la plupart des entreprises, le risque seul d’avoir des fuites de données internes et sensibles est déjà un cauchemar par lui-même. Assurez-vous bien de veiller aux exigences de sécurité pour le partage externe.

7. De quelle manière SharePoint sera-t-il utilisé ?

SharePoint est bien plus qu’un disque dur ou qu’un partage de fichiers sur un réseau interne. Toutefois, les possibilités pour le partage de fichiers et la sauvegarde de documents sont seulement la pointe de l’iceberg. SharePoint permet de sauvegarder et de gérer toutes sortes de contenus allant des listes et calendriers jusqu’aux tâches, contacts et objets. Y a t-il des exigences pour cela ? Si oui, ceci déterminera quelle fonctionnalité SharePoint déployer pendant la mise en place.

Personnellement, aujourd’hui, je ne lancerais une mise en place SharePoint que si j’ai une réponse claire à ces 7 questions. Puis le moment venu, je lancerais la mise en place par étapes.