4 Intranet homepage ontwerp ideeën voor een geweldige gebruikerservaring

Een goed ontworpen homepage is als een toegangspoort voor uw intranet. Ze zal uw medewerkers helpen vlot door het intranet te navigeren. Want anders dan bij een publieke website, waar bezoekers na een zoekopdracht vaak op een onderliggende pagina terechtkomen, is de intranet homepage vaak de eerste pagina die men bezoekt.

Dat betekent ook dat een rommelige homepage gelijk staat aan een slechte gebruikerservaring, waardoor uw intranet een grote kans heeft om te falen.

Met andere woorden, het ontwerp van uw homepage heeft een grote impact op de adoptie en bijgevolg het succes van uw intranet.

Maar hoe ontwerpt u dan een goed intranet? Welke elementen moeten op de homepage staan en hoe presenteert u ze op een aantrekkelijke en intuïtieve manier?

In dit artikel delen we 4 intranet-homepage ideeën die bijdragen aan een geweldige gebruikerservaring. Maar voor we dat doen, wil ik de gouden regel in intranetontwerp met u delen.

Het is vanzelfsprekend dat een intranet er mooi moet uit zien. Maar dat is niet genoeg. Uw belangrijkste taak is het creëren van een gebruiksvriendelijk en functioneel intranet voor uw werknemers.

Het is daarom belangrijk om uw intranet gebruikers centraal te stellen bij het ontwerp en de ontwikkeling van uw intranet. We noemen deze aanpak gebruikersgericht ontwerpen.

Het vereist een duidelijk inzicht in uw gebruikers, hun behoeften en wensen, gedragingen en taakvereisten.

Deze informatie is nodig om de juiste functies te kiezen, de intranetnavigatie op te bouwen, de gebruikersstroom in kaart te brengen en te beslissen welke inhoudselementen of rubrieken op de startpagina moeten komen. Het doel is om een intranet te creëren waarbij elke pagina de werknemers betrekt.

Aangezien organisaties in verschillende sectoren verschillende behoeften hebben, en hun personeel met verschillende uitdagingen en moeilijkheden te kampen heeft, moet bij het beste intranetontwerp met deze verschillen rekening worden gehouden.

Daarom hebben wij enkele intranet homepage-ontwerpen geselecteerd in 4 sectoren met zeer uiteenlopende behoeften.

Verschillende organisaties binnen de publieke sector, met name lokale overheden, gebruiken een Involv intranet. Zij kiezen vaak voor een intranet-homepage die grotendeels op nieuws is gericht. Maar dit betekent niet noodzakelijkerwijs een lay-out met veel tekst.

Korte en duidelijke koppen, gecombineerd met een goed kleurcontrast tussen koppen en inleidende tekst, zorgen voor een uitgebreid en gemakkelijk leesbaar overzicht van alle aankondigingen en updates.

Er zijn nog meer elementen die dit specifieke intranet ontwerp boeiend maken:

• • Een video pop-up maakt het mogelijk nieuws op een meer interactieve manier over te brengen. Video is in feite een zeer doeltreffend communicatiemiddel, aangezien menden video content makkelijker onthouden. 
  • De evenementenkalender toont toekomstige opleidingen, workshops en events. Dit is eveneens een veelgebruikte component, aangezien opleiding en ontwikkeling van werknemers belangrijk is in veel steden en gemeenten. Medewerkers kunnen rechtstreeks op het intranet registreren voor een event op opleiding, wat zorgt voor efficiëntie en tijdswinst.
  • Het doortrekken van de huisstijl van de organisatie op alle intranetsites, van de homepage tot de afdelingspagina’s en verder, zorgt voor consistentie, maakt de sites herkenbaar en versterkt de merkidentiteit. Voor organisaties die toch voor elke afdeling een andere styling willen toepassen, is dat evengoed mogelijk.
  • Via de people directory in de rechterbovenhoek kunnen gebruikers alle leden van de organisatie opzoeken. Dankzij de geavanceerde zoekfunctie kunnen gebruikers collega’s zoeken op naam, afdeling en vaardigheden. Zoekt u dus een specialist binnen een specifiek vakgebied, dan kan u deze snel bereiken.
  • De interne vacaturewidget is handig voor interne werving. Het geeft werknemers de kans om hun carrière binnen de organisatie verder te ontplooien.
  • En laten we natuurlijk ook niet vergeten om nieuwe medewerkers te verwelkomen.

Terzijde: hoewel de intranet homepage de eerste pagina is die de meeste gebruikers te zien krijgen, wil dat niet zeggen dat zij allemaal dezelfde informatie moeten zien. Elk onderdeel kan gerichte content tonen voor specifieke gebruikersgroepen. De homepage kan zelfs een overzicht geven van de documenten waar mensen aan gewerkt hebben. En omdat Involv is gebouwd op het Microsoft 365 framework, worden deze documenten direct geopend in hun favoriete apps.

Voor personeel in de gezondheidszorg is het enorm belangrijk snel toegang te hebben tot de juiste informatie. De homepage van intranet voor de zorg moet daarom dienen als een efficiënte, overzichtelijke wegwijzer naar alle documenten, bestanden en gegevens.

Bovendien hebben ziekenhuizen veel personeel en afdelingen. Ondersteunend en administratief personeel, artsen, verpleegkundigen en ander ziekenhuispersoneel hebben verschillende behoeften en toegang tot technologie. De intranet homepage moet dit weerspiegelen. Elementen op de homepage, zoals nieuws en links, moeten zijn afgestemd op de rol en afdeling van de gebruiker om relevantie en betrokkenheid te garanderen.

Hieronder vindt u enkele elementen die zorgen voor een aantrekkelijke intranet-homepage voor ziekenhuizen en andere zorginstellingen.

• • Het uitgebreide mega-menu biedt eenvoudige toegang tot alle pagina’s van het intranet, zodat gebruikers snel kunnen vinden wat of wie ze nodig hebben.
  • De welcome tour maakt intranetgebruikers snel wegwijs door het intranet door de meest gebruikte onderdelen toe te lichten.
  • De nieuws banner bovenaan de pagina toont de meest recente en belangrijke aankondigingen en updates.
  • De nieuwsfeed is verdeeld in 2 rubrieken: ‘need to know’ en ‘nice to know’. Zo kunnen werknemers het cruciale nieuws volgen en tegelijk op de hoogte blijven van andere interessante maar minder belangrijke informatie.
  • Snelle links verschaffen snel toegang tot procedures en formulieren, workflows en toepassingen die in ziekenhuizen worden gebruikt, zoals bedbezetting, infoland, enz.
  • De who is who vergemakkelijkt de cross-functionele samenwerking, omdat het helpt om snel iedereen te vinden die in het ziekenhuis werkt, op basis van hun afdelingen en vaardigheden.

Onze intranetten voor de zorgsector zijn vaak geïntegreerd met andere tools. Een koppeling met Zenya (Infoland) – een populaire tool voor kwaliteits- en risicomanagement – maakt bijvoorbeeld alle informatie doorzoekbaar vanuit het intranet, ongeacht of de informatie op het intranet (SharePoint) of in Zenya staat.

Voor non-profits en liefdadigheidsinstellingen is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met de missie en het doel van de organisatie. Uit onze ervaring met organisaties in deze sector weten wij dat er twee belangrijke dingen zijn die men wenst van een intranet.

1. Het intranet moet de mogelijkheid bieden nieuws, verhalen en best praktices te delen.
2. Het intranet moet iedereen, van werknemers tot vrijwilligers, met elkaar kunnen verbinden.

Non-profit organisaties kunnen een aantrekkelijke intranet-homepage ontwerpen met de volgende elementen:

• • Een nieuwsfeed met inspirerende visuals die nieuws en updates, verhalen en verwezenlijkingen, succesvolle campagnes en activiteiten delen. Het promoten van positieve resultaten en de maatschappelijke impact van de organisatie helpt medewerkers te inspireren en motiveren.
  • De people directory brengt personeelsleden en vrijwilligers bij elkaar, ongeacht waar zij werken. Iedereen is slechts één klik van elkaar verwijderd.
  • De Yammer feed geeft alle gesprekken weer. Mensen kunnen rechtstreeks vanaf de intranet-homepage berichten plaatsen.
  • De rubriek “How do I” biedt richtlijnen voor het uitvoeren van taken en beantwoordt steeds terugkerende vragen. Dit werkt tijdbesparend voor de HR- en IT-afdeling.
  • Een opiniepeiling stelt organisaties in staat te luisteren naar de ideeën en feedback van alle werknemers en vrijwilligers. Dit biedt niet alleen waardevolle inzichten voor de organisatie, maar geeft medewerkers ook het gevoel dat zij gehoord worden.

Bedrijven in de vastgoed- en bouwsector worden geconfronteerd met een aantal unieke uitdagingen op het gebied van interne communicatie. Een groot deel van hun personeel werkt namelijk niet achter een bureau. Bouwvakkers zijn vaak verspreid over verschillende locaties, op alle uren van de dag, zonder toegang tot een computer. Het is dan ook een uitdaging om met deze werknemers in contact te komen en hen te betrekken.

Het is een best practice dat bouwbedrijven een omnichannel aanpak hanteren in hun interne communicatiestrategie. Velen gebruiken een modern communicatieplatform zoals Involv omdat het verschillende kanalen zoals e-mail, desktop, mobiel en zelfs offline (dankzij Involv Cast) integreert in één enkele applicatie. Dit helpt organisaties om elke medewerker te bereiken en te betrekken, maar het voorkomt ook miscommunicatie aangezien alle informatie en communicatie gecentraliseerd is binnen het bedrijfsintranet.

Laten we eens kijken naar wat een goede intranet homepage voor bouwbedrijven maakt.

• De nieuws component bovenaan de homepage geeft belangrijk bedrijfsnieuws en updates weer. De grote koppen, inleidende tekst en een prominente afbeelding aan de rechterkant trekken ieders aandacht.
• Een gepersonaliseerde nieuwsfeed toont relevante nieuwsartikelen. Gebruikers kunnen kiezen welke nieuwscategorieën of onderwerpen zij op hun homepage willen zien verschijnen.
• De verjaardagen component herinnert mensen aan de verjaardagen van hun collega’s – een geweldige manier om goede werkrelaties te bevorderen en een positieve bedrijfscultuur te omarmen.
• Een prominente weergave van interne activiteiten of evenementen zorgt ervoor dat iedereen ervan op de hoogte is. Medewerkers kunnen hun deelname makkelijk bevestigen vanaf het intranet.
• De snelkoppelingen component bevat directe links naar de meest gebruikte toepassingen of inhoudsgebieden. Werknemers kunnen dit gedeelte naar eigen goeddunken bewerken.
• De FAQ-functie centraliseert alle vragen over een bepaald onderwerp op één plaats, zodat werknemers gemakkelijk antwoorden kunnen vinden.

Deze elementen zijn ook beschikbaar in de mobiele app van Involv. Met de app op hun smartphone kunnen non-deskwerkers op de hoogte blijven van alle bedrijfsnieuws, toegang krijgen tot het personeelsregister en HR-formulieren, hun e-mails en agenda bijhouden, enz. Ze kunnen zelfs foto’s en nieuws uploaden vanaf hun mobiele telefoon.

Op basis van mijn ervaring met honderden intranetprojecten in verschillende sectoren, ben ik van mening dat een goed ontworpen homepage cruciaal is voor een hoge gebruikersadoptie.

Ik hoop dat ik u met deze intranet-homepage-ideeën heb kunnen inspireren. Als u hulp nodig heeft bij het (her)ontwerpen van uw intranet, neem dan gerust contact met ons op.

Voor meer intranet ontwerpen kunt u ons Involv Look Book downloaden. Alle voorbeelden die u hierin vindt zijn gebaseerd op bestaande Involv intranet-omgevingen.