La communication est l’élément vital de toute organisation. C’est elle qui permet de partager des idées, prendre des décisions et suivre les progrès. Avec la complexité croissante des lieux de travail modernes, une communication interne efficace est devenue plus critique que jamais. C’est là que la matrice de communication, un cadre qui identifie sept niveaux de communication, entre en jeu.
En comprenant la matrice de communication et en l’appliquant à la communication interne, les organisations peuvent améliorer leur efficacité, leur collaboration et leur réussite globale.
Dans cet article de blog, nous allons explorer les sept niveaux de communication, les façons d’utiliser chacun d’entre eux pour améliorer la communication interne, et suggérer comment vous pouvez utiliser votre intranet pour créer un environnement favorable qui permet une communication transparente entre les employés, les équipes et les départements.
Niveau 1 :
Communication intrapersonnelle : communication avec soi-même, pensées et dialogue avec soi-même
La communication intrapersonnelle est le niveau de communication le plus élémentaire. Il s’agit des conversations que nous avons avec nous-même. Elle implique nos pensées, nos émotions et notre conscience de soi.
La communication intrapersonnelle est essentielle à la prise de décision, à l’autoréflexion et au développement personnel. Encourager les employés à développer leurs compétences en communication intrapersonnelle améliorera donc considérablement leur prise de décision et l’établissement de relations.
Prévoyez du temps que vos collègues pourront dédier à l’autoréflexion, à se fixer des objectifs personnels et à pratiquer la pleine conscience. Proposez des ateliers et des sessions de formation axées sur l’intelligence émotionnelle afin de doter les membres de votre équipe des outils nécessaires pour mieux comprendre leurs propres émotions et celles de leurs collègues.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication intrapersonnelle ?
Bien qu’un intranet ne soit pas directement impliqué dans la communication intrapersonnelle, il peut indirectement l’améliorer. Par exemple, il peut accueillir des ressources telles que des articles, des blogs ou des supports de formation auxquels les employés peuvent accéder pour améliorer leurs connaissances, ce qui leur permet de mieux comprendre leur rôle et de mieux se parler à eux-mêmes. Les employés peuvent également créer leur propre page personnelle qui comprend des liens vers leurs tâches quotidiennes et les objectifs généraux fixés pour l’année à venir.
Niveau 2 :
Communication interpersonnelle : communication individuelle
La communication interpersonnelle est la communication directe entre deux personnes. Elle comprend des indices verbaux et non verbaux, tels que le ton, les gestes et les expressions faciales.
Une communication interpersonnelle efficace est essentielle pour établir et maintenir des relations, résoudre des conflits et collaborer avec d’autres personnes. La création d’un environnement qui favorise un dialogue ouvert et honnête est donc le fondement d’une communication interne efficace.
Proposez des formations et des ressources sur la résolution des conflits, la négociation et le retour d’information efficace afin de renforcer les relations interpersonnelles au sein de votre organisation. Encouragez les employés à pratiquer l’écoute active, les réponses empathiques et la communication assertive.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer les compétences en matière de communication interpersonnelle ?
Un intranet moderne doté d’un annuaire des personnes à jour permet aux employés de rechercher des collègues par leur nom, leur service ou leurs compétences et d’entrer en contact avec eux depuis l’annuaire. Si l’intranet est intégré à Teams, ils pourront même voir qui est disponible ou non grâce à leur statut de disponibilité dans Teams.
Niveau 3 :
Communication de groupe : communication au sein de petits groupes
La communication de groupe est la communication qui a lieu au sein de petits groupes, d’équipes, de départements ou au sein de projets. Elle implique la coordination des idées et des opinions, ainsi que la gestion de la dynamique de groupe, des rôles et des responsabilités. La communication de groupe est essentielle au travail d’équipe et à la collaboration.
Les équipes performantes reposent sur une communication et une collaboration ouvertes. Les équipes fortes ont des rôles, des responsabilités et des attentes clairement établis.
L’organisation régulière d’exercices et d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe peut consolider la dynamique de groupe et améliorer les compétences en matière de communication. Encouragez les membres de l’équipe à partager leurs idées, à poser des questions et à fournir un retour d’information constructif.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication au sein du groupe ?
Tous les intranets modernes sont dotés de fonctions telles que des forums, des chats de groupe et des outils de gestion de projet qui peuvent améliorer la communication au sein du groupe. Ces outils aident les équipes à collaborer et à communiquer en temps réel, en partageant des idées, des fichiers et des mises à jour. Les départements ou les équipes peuvent même créer leurs propres sites intranet personnalisés qui hébergent des contenus, des documents et des outils spécifiques.
Niveau 4 :
Communication organisationnelle : communication au sein de grandes organisations
La communication organisationnelle se concentre sur la communication au sein des grandes organisations, telles que les entreprises ou les institutions gouvernementales. Elle comprend des canaux formels, comme les mémos et les rapports, et des canaux informels, comme la culture du lieu de travail et les ragots de bureau. La communication organisationnelle est essentielle pour maintenir la coordination, la motivation et la productivité au sein d’une organisation.
Pour garantir la fluidité de la communication organisationnelle, il convient d’établir des canaux et des protocoles de communication clairs. Utilisez à la fois les canaux formels, tels que les bulletins d’information, les mises à jour sur l’intranet et les réunions à l’échelle de l’entreprise, et les canaux informels, tels que les réunions d’équipe et les conversations en tête-à-tête.
Créez une culture de la transparence en encourageant des lignes de communication ouvertes entre les différents niveaux de gestion et en facilitant les opportunités pour les employés de partager leurs idées et leurs commentaires.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication au sein de l’entreprise ?
Un intranet est un outil essentiel pour faciliter la communication organisationnelle. Avec une architecture de l’information adaptée, il peut être la meilleure plateforme pour partager des informations sur l’ensemble de l’entreprise, des mises à jour de politiques ou des changements de procédures. Les actualités peuvent être mises en évidence sur le carrousel de la page d’accueil ou ajoutées aux sites de départements spécifiques grâce au ciblage de l’audience. Les intranets servent également de centre d’information pour les ressources humaines, le matériel de formation et d’autres informations organisationnelles.
Niveau 5 :Communication publique : communication avec un large public
La communication publique consiste à s’adresser à un large public, par exemple en prononçant des discours, en menant des interviews ou en rédigeant des articles pour le public. Elle consiste à transmettre des informations, à persuader ou à divertir un groupe diversifié de personnes.
Partager des histoires de réussite et célébrer des réalisations sont quelques-unes des meilleures façons d’utiliser la plateforme de communication de votre entreprise pour inspirer et motiver vos employés. Partagez les actualités, les mises à jour ainsi que les histoires personnelles avec votre équipe pour créer un sentiment de fierté et d’utilité. Célébrez les réussites de l’organisation et reconnaissez les contributions individuelles pour favoriser une culture de la reconnaissance et de l’appréciation.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication publique ?
Un intranet est le canal idéal pour diffuser des messages et des nouvelles à tous les employés, servant de plateforme de communication publique au sein de l’organisation. Un intranet doit être utilisé pour les annonces, les mises à jour ou les nouvelles concernant l’ensemble de l’entreprise.
Vous pouvez avertir les employés hors site ou sans bureau qui ont accès à l’application mobile de votre intranet des nouvelles ou des incidents les plus récents à l’aide de notifications push.
La signalisation numérique, diffusée directement à partir de votre intranet, est également un excellent moyen de diffuser votre message plus largement dans l’ensemble de l’organisation, en particulier lorsque les collègues sont « hors ligne », lorsqu’ils se déplacent dans le bâtiment.
Niveau 6 :
Communication de masse : communication par les médias de masse
La communication de masse implique la diffusion d’informations à un large public par le biais de canaux tels que le courrier électronique, les bulletins d’information et l’intranet. La communication de masse vise à informer, éduquer ou divertir un large public et joue un rôle important dans la formation de l’opinion et de la culture.
Le fait de tenir les employés informés des mises à jour de l’entreprise, des actualités du secteur et des événements à venir contribue à les maintenir engagés et connectés. Il est essentiel de créer une culture qui encourage les employés à partager leurs histoires, leurs points de vue et leurs idées.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication de masse ?
Bien qu’un intranet soit généralement destiné à une seule organisation (et ne constitue donc pas un « média de masse » au sens traditionnel du terme), il peut fonctionner de la même manière au sein de cette organisation. Des informations, des mises à jour ou des contenus éducatifs peuvent être mis à la disposition de tous les utilisateurs simultanément, comme dans une communication de masse, sur la page d’accueil de l’intranet ou envoyés sous forme d’alerte sur l’application mobile.
Niveau 7 :
Communication interculturelle : communication entre différentes cultures
La communication interculturelle se concentre sur la communication entre des personnes issues de milieux culturels différents. Elle implique de comprendre et de naviguer entre diverses valeurs, croyances et coutumes afin de promouvoir une communication efficace au-delà des frontières culturelles. La communication interculturelle est essentielle pour les entreprises qui s’étendent sur plusieurs régions, pays ou continents.
L’adhésion à la diversité et à l’inclusion vient d’en haut. Il est donc important de proposer une formation à la diversité et à l’inclusion à tous les employés afin qu’ils puissent comprendre et apprécier les différentes perspectives culturelles de leurs collègues. Créez une culture d’entreprise qui valorise et célèbre la diversité en mettant en œuvre des politiques, des pratiques et des stratégies de communication inclusives.
Comment utiliser votre intranet pour améliorer la communication interculturelle ?
Les organisations multinationales peuvent utiliser un intranet comme outil d’intégration en y ajoutant une fonction multilingue, afin que les employés puissent choisir et définir la langue dans laquelle ils souhaitent lire les actualités, les événements, les offres d’emploi et les FAQ. Les intranets peuvent de plus accueillir un calendrier d’événements qui met en évidence les formations et les ateliers de votre entreprise sur la collaboration interculturelle.
Pour obtenir d’autres conseils sur comment utiliser votre intranet pour améliorer vos compétences en matière de communication interne, regardez notre webinaire à la demande : The 7 Levels of communication that create the communication matrix.Vous pouvez également réserver une démo avec l’un de nos sympathiques experts dès aujourd’hui.