Comment maximiser la valeur de votre environnement SharePoint

Le temps passe vite. Cela fait déjà 16 ans que Microsoft a lancé la première version de SharePoint, en 2001. Depuis, la plateforme a subi plusieurs transformations avant de devenir le produit qu’elle est aujourd’hui. Les statistiques ne mentent pas : en 2013, Microsoft a comptabilisé un total de 125 millions d’utilisateurs de SharePoint. De plus, il est annoncé qu’Office 365, l’équivalent cloud computing de SharePoint, atteindra les 100 millions d’utilisateurs début 2017.

SharePoint a révolutionné la gestion du contenu et la gestion des documents. Lors de sa sortie, il a permis d’apporter une solution à une série de problèmes rencontrés par les entreprises – et à l’époque, il était même gratuit. Instantanément, les entreprises ont pu économiser sur les coûts de l’ECM (Enterprise Content Management) (en français : gestion de contenu d’entreprise) et augmenter largement leur efficacité. Les employés n’avaient plus besoin de connaissances approfondies en gestion de documents pour pouvoir travailler avec des systèmes complexes.

Aujourd’hui, il est difficile d’imaginer le monde du travail sans que SharePoint n’y ait une place. Paradoxalement, c’est exactement ce qui pose problème à la plupart des entreprises. Malheureusement, celles-ci semblent répéter la même erreur régulièrement : elles ne considèrent pas SharePoint comme une plateforme à l’échelle de l’entreprise pouvant leur permettre de mener leur activité.

De plus il faut dire que Microsoft met fortement l’accent sur la solution « cloud based » Office 365, qui ressemble beaucoup à SharePoint au sein des entreprises. Malheureusement, c’est la cause d’encore plus de confusion. Toutefois, aujourd’hui, les deux produits co-existent et ce n’est pas près de changer.

Quelle est la meilleure façon d’utiliser SharePoint ?

En 2016, Prof. Dr. Arno Hitzges et Prof. Dr. Thorsten Riemker-Gurki ont publié les résultats d’un sondage mené auprès de 300 PDG d’entreprises allemandes. Une conclusion notable de ce sondage est que seulement 56%, juste un peu plus de la moitié, pense que la prise en main de SharePoint est « bonne » ou « très bonne ».

De même en 2016, AIIM a mené des recherches sur l’utilisation de SharePoint. Plus de la moitié des personnes ayant répondu considéraient SharePoint comme un « défi ». Ces statistiques montrent bien qu’il reste un travail à faire. D’un autre côté, elles contredisent les statistiques mentionnées ci-dessus d’une augmentation croissante des utilisateurs de SharePoint, même en 2017.

Cela semble suggérer que, malgré les difficultés apparentes en matière de prise en main, SharePoint demeure un outil majeur dans le domaine. Microsoft tente activement de résoudre ces problèmes en améliorant de manière constante la plateforme et continue à sortir régulièrement des nouvelles versions et des mises à jour. Les utilisateurs ont aussi accès à un grand choix d’options de personnalisation et à la possibilité de se simplifier la vie avec des modules complémentaires.

À mon avis, à la racine du problème se trouve souvent une combinaison entre les attentes initiales autour de SharePoint et la stratégie de mise en place utilisée. Le premier pas vers la réussite est souvent un changement de mentalité et d’approche envers SharePoint.

Voici qu’attendre de SharePoint et comment le mettre en place :

SharePoint doit appartenir à l’entreprise et non à un service en particulier

L’une des erreurs les plus fréquentes est de considérer SharePoint seulement d’un point de vue informatique ou communicationnel. Ce n’est absolument pas le cas. SharePoint est une plateforme professionnelle destinée à l’entreprise toute entière et devrait être traitée comme telle. Il faut qu’il appartienne à l’ensemble de l’entreprise et la direction doit avoir une parfaite compréhension de la valeur que SharePoint peut apporter à son entreprise.

Si la direction inclut SharePoint dans la stratégie d’entreprise, cela augmentera grandement ses chances de succès. Celle-ci pourra libérer un budget plus important pour le déploiement, la mise en place et la formation des employés. De la même façon, cela vous donnera l’espace et le temps nécessaires pour mettre en place SharePoint correctement et de manière précise.

Remplacez les applications existantes si possible, sinon intégrez-les

Considérer SharePoint comme une application autonome est un malentendu fréquent. SharePoint est une plateforme professionnelle qui peut remplacer les applications existantes mais peut également intégrer celles-ci dans sa propre fonctionnalité.

La fonctionnalité de base de SharePoint est très performante et peut, à elle seule, remplacer de nombreuses applications existantes. L’important est de comprendre les processus commerciaux en cours et quelles sont les applications utilisées pour leur permettre de fonctionner. SharePoint pourra sans doute remplacer beaucoup de ces applications, mais certaines sont simplement irremplaçables. Dans ces cas-là, un développement personnalisé ou une technologie apportée par un tiers pourra quand même intégrer les données de cette application dans la plateforme SharePoint.

Les processus commerciaux doivent toujours être au centre de la prise de décision relative à une mise en place de SharePoint et à la connexion de SharePoint avec des applications existantes. En développant la plateforme autour des processus commerciaux, vous tirerez le meilleur parti de SharePoint. Comme mentionné ci-dessus, ceci est quelque chose que la direction doit réaliser et celle-ci doit anticiper le besoin de développement de solutions personnalisées. Des flux de travail optimisés viendront apporter des résultats et une efficacité sur le long terme.

Développez une politique relative à l’information

Ceci est également appelé un Cadre de Gouvernance de l’Information. Toute entreprise devrait avoir une politique relative à l’information et aux données, et SharePoint doit remplir les exigences de cette politique. Assurez-vous de bien documenter quelles sont les métadonnées attendues pour les dossiers, fichiers et documents. Vérifiez bien si les anciens fichiers devant migrer dans SharePoint remplissent déjà ces exigences ou non.

Avoir une politique de Gouvernance de l’Information est très utile à long terme et développer la solution SharePoint autour de cette politique aura un effet positif sur la prise en main, surtout lorsque le nombre de fichiers augmente et que la plateforme devient vraiment le cœur de l’organisation et de ses processus.

Stimulez l’adoption par l’utilisateur en formant vos employés

Je ne saurais insister plus là-dessus : lorsque des employés se plaignent de la nouvelle plateforme SharePoint, c’est habituellement parce que la formation fait défaut. Il faut proposer la bonne formation aux bons utilisateurs. Proposez des séances de formation sur des sujets comme la gestion du contenu et la gestion des dossiers. Engagez les utilisateurs dès le début en les impliquant activement dans le processus de développement de la plateforme SharePoint. Portez une attention toute particulière à la prise en main et aux exigences des utilisateurs.

Le site SharePoint peut être très attractif et convivial, mais votre but est que les utilisateurs se servent vraiment de la plateforme. Sinon, en fin de compte, la mise en place pourra être considérée comme un échec. Ceci fait de l’adoption par l’utilisateur l’une des parties les plus critiques de la mise en place de SharePoint.