Introduction à l’Intranet Social : Qu’en attendre, comment l’utiliser et comment le mettre en place

Lorsque je lance l’idée d’un intranet social auprès des entreprises, je rencontre souvent une certaine résistance. Ou plutôt, une certaine confusion.

« Je ne vois pas quels pourraient être les avantages d’un intranet social pour mon organisation. Je préfère que les employés se concentrent sur leur travail plutôt qu’ils soient distraits par des messages et des notifications. »

Ou:

« Intranet social ? J’aime bien l’idée de collaboration, mais les gens n’utilisent-ils pas déjà Facebook et Instagram pour leurs activités sociales ? »

Je comprends bien ces réactions. Beaucoup d’entreprises sont toujours habituées à l’idée « vieille école » de ce que devrait être un système intranet. Ils l’utilisent principalement comme outil de communication à sens unique pour publier des informations et des nouvelles internes à l’entreprise. Les employés ont souvent la possibilité de proposer des idées, mais ils n’ont pas la possibilité de publier eux-mêmes ces idées.

Et en même temps, les organisations tentent aussi, sans cesse, d’améliorer la productivité, la transparence, les outils de communication, l’efficacité, le partage des connaissances, la gestion de projet et la collaboration.

Et si je vous disais qu’un intranet social peut aider à améliorer tous les facteurs mentionnés ci-dessus, et encore plus ?

Plutôt que de le voir comme un endroit où les employés vont pour partager des contenus ‘sociaux ‘ ou échanger des messages, voyez-le comme une plateforme virtuelle de collaboration. En ayant la possibilité de joindre, de manière instantanée, un collègue en particulier se trouvant à un autre endroit dans l’entreprise, et de partager les fichiers appropriés au même moment, un employé deviendra plus productif.

Si vous avez des attentes justes de ce qu’un intranet social est ou n’est pas, vous pourrez l’utiliser tout à votre avantage.

Qu’attendre d’un intranet social ?

Plutôt qu’un outil de communication traditionnel à sens unique, un intranet social se veut un outil de communication à deux sens. Vous pouvez toujours utiliser l’intranet pour publier les annonces de l’entreprise et les nouvelles, mais les utilisateurs auront également la possibilité d’y faire des commentaires et d’y donner leur avis.  Ceci améliore non seulement l’engagement des utilisateurs, mais encourage aussi ceux-ci à contribuer à l’entreprise.

À part la communication entre l’entreprise et les employés, ceux-ci peuvent également communiquer entre eux directement. Ceci ouvre ainsi des possibilités pour la gestion de projet, le partage des connaissances et la collaboration en général. Les utilisateurs peuvent même publier et partager leur propre contenu sur la plateforme.

Et le meilleur est que les utilisateurs seront déjà familiarisés avec le concept général de l’intranet social sans même le réaliser. De nombreuses fonctionnalités de l’intranet social sont similaires à ce que les gens font déjà sur internet. Il possède des boutons ‘J’aime’, des fonctions commentaires et des options de partage, mais dans un cadre professionnel qui permet d’améliorer la productivité au lieu d’un cadre social élaboré pour le loisir. La plateforme est très intuitive, ce qui aide à accroître l’engagement et l’adoption par l’utilisateur.

Que votre organisation opère dans le domaine des services, de l’industrie, du caritatif, de l’administration publique, de la production, de la science, de la recherche ou encore dans d’autres domaines ; un intranet social tend vers l’augmentation de la productivité et des possibilités de collaboration. L’intégration d’options sociales à la fonctionnalité d’un système intranet traditionnel est une combinaison idéale.

Comment tirer profit d’un intranet social?

Vu sous un angle stratégique, un intranet social peut apporter beaucoup de valeur à une organisation. Voici les caractéristiques principales d’un intranet social et comment en tirer profit.

Il facilite la collaboration et la gestion de projet

Un intranet social offre de nombreuses fonctionnalités destinées à booster la collaboration et la gestion de projet. En un clic, les membres d’une équipe de projet ont la possibilité de se poser mutuellement et rapidement des questions et de recevoir les réponses tout aussi rapidement. Ils ont même la possibilité de rendre une question publique afin que des employés externes à l’équipe de projet puissent aussi y avoir accès et donner leur avis.

Les projets auront toujours besoin d’une structure traditionnelle afin que toutes les exigences soient remplies, mais les fonctions de collaboration d’un intranet social emmènent le processus vers un niveau supérieur et le rend plus efficace. De multiples points peuvent être discutés à tout moment et les connaissances relatives à des sujets variés peuvent être mises en commun, de manière simultanée, permettant au projet d’atteindre ses objectifs d’une façon plus rationalisée.

Il stimule le partage des connaissances

Lors d’une collaboration traditionnelle, une quantité significative de connaissances peut se perdre ou demeurer seulement dans les esprits ou les comptes emails de certains individus. Avec un intranet social, partager des connaissances avec un grand nombre de personnes devient bien plus facile. Tous ceux, qui au sein de l’organisation s’intéressent au sujet, auront la possibilité d’apprendre des choses à partir d’un savoir déjà existant. Il suffit d’une recherche rapide pour savoir si une information est disponible sur l’intranet social. De cette façon, les connaissances peuvent être réutilisées et même mises à jour de façon régulière.

De la même manière, lorsqu’elles posent une question, les personnes pourront avoir accès à une base de connaissances plus large. Au lieu de poser une question à un individu face à face ou au téléphone, on peut la poser sur l’intranet social. Il est possible de sélectionner certaines personnes qui recevront une notification au sujet de la question, mais tous ceux qui lisent la question peuvent également contribuer. Ceci peut amener des réponses venant d’un angle inattendu ou mener à la découverte d’un point associé qui n’aurait autrement été abordé que bien plus tard ou pas du tout.

Non seulement ceci augmente l’efficacité et la productivité des employés et des équipes de projet mais également la transparence de l’organisation dans son entité.

Il fait gagner du temps

Un intranet social a le potentiel de faire gagner beaucoup de temps. Les employés reçoivent les réponses à leurs questions plus rapidement, leur permettant ainsi de retourner plus vite à leur travail. Alors qu’autrement, ils auraient dû attendre la prochaine réunion de projet ou une rencontre avec leur chef de projet. À long terme, il peut aider à un déroulement plus efficace et plus fluide des projets et enfin, à une remise des résultats plus rapide.

Un autre gain de temps réside dans la manière dont un bureau d’assistance technique ou un service informatique interne communique avec l’organisation. Le scénario suivant pourra vous semble familier : un problème surgit et tout le monde se met à appeler le service informatique en même temps. Il en résulte que le service informatique passe son temps à répondre aux appels au lieu de résoudre le problème. Avec un intranet social, il est possible d’envoyer rapidement une notification pour informer l’ensemble des employés que le service informatique est au courant du problème et essaie de le résoudre.

Il réduit les coûts

Un intranet social fournit un environnement virtuel de collaboration qui permet aux employés d’éviter de se déplacer pour rencontrer leurs interlocuteurs en personne. Il réunit téléphone, email, messagerie instantanée et même appels vidéo sur une seule plateforme. Dans de nombreux cas, la réduction des frais de déplacement seule constitue une raison suffisante pour considérer un tel investissement.

En outre, tout le savoir propre à l’entreprise peut être facilement stocké et ré-exploité à l’intérieur de la plateforme. Cela engendre donc des économies sur les dépenses de matériel de classement physique des fichiers. Il facilite et accélère également le processus d’audit informatique par des personnes extérieures, réduisant ainsi les coûts engendrés.

Il permet d’optimiser la sécurité des données sensibles>

En donnant aux employés l’opportunité de partager leurs données professionnelles entre eux par le biais d’un intranet social, on réduit le risque que ces personnes aient recours à des solutions individuelles ou impliquant un tiers afin d’atteindre ces mêmes objectifs. Trop souvent, j’ai vu des organisations où les employés avaient leur manière propre de collaborer, en utilisant des clés USB ou des solutions de cloud computing comme Dropbox.

Parce que le service informatique ne peut pas contrôler ces solutions et applications, et dans de nombreux cas, n’est même pas au courant de leur existence, il y a un risque élevé que des données sensibles atterrissent entre de mauvaises mains. Si l’entreprise propose un intranet social intuitif, convivial et qui répond aux besoins des employés, ceux-ci seront moins enclins à partir à la recherche de leurs propres ‘combines’ de travail.

Comment mettre en place un intranet social ?

Mettre en place un intranet social ne s’accompagne pas seulement d’une gestion des attentes, mais requiert aussi une stratégie de mise en place. Cette stratégie sera différente pour chaque organisation, en fonction de ses circonstances spécifiques, de son infrastructure informatique et de ses besoins individuels. Toutefois, quelques points généraux sont à considérer avant d’entamer toute mise en place.

D’abord, votre personnel informatique est-il capable de mettre en place, d’assurer la maintenance et la gestion de l’intranet social ? Ou avez-vous besoin de faire appel à des consultants et spécialistes tiers ? Dans la plupart des cas, il s’agira d’une combinaison des deux, surtout dans les grandes entreprises où vous avez un grand nombre d’utilisateurs. Vous aurez besoin au moins d’une connaissance basique du cloud computing et de la manière de travailler avec.

De plus, l’intranet social devra être en adéquation avec la politique de Gouvernance de l’Information déjà en place. Il faut que soit clairement décidé le type d’informations diffusé sur l’intranet ainsi que les enjeux relatifs à la Gouvernance de l’Information devant être surmontés. En outre, comme les employés seront désormais en mesure de pouvoir contribuer et publier du contenu, il faut des recommandations sur l’utilisation de l’intranet social et sur le type de contenu étant autorisé ou banni.

Plusieurs options sont présentes sur le marché en matière d’intranet social, allant de solutions hautement personnalisables et spécifiques à des solutions prêtes-à-l’emploi. Pour beaucoup d’organisations, un Intranet SharePoint prêt-à-l’emploi offrira déjà une solution répondant aux besoins de base. En outre, son déploiement est facile, rapide et il met fortement l’accent sur la convivialité pour l’utilisateur.

À part définir vos besoins et vos objectifs à atteindre avec un intranet social ainsi que surmonter d’éventuels obstacles techniques, l’un des facteurs les plus importants dans toute mise en place est l’adoption par l’utilisateur. Ce processus s’étend bien au-delà de la mise en place en tant que telle. L’objectif est, bien sûr, que les utilisateurs commencent à se servir de l’intranet social, mais surtout, qu’ils continuent à l’utiliser à long terme.

Il est naturel d’être sceptique face au changement. Un intranet social va changer certains flux et processus de travail, il est donc très important de savoir gérer ce changement et de créer un niveau élevé d’adoption par l’utilisateur.

L’un des meilleurs moyens vérifiés d’atteindre l’adoption et l’engagement de l’utilisateur est de clairement définir et communiquer ce qu’est le nouvel intranet social. Quel est le but de l’intranet pour l’entreprise et comment peut-il aider les utilisateurs à devenir plus productifs ? Comment va-t-il aider les utilisateurs à effectuer leurs tâches quotidiennes plus efficacement et qu’apporte-t-il de plus en comparaison avec « l’ancienne façon » de travailler ? Dans certains cas, il sera bénéfique de mettre fortement l’accent sur les fonctionnalités sociales et le partage de contenu. Dans d’autres cas, se concentrer sur le partage des connaissances et la collaboration peut être le mieux. Tout dépend des besoins spécifiques de votre organisation et de vos utilisateurs.

Écoutez les retours de vos utilisateurs. Offrez-leur des formations, organisez des ateliers et expliquez-leur tout ce que peut apporter un intranet social. En fin de compte, la mise en place d’un intranet social peut seulement être un succès si ses utilisateurs sont partants et se sentent impliqués dans le système. Je vous recommande la lecture de cet article pour plus de conseils sur le sujet.

Conclusion

Un intranet social a d’énormes avantages pour la plupart des organisations En améliorant la collaboration, l’efficacité, la productivité et le partage des connaissances, il réduit les coûts et les risques au sein de l’entreprise. A condition qu’une stratégie adéquate en matière d’adoption par l’utilisateur soit en place, cette plateforme virtuelle de collaboration peut augmenter la performance de votre organisation toute entière. N’hésitez pas à vous renseigner sur les possibilités pour votre organisation en particulier.

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