5 manieren om de interne communicatie met een hybride personeelsbestand te verbeteren

De manier waarop we werken is de afgelopen jaren enorm veranderd. Als gevolg van de coronapandemie moesten veel werknemers thuis werken en uit onderzoek blijkt dat maar liefst 84% van hen in de toekomst een mix van thuiswerken en werken op kantoor wil behouden.

Door de snelle toename van hybride werken heeft de rol van interne communicatie een nieuwe dimensie gekregen en is deze aanzienlijk veranderd. Het is een echte uitdaging om werknemers die op afstand werken geïnformeerd en betrokken te houden. Ondanks de vele voordelen van thuiswerken en hybride werken, kunnen werknemers zich ook geïsoleerd en eenzaam voelen.

Communicatieteams moeten daarom dubbel zo hard werken om open en effectieve communicatie binnen de organisatie te behouden.

Als interne communicatieverantwoordelijke heb je de verantwoordelijk om bedrijfsnieuws te delen maar je hebt ook de taak gekregen om de verschillende teams een stem te geven. Jij zorgt ervoor dat alle medewerkers met elkaar verbonden zijn en een gevoel van samenhorigheid beleven.

Het is dus jouw taak om je collega’s op de hoogte te houden, maar ook zij hebben weinig tijd en worden overspoeld met verschillende berichten via diverse kanalen.

Daarom spraken we met onze eigen specialist op het gebied van digitale communicatie, Pascal Herreweghe, om erachter te komen wat zijn beste tips zijn voor effectieve communicatie met jouw externe en hybride personeel. Hier is wat hij te zeggen had:

Werknemers dienen tijdig over de informatie te beschikken die essentieel is voor het succesvol uitvoeren van hun werk. Maar onthoud dat personalisatie essentieel is. Gepersonaliseerde informatie zorgt voor een menselijke verbinding in communicatie, waardoor deze betekenisvol, gedenkwaardig en impactvol wordt.

Stel een communicatieplan op waarin wordt beschreven hoe je in contact blijft met je externe medewerkers. Dit plan moet de frequentie en het formaat van de communicatie bevatten, evenals de kanalen die je zult gebruiken om je medewerkers te bereiken.

Het is belangrijk om een divers scala aan communicatiemiddelen te gebruiken, afhankelijk van de grootte en het type bedrijf waar je werkt.

Denk aan een intranet dat toegankelijk is via een webbrowser, een mobiele app voor medewerkers zonder desktopfunctie, en digitale borden in gemeenschappelijke ruimtes, magazijnen en vergaderzalen. Op deze manier kun je iedereen bereiken ongeacht waar ze zich bevinden.

Soms is digitaal niet voldoende- en moet je een meer persoonlijke aanpak hanteren. In grotere organisaties met 1000+ medewerkers is het voor interne communicatie vaak moeilijk om te weten wat er speelt.

Om erachter te komen wat er gaande is, heb je de hulp nodig van ambassadeurs – de mensen waar je naartoe kunt gaan in elke afdeling die hun inzichten kunnen delen. Deze mensen staan vaak bekend als ‘single point of contacts’ oftewel ‘spocs’ genoemd. Zij zullen jouw ogen en oren zijn en je op de hoogte kunnen houden van wat er op de werkvloer gebeurt.

Om ervoor te zorgen dat je externe team zich meer verbonden en betrokken voelt, kun je overwegen om virtuele teambuildingactiviteiten te organiseren of sociale groepen te creëren waar medewerkers met elkaar kunnen verbinden en ideeën kunnen delen.

Moedig feedback en betrokkenheid – dit helpt je om gebieden voor verbetering te identificeren en ervoor te zorgen dat je boodschappen beter aansluiten bij je personeel.

Het regelmatig publiceren van updates helpt je externe medewerkers verbonden en betrokken te blijven. Overweeg het versturen van wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrieven, het organiseren van virtuele bijeenkomsten of het regelmatig verstrekken van updates op je intranet.

Ter inspiratie, ontdek hoe onze klant Blue Triangle communiceert met zijn hybride medewerkers via Involv Intranet.

Case study: Blue Triangle, Schotland, UK

Voor Blue Triangle, een zorgorganisatie met medewerkers op verschillende locaties, was het essentieel om een toekomstgericht intranet te hebben dat verbindingen tussen medewerkers mogelijk maakt en een gecentraliseerde toegang biedt tot andere applicaties.

Keara, communicatie- en engagementmanager bij Blue Triangle, benadrukt dat de mobiele app van Involv een cruciale rol heeft gespeeld bij het overtuigen van het personeel van de voordelen van het nieuwe intranet. Met de app hebben werknemers toegang tot bedrijfsnieuws, documenten, de ‘wie-is-wie’ component, vergaderingen en e-mails, ongeacht hun locatie.

Ontdek hoe we ervoor kunnen zorgen dat al je collega’s betrokken blijven. Haal inspiratie, tips en tricks uit ons e-book of plan vandaag nog demo in met één van onze experts.