Intranet SharePoint et adoption par l’utilisateur : conseils pour une mise en place réussie

De nos jours, toutes les grandes organisations possèdent un intranet, jusque là rien de neuf. Un intranet peut avoir plusieurs rôles, allant du partage du savoir et de la diffusion des informations jusqu’à la collaboration générale entre les équipes et la communication au sein de l’entreprise toute entière. Mais comment faire pour que les employés utilisent réellement le système ? Quand il s’agit d’intranet, beaucoup d’entreprises rencontrent des difficultés en matière d’adoption par les utilisateurs, surtout lorsqu’elles remplacent un système intranet obsolète par un intranet moderne basé sur SharePoint.

Lorsque je demande, de manière aléatoire, à des employés au sein d’entreprises ordinaires à quelle fréquence ils utilisent leur intranet, la réponse est trop souvent : « jamais » ou « rarement ». J’ai identifié des raisons communes pour cela.

D’habitude, les gens me disent qu’ils ne savent pas comment utiliser l’intranet ou, lorsqu’ils sont passés récemment à un nouvel intranet, ils préfèrent l’ancien. Le nouveau design ou la navigation leur semblent déroutants et ces personnes ont trop à faire pour l’essayer et apprendre à travailler avec. Elles considèrent que l’intranet concerne seulement la direction ou le service informatique.

Ces raisons sont des indicateurs que quelque part en chemin, l’adoption par l’utilisateur n’a pas marché. Les gens ne se sentent pas naturellement à l’aise avec le changement et sans l’implication active des utilisateurs finaux dans le nouveau système, la réaction naturelle envers un nouvel intranet sera de nature négative. Il est difficile de blâmer les employés.

Que rechercher dans un nouvel Intranet ?

La première étape pour une adoption par l’utilisateur réussie est de proposer à cet utilisateur un intranet efficace et moderne. Permettez-moi de vous présenter SharePoint et ses possibilités pour l’intranet. Vous avez peut-être entendu parler de SharePoint en tant que système servant au stockage de documents et à l’archivage de fichiers. C’est en partie vrai et c’était le cas au début. Même si la fonctionnalité intranet fut ajoutée dans une version assez préliminaire du logiciel, SharePoint n’est pas devenu la solution intranet incontournable du jour au lendemain.

Les choses ont changé pour le mieux. Aujourd’hui, SharePoint est bien plus qu’un système de gestion de documents ou une simple solution intranet. SharePoint peut être utilisé pour une variété de tâches collaboratives et même pour des processus commerciaux automatisés.

La gestion du contenu est toujours au cœur de la fonctionnalité SharePoint, mais ceci va bien au-delà des simples documents. Vous pouvez sauvegarder des tâches, des listes, des calendriers, des emails et il s’intègre avec la messagerie instantanée Microsoft Lync. De plus, SharePoint s’intègre parfaitement avec les autres produits Microsoft comme Microsoft Office et Microsoft Outlook. La dernière interface utilisateur est également applaudie pour sa convivialité.

Pourtant, même avec une telle quantité d’excellentes fonctionnalités, il vous faudra néanmoins mettre en place une stratégie lors du déploiement du nouvel intranet. Cela ne se fait simplement pas tout seul.

Stratégie pour l’adoption par l’utilisateur de l’Intranet SharePoint

La première chose sur laquelle je veux insister est que l’adoption par l’utilisateur n’est pas quelque chose que l’on « fait » et qui arrive naturellement. C’est plutôt le contraire ; l’adoption par l’utilisateur est un processus constant qui débute le premier jour du développement de l’intranet. Il s’étend même bien au-delà de la mise en place finale au sein de l’organisation.

L’objectif premier et principal est d’impliquer les utilisateurs dès le début. Identifiez vos utilisateurs-clés dès le début ; ce seront les employés qui manifestent un intérêt au-dessus de la moyenne pour le projet intranet et qui se portent volontaires pour y participer. Ils contribueront à diffuser de l’enthousiasme pour le projet au sein de leur service et, après un certain temps, au sein de l’organisation toute entière.

Organisez des séances régulières de réflexion avec les utilisateurs-clés et d’autres futurs utilisateurs de l’intranet. Cherchez à connaître quels sont leurs besoins et déterminez un ensemble d’exigences pour l’intranet répondant à ces besoins. Prêtez une attention toute particulière à l’expérience utilisateur et à la prise en main du système ; pour les utilisateurs, ceci est l’un des aspects les plus importants du nouveau système qu’ils vont être amenés à utiliser.

Premières étapes de la mise en place : tenir les utilisateurs à jour

La meilleure façon de maintenir les utilisateurs impliqués est de lancer la solution SharePoint par étapes. Lancez assez tôt une version standard du nouvel intranet possédant des fonctionnalités opérationnelles basiques. Communiquez activement avec les utilisateurs et encouragez-les à passer du temps sur le nouveau système. Donnez-leur largement l’opportunité de vous fournir un retour, ceci montre que vous êtes à leur écoute.

Une autre façon d’atteindre cet objectif est d’organiser des ateliers à chaque fois qu’une nouvelle version est lancée. Ceci donne aux employés une chance d’interagir avec le système de façon maîtrisée, mettant de côté leur crainte de ne pas comprendre ce système. Au lieu de cela, ils pourront apprendre activement à travailler avec celui-ci et auront même l’occasion de donner leur avis sur le produit.

Étapes intermédiaires de la mise en place : organiser des séances de formation approfondies avec les utilisateurs-clés

À chaque nouveau lancement, les utilisateurs-clés devraient se voir proposer une formation approfondie sur les nouvelles fonctionnalités et les implications de l‘utilisation du système au quotidien. Ils peuvent alors ensuite transmettre ces connaissances au reste des utilisateurs et devenir eux-mêmes formateurs. Ceci permet d’impliquer un grand groupe d’employés au sein de l’organisation et d’accroître, de façon significative, l’enthousiasme et l’adoption par l’utilisateur.

Assurez-vous que chaque nouveau lancement comprenne des solutions ayant pris en compte une partie du retour issu des séances précédentes. De plus, dans le cas où une nouvelle fonctionnalité ayant été demandée ne serait pas développée, expliquez les raisons de ce choix et apportez une solution alternative au problème. Ceci est en général bien compris et permet d’autant plus d’impliquer les personnes dans le projet.

Dernières étapes de la mise en place et après la mise en place : continuez d’œuvrer pour l’adoption par l’utilisateur

L’une des étapes les plus importantes de l’adoption par l’utilisateur se déroule après le lancement de la version finale de l’Intranet SharePoint. C’est à ce moment-là que le système se doit de rester attractif et à jour. Si les utilisateurs ne voient pas de mises à jour régulières sur la page d’accueil de l’intranet, ils s’en désintéresseront vite. Il est également possible, par exemple, d’organiser des séances de réflexion en vue de dégager de nouvelles idées de contenus ou une nouvelle fonctionnalité.

C’est aussi là qu’entrent en jeu à la fois le côté interactif et le côté fonctionnel de l’intranet. Encouragez les employés à créer un profil utilisateur intranet afin de communiquer entre eux via l’intranet. Avant tout, pourtant, les utilisateurs ont besoin de sentir que l’intranet les aide à accomplir leurs tâches professionnelles et à atteindre leurs objectifs de manière efficace.

Si vous suivez les conseils ci-dessus en vue de l’adoption de SharePoint par l’utilisateur et que votre Intranet SharePoint est à jour, attractif, interactif et fonctionnel à la fois, vous avez déjà presque gagné la bataille.