6 tekenen dat uw intranet op sterven na dood is

Mensen gebruiken het niet meer.

We werken vaak met organisaties waar teams door de jaren heen hun eigen unieke manier van werken hebben ontwikkeld, door precies díé tools te verzamelen die ze graag gebruiken. Vanuit het bedrijfsperspectief is dit natuurlijk pure horror. Niemand weet nog precies waar alle informatie opgeslagen is, en het bedrijfsbreed delen van informatie is nagenoeg onmogelijk geworden.

Vergeet daarom niet om te meten hoe vaak – en hoe lang – uw medewerkers gebruik maken van het intranet. Als zij dit namelijk niet, of weinig, doen, dan weet u dat uw medewerkers geen voordelen zien in de oplossingen die u heeft ingesteld.

Mensen werken niet (meer) goed samen.

Het succes van een bedrijf valt of staat met een goede samenwerking tussen haar medewerkers. Een groot voordeel van een intranet is dat het medewerkers tools biedt om makkelijker en sneller samen te werken. Als, om wat voor reden dan ook, uw medewerkers niet langer gebruikmaken van deze tools, dan weet u dat het intranet niet zo effectief is als u zou willen dat het is. Een goede manier om dit tot op de bodem uit te zoeken is door uw medewerkers direct bij dit proces te betrekken. Vraag hen wat ze graag anders zouden willen zien, en welke mogelijkheden zij juist wél zouden willen, zodat ze beter kunnen samenwerken.

Er gaat te veel geld naar de verkeerde dingen.

Het is lastig om een tool op te geven waarin u al zoveel tijd en geld heeft gestoken om het überhaupt van de grond te krijgen. Zelfs wanneer u merkt dat het op sterven na dood is.

Ik denk dat dit de voornaamste reden is waarom ik zie dat zoveel bedrijven méér en méér tijd en geld steken in het oplossen van bugs binnen een verouderd intranet. Als u zo’n verouderd systeem draait, dan rijzen de kosten voor onderhoud al snel de pan uit – wat het onmogelijk maakt om een goed budget op te stellen voor uw ICT-uitgaven.

Nóg meer geld gaat naar de verkeerde dingen.

Naast de kosten die voortkomen uit het draaien van verouderde software geven veel bedrijven nog altijd veel geld uit aan het inhuren van externe consultants – alleen maar om hen te helpen bij het onderhouden van hun intranet. Op de korte termijn zien veel bedrijven dit als een snelle en gemakkelijke oplossing. Echter, naarmate de tijd vordert, wegen de kosten van het gebruikmaken van deze consultants al snel niet meer op tegen de voordelen. U geeft niet alleen veel geld uit aan de consultancydiensten, maar wordt ook nog eens afhankelijk van deze derde partij – iets wat een groot risico met zich meebrengt. Het overgaan op een intranet dat gemakkelijk in het gebruik is, en bovendien zó kan worden geïnstalleerd, vermindert niet alleen deze afhankelijkheid, maar helpt ook met het verlagen van de kosten die uw bedrijf maakt.

Trouwens, als u erover denkt om uw intranet een upgrade te geven, dan wil ik u zeker adviseren om te kiezen voor een oplossing zonder zogenaamde vendor lock in. Dit houdt in dat u niet afhankelijk bent van een derde partij om uw intranet te onderhouden of bij te werken. Toen we Involv creëerden, was dit één van onze prioriteiten. We zijn ervoor gegaan om het platform als laag bovenop SharePoint te bouwen. Zo kunnen al onze klanten ervoor kiezen om te werken met de SharePoint partner die zij zelf wensen.

Tot slot

Herkent u een aantal van deze signalen nu al binnen uw organisatie? Als dat het geval is, dan is de tijd misschien wel aangebroken om uw intranet-oplossing te vernieuwen.

Door te kiezen voor een moderne, cloud-based intranet-oplossing, kan u als bedrijf een grote stap zetten richting het vormen van één gedeelde digitale werkplek. Een plek waar medewerkers vinden wat zij nodig hebben, op het moment dat zij het nodig hebben, en waar zij het ook echt leuk vinden om samen te werken en kennis te delen.