12 bewezen voordelen van een intranet

Wist u dat intranetten al bestaan sinds de jaren negentig? Tja… ze zijn behoorlijk oud, of niet!

Dat betekent echter niet dat ze uit de mode zijn en niet meer relevant voor uw bedrijf.

Integendeel, in de afgelopen twee decennia heeft intranetsoftware zich door de snelle groei van de technologie enorm ontwikkeld om aan veel van de hedendaagse zakelijke uitdagingen tegemoet te komen. Moderne intranetten ogen mooi, ze zijn snel en gebruiksvriendelijk, ze integreren naadloos met de nieuwste technologieën en het duurt slechts dagen, niet maanden, om ze te implementeren. Oh, en had ik al gezegd dat ze u niet langer een rib uit uw lijf kosten?

In deze blogpost deel ik 12 redenen met u waarom het intranet een cruciaal onderdeel is van elk succesvol bedrijf. Maar laten we eerst zorgen dat we op één lijn zitten

Een intranet kan eenvoudig worden omschreven als een interne privéwebsite die door een organisatie wordt gebruikt. Elk bedrijfsintranet heeft zijn eigen doelstellingen, maar de meeste organisaties gebruiken het intranet om op een doeltreffende manier informatie te verspreiden onder hun werknemers en om hen eenvoudigweg toegang te verschaffen tot alle documenten en bestanden die ze nodig hebben om hun werk te doen

Wij hebben honderden intranetten geïmplementeerd bij zowel kleine als grote bedrijven in verschillende sectoren. Het doel was niet de implementatie zelf, maar deze bedrijven en organisaties te helpen hun doelstellingen te bereiken.

Het intranet kent vele gebruiksmogelijkheden, waarvan ik hier 12 van de meest populaire en bewezen manieren heb opgesomd waarop het organisaties en werknemers ten goede komt. Ontdek op welke gebieden u verbeteringen zou willen aanbrengen en hoe het intranet u daarbij kan helpen

Via een bedrijfsintranet kunnen organisaties al hun werknemers op een eenvoudige, snelle en doeltreffende manier bereiken en informeren. Het delen van bedrijfsnieuws, aankondigingen of het communiceren van een verandering binnen de organisatie is nu een koud kunstje. De meertalige functionaliteit maakt het mogelijk om werknemers te bereiken in de taal van hun voorkeur.

Met de audience targeting-mogelijkheid helpt het intranet u om de juiste content aan de juiste werknemers te sturen. Dit zorgt ervoor dat werknemers betrokken blijven en nooit belangrijke informatie missen.

Het intranet biedt werknemers een centrale plek waar ze alle informatie kunnen bijhouden die ze nodig hebben. Op deze manier kan een bedrijfsintranet werknemers bevrijden van de afhankelijkheid van e-mail, waardoor e-mailoverbelasting wordt verminderd.

Veel organisaties worstelen met het bevorderen van de samenwerking op de werkplek, vooral bij verspreide teams en externe of hybride werkplekken. Door het ontbreken van de juiste samenwerkingstools vinden werknemers het moeilijk om te communiceren en samen te werken.

Het intranet zorgt voor een vlotte communicatiestroom. Het stelt werknemers ook in staat om elke collega te vinden en contact met hen op te nemen, ongeacht waar ze werken.

Het voordeel van een intranet zoals Involv dat gebouwd is op SharePoint, is dat u de voordelen krijgt van een documentbeheersysteem van wereldklasse om de samenwerking te vergemakkelijken.

Uw intranet wordt de online ruimte die door het hele bedrijf wordt gedeeld. Het is de plek waar iedereen naartoe gaat, niet alleen om informatie te krijgen maar ook om in contact te komen met de werkplek. Via het intranet kunnen leidinggevenden of managers bedrijfswaarden en -doelstellingen delen en in contact blijven met werknemers.

Via de people directory van het intranet kunnen werknemers snel een collega vinden en contact opnemen. Dit is vooral belangrijk als uw personeel verspreid is over meerdere locaties.

In het bedrijfsintranet kunnen werknemers aankomende verjaardagen en nieuwe aanwervingen volgen en de gebruikersprofielen helpen hen om hun collega’s op zakelijk en persoonlijk vlak beter te leren kennen.

Naar mijn mening zijn de drie grootste vijanden van productiviteit onnodige vergaderingen, overmatige e-mails en tijd die verspild wordt aan het zoeken naar informatie. Deze problemen kunnen eenvoudig worden opgelost met een intranet.

Door bedrijfsnieuws te delen via het werknemersintranet, kunnen mensen afstappen van het checken van e-mail, de belangrijkste bron van afleiding. Door op een doeltreffender manier informatie te verspreiden en feedback van werknemers te verzamelen, kunt u ook inefficiënte en onnodige vergaderingen vermijden.

Dankzij de krachtige zoekfunctie van het intranet zijn werknemers in staat om de juiste informatie of documenten en bestanden te vinden wanneer ze die nodig hebben

Met name bij Involv heeft iedere werknemer zijn of haar “Mijn Pagina” met daarin een schat aan gepersonaliseerde informatie. Het bevat een nieuwsoverzicht, links naar recente documenten, samenwerkingssites en productiviteitstoepassingen, een takenoverzicht en nog veel meer. Door alles op een enkele plek te hebben, hoeven werknemers geen tijd meer te besteden aan het zoeken naar informatie.

Voor IT-managers is een van de grote voordelen van een bedrijfsintranet de mogelijkheid om alle gegevens op één centrale plek op te slaan en toegankelijk te maken. Het intranet kan fungeren als een content managementsysteem dat alle content en documenten van uw organisatie samenbrengt. Het stelt werknemers in staat om informatie en bestanden eenvoudig, snel en veilig te vinden en te openen, waardoor schaduw-IT wordt teruggedrongen.

Bespaar meer tijd door bepaalde bedrijfsprocessen en -procedures te automatiseren, zodat u afstapt van al het saaie papierwerk en de vervelende taken.

Met een intranet dat formulieren en workflows ondersteunt, kunt u processen automatiseren, zoals de goedkeuring van documenten, IT-support ticketing, verlofaanvragen, onkostennota’s, onboarding, ideeënvorming, en nog veel meer.

Formulieren maken het ook eenvoudiger en sneller om feedback te verzamelen, of om quizzen te maken. Verzamel de antwoorden automatisch en evalueer ze met ingebouwde analyses.

Het bedrijfsintranet helpt bij het creëren van een aantrekkelijke onboarding-ervaring voor nieuwkomers. Uw intranet wordt de hub voor alle bedrijfsinformatie en geeft inzicht in de cultuur en de mensen binnen het bedrijf.

Nieuwe werknemers kunnen gemakkelijk meer te weten komen over het bedrijf en hun collega’s via de nieuwsrubriek, blogs, people directory, organigram en uitgebreide werknemersprofielen.

Het mooie van het intranet is dat het tweerichtingscommunicatie bevordert. Het is een doeltreffend instrument gebleken voor top-downcommunicatie, maar het maakt ook bottom-up dialogen mogelijk.

Bij het lezen van bedrijfsnieuws op het intranet kunnen werknemers hun mening of gevoelens delen door middel van ‘likes’, opmerkingen of door @collega’s te vermelden. Het stelt mensen in staat om feedback of gedachten te plaatsen. Dit is van cruciaal belang als u een cultuur van eerlijke en open communicatie op de werkplek wilt creëren.

Zoals hierboven vermeld, kan het intranet de interne communicatie verbeteren, de samenwerking vergroten en mensen samenbrengen. Al deze zaken zijn uitstekende fundamenten voor het opbouwen van een positieve bedrijfscultuur.

Uw intranet wordt de centrale hub van al het bedrijfsnieuws en -activiteiten. Hier worden successen van het bedrijf gedeeld, werknemers erkend en gewaardeerd, evenementen gepland, enz. Het fungeert ook als een virtuele waterkoeler waar gesprekken of informele babbels tussen werknemers plaatsvinden, waardoor werknemers meer verbonden raken.

Om organisaties te helpen een mensgerichte cultuur te creëren, bieden moderne intranetten zoals Involv functies zoals een people directory, aankomende verjaardagen, nieuwe aanwervingen, uitgebreide werknemersprofielen, sociale integraties en selfservice toepassingen.

Volgens een studie zegt 84% van de non-deskwerknemers dat ze te weinig rechtstreekse communicatie hebben met het topmanagement (Ragan). Het is duidelijk dat een van de grootste uitdagingen van interne communicatie is om deze non-deskwerknemers te bereiken en te betrekken bij de communicatie.

Een mobiele intranetapplicatie kan organisaties helpen deze kloof te overbruggen. Hiermee kunt u bedrijfsnieuws rechtstreeks naar de smartphone van uw werknemers sturen. Pushberichten zorgen ervoor dat iedereen belangrijke berichten leest en de functie “wie is wie” is een handige manier om in contact te blijven met collega’s.

Intranet analytics geven een direct overzicht van uw intranet prestaties. U krijgt alle belangrijke statistieken, met inbegrip van het gebruik en het gedrag van werknemers, de best presterende inhoud of sites, de beste makers en bijdragers en nog veel meer.

Dit is cruciale informatie om de doeltreffendheid van uw interne communicatie te meten.

Met alle bovengenoemde voordelen lijkt een intranet een essentieel instrument te zijn om de betrokkenheid van werknemers op de werkplek te verbeteren.

Het biedt werknemers een centrale plek voor informatie en bronnen, voor samenwerking in teams en voor het contact met collega’s en het bedrijf. Het intranet stelt mensen in staat om het beste van zichzelf te geven in hun job. Dit zijn uiterst belangrijke componenten voor de betrokkenheid van werknemers.

Een intranet bouwen met SharePoint or Office 365 kan snel en zonder stress.

Bij Cognit hebben we een kant-en-klare SharePoint intranetoplossing ontwikkeld, genaamd Involv, die binnen enkele dagen operationeel kan zijn. Het is zeer gebruiksvriendelijk, gemakkelijk te onderhouden en heeft alle meest gevraagde intranetfuncties.

Door met ons samen te werken, beschikt u over een team van ervaren intranetspecialisten en nuttige hulpmiddelen om het succes van uw intranet te garanderen.

Wilt u meer weten over Involv of hoe wij u kunnen ondersteunen bij de implementatie van een SharePoint intranet? Maak dan een afspraak met ons voor een gratis demo.