10 redenen waarom werknemers het intranet links laten liggen

Er zijn verschillende redenen waarom sommige intranetten er wel en andere er niet in slagen om hun gebruikers te boeien. Kortom, de intranetten die falen hebben bepaalde dingen gemeen. Dingen die leiden tot lage gebruikersadoptie en lage betrokkenheid.

Als iemand die al meer dan 10 jaar in de sector werkt, weet ik wat een intranet succesvol maakt, maar ook wat werknemers ervan weerhoudt het te gebruiken.

Het kennen van deze fouten is de eerste stap om mislukking te voorkomen en aan de slag te gaan met het creëren van een intranet dat werknemers met plezier zullen gebruiken.

Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk de gebruikerservaring bij intranet – of welke andere software dan ook – is. Het gebruik van het intranet moet moeiteloos zijn en intuïtief aanvoelen.

Als de intranetsoftware het gebruikers te moeilijk maakt om bepaalde informatie te verkrijgen (bijvoorbeeld door een verwarrende navigatie), of als het te ingewikkeld is om bepaalde functies te gebruiken, dragen deze zaken bij aan een slechte UX.

Hou er rekening mee dat elke intranet gebruikersrol (eindgebruikers, content creators, beheerders) andere behoeften heeft. Kies intranetsoftware die aan alle gebruikersbehoeften tegemoet komt om een hoge adoptie te garanderen.

Involv maakt het gemakkelijk om nieuws, evenementen en pagina’s te delen die er fantastisch uitzien op elk toestel.

Content is een van de sleutelfactoren voor het gebruik en de betrokkenheid van een intranet. Veel intranetten worden echter behandeld als een rommellade vol verouderde en irrelevante content. Ze slagen er niet in gebruikers nuttige informatie te verstrekken, terwijl dat toch een van de belangrijkste doelstellingen van het intranet is.

Wat u nodig hebt, is een communicatieplan om de inhoud van het intranet voortdurend bij te werken en relevant te houden voor de werknemers. Intranetsoftware met een uitstekend documentbeheersysteem zal u helpen versies te beheren en duplicaten te voorkomen. En de mogelijkheid om doelgroepen aan te wijzen zorgt ervoor dat werknemers alleen content te zien krijgen die voor hen relevant is.

📑 Lees ook: 10 intranet content ideeën voor meer betrokkenheid

Net als de gebruikerservaring is het intranetontwerp – vooral de intranethomepage – van cruciaal belang voor de betrokkenheid van de gebruiker. Het is raadzaam om het intranetontwerp strak, duidelijk en overzichtelijk te houden, zodat gebruikers er hun weg in kunnen vinden en efficiënt kunnen zoeken.

Er zijn verschillende dingen die vermeden moeten worden, omdat ze een intranet er rommelig en minder esthetisch aantrekkelijk doen uitzien. Vermijd te logge teksten, onduidelijkheid (information overload), te weinig visuele elementen, slechte kleurencombinaties, moeilijk leesbare lettertypes, enz.

📑 Lees ook: Hoe ziet een goede intranet startpagina eruit?

Een veel gehoorde klacht van gebruikers met een verouderd intranet is “Ik kan niets terugvinden” of “Het geeft onvoldoende relevante resultaten”. Een slechte zoekfunctionaliteit is een van de grootste frustraties van intranetten, en een factor die bijdraagt aan het falen van intranetten.

Wat uw intranet moet hebben is een krachtige zoekfunctie, waarmee werknemers gemakkelijk alles kunnen zoeken en vinden wat ze nodig hebben, of het nu gaat om documenten, bestanden of mensen om mee samen te werken. Het moderne intranet met een slimme zoekmogelijkheid kan live resultaten en suggesties weergeven wanneer gebruikers trefwoorden intypen.

Kijk eens om u heen. Zitten al uw collega’s op kantoor, achter een computer? In werkelijkheid zit 80% van de werknemers niet achter een bureau. Zij werken in de productie, in de bezorging, op de winkelvloer of op bouwplaatsen. Als gevolg daarvan hebben velen niet gemakkelijk toegang tot het intranet.

Denk bij het maken van een intranet voor werknemers aan alle gebruikers van uw intranet. Zorg ervoor dat iedereen probleemloos toegang heeft tot het intranet. En uw non-desk collega’s moeten op hun smartphone toegang kunnen krijgen tot het bedrijfsintranet

Met Involv, hebt u een mobiele intranet app met uw eigen logo en huisstijl.

De invoering van een nieuw intranet betekent een nieuwe manier van werken. En dit vereist een gedragsverandering van de werknemers.

Om de overgang te vergemakkelijken, is het van essentieel belang het waarom aan de eindgebruikers mee te delen. Vertel hen waarom een nieuw intranet nodig is, wat de voordelen zijn voor de organisatie en hoe het intranet hen helpt om hun werk nog beter te doen. Het komt erop aan ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van het nieuwe intranet en begrijpt dat het voor hen is ontworpen.

Niet iedereen zal zich meteen op zijn gemak voelen en vertrouwen hebben in het gebruik van het intranet. Uw werknemers hebben verschillende niveaus van digitale vaardigheden. Sommigen zijn meer vertrouwd met technologie dan anderen. Daarom is, hoe eenvoudig en intuïtief uw intranet ook is, een opleiding over hoe u er het beste uit kunt halen, noodzakelijk.

Het is raadzaam opleidingen op maat aan te bieden voor verschillende gebruikersgroepen, afhankelijk van de rol van de gebruikers (eindgebruikers, content creators, intranetbeheerders) en van het soort werk en het vaardigheidsniveau.

Welke afdeling zou volgens u de verantwoordelijkheid moeten nemen voor het intranet van de onderneming? IT, communicatie, HR, marketing of alle bovenstaande? Het is van essentieel belang te bepalen wie of welk(e) team(s) eigenaar is/zijn van het intranet.

Zoals elke software kan ook uw intranet problemen vertonen of voor een beter gebruik moeten worden verbeterd of uitgebreid. Duidelijk eigenaarschap zal zorgen voor een doeltreffend en duurzaam intranet. De prestaties van een intranet zullen eronder lijden als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de verbetering ervan.

Het gebruik van een mix van verschillende kanalen is een gangbare praktijk om het bereik van uw boodschap te maximaliseren. Als deze kanalen echter niet doeltreffend worden beheerd en gebruikt, kan dit leiden tot overbelasting en verwarring. Het is van essentieel belang dat de enige bron van waarheid voor alle informatie wordt vastgesteld.

Voor veel organisaties is het intranet de spil voor al het bedrijfsnieuws, alle bronnen en alle mensen. Zorg ervoor dat u deze informatie aan uw werknemers communiceert en dat u een plan hebt om uw werknemers het platform te laten gebruiken.

📑 Lees ook: 10 tips om de adoptie van een intranet te versterken

Betrokkenheid begint aan de top. Opdat uw hele organisatie het intranet zou invoeren, moet er een duidelijk organisatorisch engagement zijn van bovenaf.

Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het uitdragen van de waarden van het intranet en het motiveren van de werknemers om het te gebruiken. Zij zijn de meest invloedrijke mensen in de organisatie.

Betrek uw leidinggevenden erbij, maak ze deel van uw intranet. Maak van het intranet een platform voor leidinggevenden om nieuws te delen, erkenningen te geven, kennis te delen en met werknemers in gesprek te gaan. Dit zal mensen redenen geven om terug te blijven komen naar het intranet.

Er komt heel wat bij kijken om een intranet te implementeren dat uw werknemers graag gebruiken.

Maar maak u geen zorgen. Wij zijn er om u te helpen.

Bij Cognit hebben we een kant-en-klare SharePoint-intranetoplossing ontwikkeld, Involv genaamd, die zeer eenvoudig te gebruiken en gemakkelijk te onderhouden is. Met Involv hebt u onmiddellijk toegang tot de meest gevraagde functies in een visueel aantrekkelijk en intuïtief ontwerp.

Door met ons samen te werken krijgt u toegang tot een team van ervaren intranetspecialisten en nuttige hulpmiddelen om het succes van uw intranet te garanderen.

Als u meer wilt weten over Involv of hoe wij u kunnen ondersteunen bij het implementeren van een modern intranet maak dan een afspraak met ons voor een gratis demo.

(image: Freepik)