4 manieren waarop je intranet de onboarding van nieuwe werknemers kan verbeteren

Nieuwe talent vinden is al uitdagend genoeg, maar zorgen dat je team tevreden is en aan boord blijft, is net zo belangrijk – misschien zelfs belangrijker.

De cijfers zijn verontrustend – slechts 12% van de werknemers vindt dat hun bedrijf de onboarding goed aanpakt, volgens een recente Gallup-studie. Een slechte start leidt tot een aanzienlijk hoger verloop binnen het eerste jaar en een lage betrokkenheid onder werknemers.

Met meer hybride- en flexwerk raken de traditionele onboarding methoden verouderd. Een goede onboarding betekent tegenwoordig veel meer dan alleen wat papierwerk afhandelen.

In de strijd om talent moet de opstart boeiend en effectief zijn, anders bestaat de kans dat je aanwinsten al snel gaan kijken bij de concurrentie.

Jouw intranet kan het geheime wapen zijn voor een fantastische eerste indruk. Vergeet die saaie lijstjes, met je intranet kun je een persoonlijke onboarding creëren die boeiend en interactief is.

Met de juiste strategieën zijn nieuwe collega’s vanaf dag één enthousiast en gemotiveerd om er helemaal voor te gaan. En dat is precies wat je wilt, toch?

Waarom wachten tot de eerste werkdag? Slimme bedrijven zorgen ervoor dat nieuwe collega’s al voor hun eerste dag kennis kunnen maken.

Maak een pre-boardingportaal waar nieuwe collega’s meer over hun toekomstige rol, de cultuur van het bedrijf en eventuele trainingen kunnen ontdekken. Zo zijn ze al helemaal enthousiast voordat ze echt beginnen.

Vanaf dag één moet elke nieuwe medewerker voelen dat hij of zij er echt bij hoort. Met je intranet geef je ze een warm digitaal welkom. Zet hun profiel en een welkomstberichtje op de startpagina van je intranet.

Nog beter: stel ze voor aan het team via een artikel op het intranet. Maak het compleet met een zelfgekozen foto, wat info over de rol van nieuwkomer, skills en eventuele leuke weetjes.

Gebruik sociale tools zoals Viva Engage (het sociale netwerk binnen Microsoft 365) om te verwijzen naar het welkomstbericht of het artikel. Zo kunnen de medewerkers hun nieuwe collega’s via een reactie meteen warm welkom heten.

Tijdens de eerste dagen komt er een berg info op nieuwe mensen af. Maak het ze makkelijk door alles wat ze moeten weten te verzamelen op één plek in je intranet. Zo’n centrale hub betekent dat ze snel bij belangrijke documenten en informatie kunnen, zoals een wie-is-wie, onboarding lijstjes en andere zaken die ze moeten leren.

Terwijl nieuwe medewerkers het intranet verkennen met de “Welkom tour” van Involv worden de verschillende onderdelen uitgelicht met extra uitleg om ze wegwijs te maken.

Veel van de informatie die ze op de eerste paar dagen gepresenteerd krijgen is essentieel. Denk aan beleidsmaatregelen en procedures, richtlijnen, HR-bronnen enz. Met de functie “Verplicht Lezen” zorg je dat ze niks missen van wat echt belangrijk is.

Een goede onboarding is een marathon, geen sprint. Je wilt dat nieuwe medewerkers vlot leren, maar overlaad ze niet met informatie.

Je hoeft niet alle informatie ineens te bezorgen. Maak informatie gradueel beschikbaar. De eerste week kan bijvoorbeeld gericht zijn op het instellen van accounts en de belangrijkste systemen. Nadien kan je beetje bij beetje meer bronnen introduceren.

Door je intranet slim in te zetten, maak je onboarding niet alleen efficiënt maar ook een stuk aangenamer. En dat betekent een vliegende start voor iedereen!

Als je je basis voor de onboarding via het intranet hebt opgezet, kan je nog een stap verder gaan met deze tips:

• Buddy systeem voor nieuwkomers: Geef nieuwkomers een buddy op het werk, iemand die er al wat langer rondloopt en ze kan helpen om alles te ontdekken. Iemand die ze mee op weg helpt bij het leggen van eerste contacten en zorgt dat je aanwinst zich snel op z’n gemak voelt.

• Welkomstmailtje: Wie vindt het niet leuk om een persoonlijk welkomstberichtje te krijgen? Stuur een leuke mail uit naar je nieuwe medewerkers nog voordat ze officieel beginnen of op hun eerste dag.

• Plan de eerste dagen: Zorg dat nieuwe teamleden niet verdwalen in een zee van informatie. Een goed georganiseerd schema met activiteiten helpt ze snel de collega’s en de manier van werken te leren kennen.

• Vraag feedback: Maak het makkelijk voor nieuwelingen om hun eerste indrukken met je te delen door feedbackformulieren op je intranet te delen. Zo kun je je onboardingproces blijven verbeteren.

In de strijd om talent staat of valt alles met een steengoede onboarding; het is niet zomaar een extraatje, maar een must-have om mensen aan boord en gemotiveerd te houden.