Communicatie is het fundament waarop een succesvolle organisatie rust. Het stelt mensen in staat om verbonden te blijven, samen te werken en doelen te bereiken. Met de toenemende complexiteit van moderne werkplekken is effectieve interne communicatie belangrijker dan ooit. Hier komt de Communicatie Matrix van pas, een model dat zeven niveaus van communicatie identificeert.
Door het begrijpen en toepassen van de Communicatie Matrix op interne communicatie, kunnen organisaties hun efficiëntie, samenwerking en algehele succes verbeteren.
In deze blog vertellen we wat de zeven niveaus van communicatie zijn, hoe elk niveau kan worden gebruikt om de interne communicatie te verbeteren, en geven we suggesties over hoe je je intranet kunt gebruiken om een ondersteunende omgeving te creëren die naadloze communicatie tussen medewerkers, teams en afdelingen mogelijk maakt.
Niveau 1:
Intrapersoonlijke communicatie: zelfbewustzijn, gedachten en zelfreflectie
Intrapersoonlijke communicatie is het basisniveau van communicatie. Het zijn de gesprekken die we met onszelf voeren. Dit omvat onze gedachten, emoties en zelfbewustzijn.
Intrapersoonlijke communicatie is essentieel voor besluitvorming, zelfreflectie en persoonlijke groei. Het aanmoedigen van medewerkers om hun intrapersoonlijke communicatievaardigheden te ontwikkelen, verbetert dus aanzienlijk hun besluitvorming en relatieopbouw.
Reserveer tijd voor collega’s om aan zelfreflectie te doen, help hen bij het stellen van persoonlijke doelen en het beoefenen van mindfulness. Bied workshops en trainingen in emotionele intelligentie aan om teamleden tools te bieden voor een beter begrip van hun eigen emoties en die van collega’s.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om Intrapersoonlijke communicatievaardigheden te verbeteren
Hoewel een intranet niet direct betrokken is bij intrapersoonlijke communicatie, kan het dit indirect wel verbeteren. Zo kan het dienen als een platform voor bronnen zoals artikelen, blogs of trainingsmateriaal die medewerkers kunnen raadplegen om hun kennis te vergroten, wat leidt tot een beter begrip van hun rol en betere zelfreflectie. Medewerkers kunnen ook hun eigen persoonlijke pagina maken die links bevat naar hun dagelijkse taken en de doelen voor het komende jaar.
Niveau 2:
Interpersoonlijke communicatie: één-op-één communicatie
Interpersoonlijke communicatie is de directe communicatie tussen twee personen. Dit omvat zowel verbale als non-verbale signalen, zoals toon, gebaren en gezichtsuitdrukkingen.
Effectieve interpersoonlijke communicatie is cruciaal voor het opbouwen en onderhouden van relaties, het oplossen van conflicten en het samenwerken met anderen. Een omgeving creëren die open en eerlijke dialoog bevordert, vormt daarmee de basis van effectieve interne communicatie.
Bied trainingen en bronnen aan over conflictoplossing, onderhandeling en het geven van effectieve feedback om interpersoonlijke relaties binnen je organisatie te versterken. Moedig medewerkers aan om actief te luisteren, empathisch te reageren en assertief te communiceren.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om interpersoonlijke communicatievaardigheden te verbeteren
Een modern intranet met een up-to-date ‘People Directory’ betekent dat medewerkers kunnen zoeken naar collega’s op naam, afdeling of vaardigheid en met hen kunnen verbinden vanuit de directory. Als het intranet is geïntegreerd in Teams, kunnen ze zelfs zien wie beschikbaar is dankzij hun Teams beschikbaarheidsstatus.
Niveau 3:
Groepscommunicatie: communicatie binnen kleine groepen
Groepscommunicatie is communicatie die plaatsvindt binnen kleine groepen, projecten, teams of afdelingen. Het omvat het coördineren van ideeën en meningen, maar ook het beheren van groepsdynamiek, rollen en verantwoordelijkheden. Groepscommunicatie is essentieel voor teamwerk en samenwerking.
Goed presterende teams zijn gebouwd op open communicatie en samenwerking. Sterke teams hebben duidelijk vastgestelde rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Het regelmatig houden van teambuildingsoefeningen en -activiteiten kan de groepsdynamiek versterken en communicatievaardigheden verbeteren. Moedig teamleden aan om ideeën te delen, vragen te stellen en constructieve feedback te geven.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om groepscommunicatie te verbeteren
Alle moderne intranetten hebben functies zoals forums, groepschats en projectbeheertools die de groepscommunicatie kunnen stimuleren. Deze tools helpen teams om in realtime samen te werken en te communiceren, ideeën, bestanden en voortgangsupdates te delen. Afdelingen of teams kunnen zelfs hun eigen gepersonaliseerde intranetsites bouwen die specifieke inhoud, documenten en tools hosten.
Niveau 4:
Organisatiecommunicatie: communicatie binnen grote organisaties
Organisatiecommunicatie richt zich op communicatie binnen grotere organisaties, zoals bedrijven of overheidsinstellingen. Het omvat formele kanalen, zoals memo’s en rapporten, en informele kanalen, zoals bedrijfscultuur en kantoorgesprekken. Organisatiecommunicatie is cruciaal voor het waarborgen van coördinatie, motivatie en productiviteit binnen een organisatie.
Om de vlotte doorstroming van organisatiecommunicatie te waarborgen, stel duidelijke communicatiekanalen en -protocollen in. Maak gebruik van zowel formele kanalen, zoals nieuwsbrieven, intranet-updates en bedrijfsbrede vergaderingen, als informele kanalen, zoals teambijeenkomsten en één-op-één gesprekken.
Creëer een cultuur van transparantie door open communicatielijnen te bevorderen tussen verschillende managementniveaus en mogelijkheden te bieden voor medewerkers om hun ideeën en feedback te delen.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om organisatiecommunicatie te verbeteren
Een intranet is een cruciaal hulpmiddel om organisatiecommunicatie te faciliteren. Met de juiste informatiearchitectuur kan dit het beste platform zijn voor het delen van bedrijfsbreed nieuws, beleidsupdates of veranderingen in procedures. Nieuwsitems kunnen worden uitgelicht op de startpagina-carrousel of toegevoegd aan specifieke afdelingssites met behulp van targeting. Intranetten dienen ook als informatiehub voor HR-bronnen, trainingsmateriaal en andere organisatie-informatie.
Niveau 5:
Publieke communicatie: communicatie met een groot publiek
Publieke communicatie verwijst naar het aanspreken van grotere publiek, zoals het geven van toespraken, het voeren van interviews of het schrijven van artikelen voor het publiek. Het omvat het overbrengen van informatie, overtuigen en entertainen van een diverse groep mensen.
Succesverhalen delen en prestaties vieren vormen de ideale manieren om het communicatieplatform van je bedrijf te gebruiken om je medewerkers te inspireren en te motiveren. Deel nieuws, updates en persoonlijke verhalen met je team om een gevoel van trots en doel te creëren. Vier organisatorische prestaties en erken individuele bijdragen om een cultuur van erkenning en waardering te bevorderen.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om publieke communicatie te verbeteren
Een intranet is het perfecte kanaal om bedrijfsbrede aankondigingen, updates of nieuws tot bij alle medewerkers te krijgen, en dient als platform voor publieke communicatie binnen de organisatie.
Voor off-site of mobiele medewerkers met toegang tot de mobiele app van je intranet, kun je ze waarschuwen met nieuws of incidenten met pushmeldingen.
Digitale bewegwijzering, rechtstreeks gestreamd vanaf je intranet, is ook een geweldige manier om je boodschap breder te verspreiden binnen de organisatie, vooral wanneer collega’s ‘offline’ zijn terwijl ze zich door het gebouw bewegen.
Niveau 6:
Massacommunicatie: communicatie via massamedia
Massacommunicatie houdt in dat informatie wordt verspreid naar een groot publiek via kanalen zoals e-mail, nieuwsbrieven en het intranet. Hiermee informeer, onderwijs of entertain je een breed publiek. Dit speelt een belangrijke rol bij het vormgeven van meningen en de cultuur.
Het geïnformeerd en betrokken houden van medewerkers over bedrijfsupdates, industrie-nieuws en aankomende evenementen helpt hen betrokken en verbonden te blijven. Het is essentieel om een cultuur te creëren die medewerkers aanmoedigt om hun verhalen, inzichten en ideeën te delen.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om massacommunicatie te verbeteren
Hoewel een intranet doorgaans een enkele organisatie bedient (en dus niet ‘massamedia’ is in de traditionele zin), kan het op een vergelijkbare manier functioneren binnen die organisatie. Informatie, updates of educatieve inhoud kunnen tegelijkertijd beschikbaar worden gesteld aan alle gebruikers, vergelijkbaar met massacommunicatie, op de homepage van het intranet of verzonden als een melding in de mobiele app.
Niveau 7:
Interculturele communicatie: communicatie tussen verschillende culturen
Interculturele communicatie richt zich op communicatie tussen mensen met verschillende culturele achtergronden. Het gaat om het begrijpen en navigeren van diverse waarden, overtuigingen en gebruiken om effectieve communicatie over culturele grenzen heen te bevorderen. Interculturele communicatie is essentieel voor bedrijven die actief zijn in verschillende regio’s, landen of continenten.
Diversiteit en inclusie starten aan de top. Daarom is het belangrijk om diversiteits- en inclusietraining te bieden aan alle medewerkers, zodat ze de verschillende culturele perspectieven van hun collega’s kunnen begrijpen en waarderen. Creëer een bedrijfscultuur die diversiteit waardeert en viert door inclusieve beleidslijnen, praktijken en communicatiestrategieën te implementeren.
Hoe je je intranet kunt gebruiken om interculturele communicatie te verbeteren
Multinationale organisaties kunnen een intranet gebruiken als een inclusief hulpmiddel door een meertalige functie toe te voegen, zodat medewerkers de taal kunnen kiezen en instellen waarin ze nieuws, evenementen, vacatures en vaakgestelde vragen willen lezen. Bovendien kunnen intranetten een evenementenkalender hosten die de trainingen en workshops van je bedrijf over interculturele samenwerking benadrukt.
Voor meer tips over hoe je je intranet kunt gebruiken om je interne communicatievaardigheden te verbeteren, bekijk onze on-demand webinar: “De 7 niveaus van communicatie die de Communicatie Matrix vormen” of boek vandaag nog een demo met één van onze experts.