7 manieren om je intranet in te zetten als een centrale informatiebron

Wist je dat het zoeken naar informatie en documenten een van de grootste tijdverspillingen is tijdens een werkdag, volgens een artikel van Forbes?

Hoewel er verschillende manieren zijn om documenten te beheren en op te slaan, is een intranet echt dé ideale plek om bedrijfspolicies, documenten, zakelijke updates en evenementen te centraliseren. Daarnaast biedt het een platform waar werknemers ideeën kunnen delen en feedback kunnen geven.

Als je vanaf het begin de juiste informatiearchitectuur opzet, kan jouw intranet uitgroeien tot een complete informatiebron waar alle belangrijke bedrijfsinformatie te vinden is. Op die manier kunnen medewerkers hun werk snel en efficiënt uitvoeren.

Ontdek nu hoe je jouw intranet kan benutten om de productiviteitskloof binnen jouw bedrijf te verkleinen:

1. Gemakkelijk toegang tot tools

Als jouw organisatie gebruikmaakt van Microsoft 365, is een intranetproduct dat op dit platform is gebouwd een logische keuze.

Door een intranet te installeren dat naadloos integreert met alle Microsoft-apps, kunnen medewerkers eenvoudig toegang krijgen tot zaken zoals takenlijsten, opdrachten en gedeelde documenten, waardoor ze moeiteloos kunnen blijven werken.

Met een geavanceerd intranet profiteer je bovendien van extra productiviteitswinst door integratie van externe oplossingen zoals Xero, Bynder en Zenya, of praktisch elke software met een API. Op die manier hoeven collega’s niet langer vanuit een centrale locatie weg te navigeren om toegang te krijgen tot de benodigde tools.

2. Document beheer

Het hebben van een centrale plek waar bedrijfsdocumenten worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn, vormt een van de grootste toegevoegde waardes van een intranet.

Je intranet documentbeheeroplossing is van onschatbare waarde als het gaat om het moeiteloos, snel en veilig creëren, bewerken en delen van documenten door medewerkers. Bovendien stelt het gebruik van een geavanceerde zoekfunctie collega’s in staat om documenten te vinden op basis van trefwoorden, zinsdelen en auteurs, waardoor de efficiëntie en productiviteit worden verbeterd.

3. Afdelingssites

Elke afdeling heeft zijn eigen site op het intranet, waardoor teams goed op de hoogte kunnen blijven. Door het gebruik van gepersonaliseerde sites per team en afdeling hebben collega’s gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren. Daarnaast zijn de afdelingssites eenvoudig te vinden via het Mega-menu.

4. Gepersonaliseerde dashboards

De meeste intranetten zouden je de mogelijkheid moeten bieden om dashboards op maat te maken.Deze dashboards zijn zeer nuttig voor collega’s, omdat ze hun eigen startpagina kunnen samenstellen met handige tools zoals snelle Links, weersinformatie en verjaardagen.

Daarnaast kunnen medewerkers ervoor kiezen om nieuws en informatie te ontvangen die relevant is voor hun functie of afdeling, waardoor ze worden ontlast van informatie-overload.

5. Quick Links

Het is belangrijk dat je intranet een snelle Links-functie heeft die je kunt toevoegen aan je startpagina. Deze functie fungeert als een handig lanceerplatform voor medewerkers om gemakkelijk toegang te krijgen tot belangrijke documenten, zoals beleidsrichtlijnen, gezondheids- en veiligheidstips, vakantieaanvragen en procedures.

Bovendien kun je zelfs een FAQ-link opnemen om snelle en gerichte antwoorden te bieden op de mees gestelde vragen die regelmatig binnen je bedrijf circuleren.

6. Self-service apps

Het gebruik van kant-en-klare sjablonen voor de meest voorkomende formulieren is de meest efficiënte manier om belangrijke diensten aan je werknemers te bieden. Je kunt bijvoorbeeld je IT-team of de provider van je intranet vragen om een app te maken waarmee werknemers gemakkelijk onkosten- of verlofaanvragen kunnen indienen. Zodra een aanvraag is ingediend, wordt automatisch een goedkeuringsproces gestart dat collega’s en managers in real-time kunnen volgen.

7. Bijblijven met de externe wereld

Het integreren van RSS-feeds in je intranet stelt je in staat om inhoud te delen van zowel jouw eigen website als van externe websites. Geavanceerde intranetten bieden zelfs de mogelijkheid om feeds te richten op een geselecteerd publiek.

Ontdek hoe Plan International Belgium, een klant van Involv, hun intranet gebruikt om de toegang tot informatie te verbeteren.

Download ons ebook en ontdek hoe welke tools Involv jou kan bieden om een informatie-superhub te creëren. Daarnaast vind je in het ebook oplossingen voor de grootste uitdagingen op het gebied van interne communicatie, zoals het opbouwen van een community op de werkplek en het faciliteren van samenwerking.

Plan vandaag nog een demo in met een van onze intranetexperts en ervaar hoe Involv jullie bedrijf kan ondersteunen.