10 tips om de adoptie van uw intranet te verhogen

Na veel tijd, budget, middelen en moeite geïnvesteerd te hebben in uw intranetproject, lanceert u dit uiteraard met hoge verwachtingen. Maar de resultaten blijken teleurstellend. Zeer weinig werknemers loggen in, slechts een handvol gebruikers maakt effectief gebruik van het intranet en sommige mensen weten zelfs niet van het bestaan ervan. Hoe kon dit gebeuren? Wat ging er fout?

Intranetprojecten mislukken geregeld door een gebrek aan adoptie. Hoe kan u voorkomen dat dit bij uw intranet gebeurt? In deze blogpost deel ik mijn top 10 tips voor het verhogen van de adoptie van uw intranet.

1. Betrek gebruikers van bij het begin

Mensen houden van verrassingen, maar niet wanneer het gaat over de bedrijfstoepassingen waar ze gebruik van maken. Indien het de eerste keer is dat uw organisatie gebruik maakt van een intranet, moet u de mensen tijd geven om te leren hoe dit te gebruiken. Zoals bij elke platformverandering or organisatiewijziging is het belangrijk om iedereen te informeren over de implementatie en hen bewust te maken van de voordelen die het intranet zal brengen.

Tijdens de planningsfase vraagt u uw mensen naar de uitdagingen, pijnpunten en problemen binnen hun job. Vraag hen hoe zij denken dat deze zaken opgelost kunnen worden. Dit zal u kostbare informatie geven om een gebruikersgericht intranet op te bouwen. Door iedereen te betrekken van bij het begin voelen ze zich gerespecteerd en gehoord. Ze zullen de waarde van het intranet beter begrijpen en zullen zeker meer geïnteresseerd zijn om het te gebruiken.

2. Start met een mooi maar vooral intuïtief design

Een geweldige gebruikerservaring moet het belangrijkste aandachtspunt zijn voor uw intranetontwerp. Alle medewerkers, ongeacht hun technische kennis, moeten zonder problemen gebruik kunnen maken van het intranet. Er zijn veel goede manieren om een intuïtief ontwerp te creëren. Als u weinig of geen ervaring hebt met UX en UI, kan u best een UX of UI designer consulteren of een kant-en-klare oplossing zoals Involv gebruiken. Het omvat de meest gevraagde intranetfunctionaliteiten en heeft de juiste look en feel om een prachtige ervaring aan te bieden aan uw gebruikers. U kan starten vanaf verschillende intranet templates, en deze volledig verder naar uw hand (laten) zetten.

3. Denk aan een mobiele intranet-app

Een intranet-app is essentieel om ook uw mobiele medewerkers vlot te kunnen bereiken. Kijk eens rond u. Zijn al uw collega’s in het  kantoor? Mobiele werknemers hebben niet altijd toegang tot een computer. Iedereen zal echter wel zijn smartphone bij de hand hebben. Een mobiele intranet-app is perfect om iedereen te bereiken. Het zorgt ervoor dat mensen op de baan het intranet steeds via hun smartphone efficiënt kunnen raadplegen.

4. Leiders hebben een voorbeeldfunctie

Drink your own champagne. Participatie van de leiders binnen uw organisatie helpt om de waarde van het intranet aan te tonen. Zorg ervoor dat uw intranet het kanaal wordt voor het managementteam om hun visie te communiceren en de bedrijfscultuur te versterken.

5. Hou het fris en boeiend

Stel u voor dat uw Facebook feed slechts één nieuwe post per dag toonde. Zou u Facebook elke 10 minuten te bekijken? Zeker niet. Hetzelfde geldt voor uw intranet. Uiteraard wilt u uw gebruikers niet om de haverklap storen, maar het is wel belangrijk om geregeld nieuwe content toe te voegen en de bestaande inhoud up-to-date te houden. Om dit te doen heeft u een intern communicatieplan nodig om een constante stroom aan boeiende en relevante inhoud te voorzien. Hier vindt u alvast 9 intranet content tips die u meteen kan toepassen.

6. Voorzie persoonlijke en relevante inhoud

Sommige nieuwsberichten moeten gelezen worden door iedereen binnen de organisatie. Anderzijds is er nieuws dat enkel relevant is voor mensen binnen een specifiek departement. Updates aangaande wetgeving kunnen belangrijk zijn voor het financieel team, maar volledig irrelevant voor het IT departement. Een intranet gevuld met irrelevante inhoud is chaotisch en afleidend. Het zal een negatieve impact hebben op de gebruikerservaring. Probeer daarom steeds de juiste informatie aan de juiste mensen te bezorgen. Met Involv kan u bijvoorbeeld het juiste doelpubliek selecteren voor de inhoud die u publiceert. Dit laat u toe om nieuws aan een specifieke doelgroep te richten.

7. Maak het intranet essentieel

We willen allemaal tijd besparen. Als u voor uw werknemers een platform creëert dat hen helpt sneller en productiever te werken zullen zij zeker geïnteresseerd zijn om dit te gebruiken. Maak van uw intranet een platform waar gebruikers alles vinden wat ze nodig hebben voor een productieve werkdag. Dat wil niet zeggen dat uw intranet de functionaliteiten van al uw andere applicaties moet overnemen, maar u kan wel zaken koppelen, integreren en automatiseren.

Met een modern intranetplatform zoals Involv zullen uw werknemers nooit de laatste nieuwsberichten en updates missen. Ze zullen steeds zeer makkelijk de juist documenten terugvinden en delen, met al hun externe software en websites verbinden en met collega’s communiceren.

8. Voorzie training en begeleiding

Hoewel ik een koffiedrinker ben, gebruik ik nooit het koffieapparaat op kantoor. Simpelweg omdat ik niet weet hoe het werkt. Een gebrek aan begeleiding hoe u iets best gebruikt is nefast voor de adoptie ervan.

Eén generieke training als onderdeel dan het intranetlanceringsproces is niet genoeg. Het is belangrijk om aangepaste training te voorzien voor verschillende werknemers, gebaseerd op hun functie en technische kennis. Tip: voorzie in het onboarding proces voor nieuwe collega’s een introductie van het intranet.

Zorg ervoor dat uw medewerkers geïnformeerd blijven rond nieuwe functionaliteiten of veranderingen. Indien nodig kan u een extra trainingssessie inlassen om aan te tonen hoe zij het meeste uit de nieuwe functionaliteiten kunnen krijgen.

9. Maak het sociaal

Liken, een reactie achterlaten, delen, taggen,… Heeft uw intranet sociale features? Indien niet zal u minder betrokkenheid zien. Uw intranet wordt interessanter wanneer mensen kunnen bijdragen door middel van de sociale functionaliteiten die ze reeds kennen. Het maakt 2-weg communicatie mogelijk en maakt meer betrokkenheid mogelijk. Een extra voordeel: deze social features laten u toe inhoud te detecteren die het beste bij uw gebruikers aansluit.

10. Maak het beter

Er kan zich altijd een probleem voordoen, met eender welke tool die u gebruikt. Dit hoeft niet per sé een technische storing te zijn, maar evengoed iets inhoudelijk zoals content die niet gevonden kan worden. Zorg ervoor dat zulke zaken snel verholpen zijn opdat de gebruikerservaring hier niet onder lijdt. Het is belangrijk om steeds feedback te vragen aan gebruikers. Dit biedt waardevolle informatie die u kan gebruiken om het platform beter en handiger te maken voor uw eindgebruikers. Binnen uw Involv intranet kan u daarom heel eenvoudig een ‘feedback’ link toevoegen onderin uw pagina’s.

Bij Involv bieden we daarnaast een software assurance pakket aan waardoor u steeds beschikt over de laatste updates met nieuwe functionaliteite en optimalisaties. Daarnaast zijn ook de laatste nieuwigheden die Microsoft introduceert meteen tot uw beschikking. Bekijk de laatste updates in onze Involv roadmap hier.

Conclusie

Een intranet hebben betekent niet per definitie dat uw werknemers dit ook effectief zullen gebruiken. Zelfs al heeft uw intranet vele geweldige features die hen zullen helpen om efficiënter te werken, moet u beseffen dat uw werknemers al een bepaalde manier van werken hebben. Ze volgen deze werkwijze al lang en het is een gewoonte geworden. De uitdaging bestaat erin om nieuwe gewoontes aan te leren, wat geen makkelijke opdracht is aangezien de mens een gewoontedier is.

Hiervan bewust zijn zal u helpen deze uitdaging te overwinnen. Verwacht niet zonder meer dat uw gebruikers een nieuwe, onbekende manier van werken aanleren. Bouw een intranet dat een meer efficiënte manier van werken biedt aan de gebruikers. Door de 10 tips hierboven toe te passen kan u alvast de adoptie van uw intranet verhogen.

(Foto door Corinne Kutz via Unsplash)