6 tips voor het bouwen van een intranet dat jouw werknemers graag zullen gebruiken

Weet je wat nog erger is dan geen intranet hebben? Een intranet lanceren dat niemand gebruikt!

Hier zijn 6 essentiële zaken die je in acht moet nemen bij het (her)opbouwen van een intranet.

1. Visuele aantrekkelijkheid

“Dress to impress” – is een term die je zowel bij mensen als bij producten kan toepassen. De mens is op natuurlijke wijze aangetrokken tot “mooie” producten. Als je indruk wil maken op jouw werknemers kan je jouw intranet dus best mooi aankleden. De uitdaging bij een intranet is meestal de juiste “look and feel” vinden. Als je geen of weinig ervaring hebt met UX en UI kan je best een grafisch designer aanspreken om een visueel aantrekkelijk design uit te werken. Of gebruik een kant-en-klare oplossing zoals Involv.

Involv biedt 3 mooie templates aan om makkelijk de kleuren, het thema en het logo aan te passen aan jouw huisstijl. Verander de layout zoals jij dat wil, of maak gewoon een nieuw design.

2. Pas het intranet aan naar de noden van jouw werknemers

Jouw werknemers zijn de gebruikers van jouw intranet. Als je wil dat het intranet dagelijks gebruikt wordt kan je geneigd zijn vele functionaliteiten toe te voegen, maar zijn deze wel nodig? Mijn advies hierin is om onderzoek te doen naar jouw gebruikers en wat ze nodig hebben.

• Wie zijn ze? Zijn ze bekend met intranetoplossingen? Indien het merendeel van de gebruikers geen technologische knobbels zijn is het aangewezen om jouw intranet zo simpel mogelijk te houden.
• Wat is de communicatiestijl van de organisatie? Hoe communiceren jouw werknemers?
• Wat hebben ze nodig om hun job beter te doen?

Het intranet moet voldoen aan de noden van het personeel. Vergeet niet om mensen te betrekken bij het testen van het platform. Bewust zijn van deze zaken kan jou helpen om te begrijpen wat je nodig hebt om een intranet te bouwen dat nuttig en waardevol is voor jouw organisatie.

3. Hou de navigatie simpel

Zorg ervoor dat jouw werknemers niet verdwalen in een zee van informatie. Een slim navigatiemenu waarmee gebruikers snel de juiste richting kunnen identificeren is essentieel. Is de inhoud goed georganiseerd en staan documenten goed gecategoriseerd? Is het makkelijk voor gebruikers om de juiste informatie terug te vinden? Een goed ontworpen navigatie betekent dat gebruikers zeer makkelijk inhoud kunnen raadplegen zonder enige obstakels. Dat is jouw doel.

Een goede tip is om gebruikers te betrekken bij het bouwen van de navigatie. Regelmatige gebruikers weten hoe alles in de juiste categorie gegroepeerd kan worden.

4. Hou het relevant en boeiend

Weet je waarom mensen elke 5 minuten Facebook controleren? Omdat de nieuwsfeed steeds wordt ververst. Lanceer jouw intranet niet om het daarna onder 5 meter stof te begraven. Publiceer constant nieuwe inhoud. Identificeer de mensen die het intranet actief gebruiken en gebruik hen als ambassadeurs. Gebruik onderwerpen die boeiend zijn voor jouw gebruikers.  Dit vereist uiteraard wat onderzoek naar de interesses en het gedrag van de gebruikers

5. Hou het snel

De laadtijd van jouw intranet is van cruciaal belang. Het hoofddoel van het intranet is om mensen productiever te doen werken. Als het te traag laad zal niemand er gebruik van maken. Jouw werknemers verwachten dezelfde prestaties van hun intranet als elke andere app of platform zoals Google Docs, Drive, Dropbox, enz… Je kan makkelijk de snelheid van een intranet onderzoeken door een testomgeving aan te vragen zodat je zelf de werking kan testen.

6. Hou het mobiel

Zorg er steeds voor dat jouw intranet optimaal gebruikt kan worden op elk apparaat. In dit mobiel tijdperk zal je er niet in slagen mensen op de hoogte te houden als het intranet niet mobiel raadpleegbaar is. Het is beter voor jouw werknemers om het intranet op zak te hebben. Vandaag werken meer en meer werknemers niet constant aan een bureau. Een intranet applicatie is dus een handige tool om alle werknemers, waar ze ook zijn, constant te verbinden.

Conclusie

Een intranet ontwikkelen waar jouw werknemers weg van zijn vereist veel werk. In plaats van vanaf nul te beginnen kan je een kant-en-klare oplossing zoals Involv gebruiken. Met Involv krijg je de meest gevraagde intranet functionaliteiten in een aantrekkelijk design. Andere voordelen zijn het gemak, de snelheid van implementatie, mooie prijs en het feit dat je geen technische knowhow nodig hebt.

Wens je Involv in actie te zien? Bekijk onze demo hier!