8 tijdbesparende tools voor interne communicatiemedewerkers

Interne communicatiemedewerkers hebben hun handen meer dan vol. Contentcreatie, activiteiten voor werknemersbetrokkenheid, interne sociale media, het monitoren van de bedrijfscultuur, om maar een paar taken te noemen. Met zoveel te doen op de planning is het makkelijk om achterop te raken.

Gelukkig bestaan er tal van geweldige hulpmiddelen die u niet alleen tijd doen besparen maar ook de uitvoering van uw werkzaamheden makkelijker maken. Hier zijn onze top 8 hulpmiddelen voor interne communicatiemedewerkers.

Wilt u mooie en consistente visuele content creëren voor uw interne communicatie, maar beschikt u niet over ontwerpvaardigheden? Canva biedt uitkomst. Canva is een gratis te gebruiken ontwerptool waarmee iedereen gemakkelijk prachtige ontwerpen kan maken, voor elk type content – van presentaties tot blogafbeeldingen en infographics, tot sociale media posts en zelfs video’s.

Met een drag-and-drop interface, duizenden gratis sjablonen, foto’s, videoclips en lettertypes is het super eenvoudig en snel om met Canva te ontwerpen. Een ding dat ik vooral leuk vind aan Canva is het feit dat het eenvoudig is om ontwerpen te kopiëren voor een ander project – en doordat de ontwerpen en activa allemaal in de cloud staan, is het super eenvoudig om samen te werken aan ontwerpprojecten.

Als u spelfouten en grammaticafouten in uw teksten wilt vermijden, kan u uw inhoud door Grammarly halen. Het helpt fouten opsporen en geeft zelfs suggesties voor andere woordkeuzes en wanneer u de tekst beknopter kan maken. Daarnaast beoordeelt Grammarly de algemene toon van uw tekst (formeel/informeel). Met Grammarly kunt u sneller foutloze content creëren.

Als u uw content vaak van de ene naar de andere taal moet vertalen, zult u deze tool geweldig vinden. DeepL is een op AI gebaseerde vertaaltool die vertalingen van hoge kwaliteit maakt. DeepL heeft de reputatie nauwkeurigere en meer genuanceerde vertalingen te leveren dan andere vertaalmachines. De tool ondersteunt inmiddels 72 talen.

Net als marketeers gebruiken interne communicatiemedewerkers vaak afbeeldingen om hun inhoud aantrekkelijker te maken. Maar het zoeken naar goede afbeeldingen is meestal erg tijdrovend. Dat is waar websites als Unsplash en Pixabay hun nut bewijzen. Het zijn geweldige bronnen voor het vinden van indrukwekkende stockbeelden. En de kers op de taart is dat ze gratis te gebruiken zijn.

Het meten van uw interne communicatieprestaties is essentieel voor voortdurende verbetering. De meeste interne communicatieplatforms en intranettoepassingen hebben hun eigen ingebouwde analysefunctionaliteit. U kunt ook een toepassing van derden gebruiken, zoals Google Analytics, om inzicht te krijgen in de prestaties van uw intranet of om meer gedetailleerde rapporten te genereren.

Het automatiseren van repetitieve processen of het opzetten van workflows kan werknemers veel tijd besparen. Microsoft Power Automate en Power Apps zijn twee geweldige hulpmiddelen die u daarbij helpen. Ze zijn eenvoudig te gebruiken, wat betekent dat u geen uitgebreide IT-ondersteuning of kennis van codering nodig hebt om deze twee tools te gebruiken.

Enkele use cases van Power Automate en Power Apps die u kunt vinden op het Involv intranet zijn verlofaanvragen, onkostendeclaraties, het bestellen van maaltijden en de ticketing applicatie.

Uiteraard moet ik Involv hier ook vernoemen. Ik gaf al aan dat Deepl een geweldig hulpmiddel is om u te helpen met uw vertalingen. Maar wist u dat Involv een ingebouwde vertaalmachine heeft, waarmee u met één klik hele pagina’s kunt vertalen? En dat is slechts één van de vele mogelijkheden van Involv.

Contentcreatie is voor de meeste interne communicatiemedewerkers een tijdrovende klus – vooral wanneer de organisatie veel verschillende kanalen gebruikt. Involv helpt u om sneller content te creëren en veel tijd te besparen met deze handige functies:

• Paginasjablonen voor vaak gemaakte content, zoals nieuws, evenementen, vacatures, enz. zodat u nooit meer van nul hoeft te beginnen.

• Met de planningsfunctie kunt u inhoud plannen die op een willekeurig moment in de toekomst moet worden gepubliceerd en een vervaldatum toevoegen om deze automatisch te verwijderen wanneer deze niet langer relevant is.

• Omnichannel aanpak: beheer al uw interne communicatie vanaf één enkel platform. Uw content wordt gesynchroniseerd en verspreid over alle kanalen – desktops, smartphones (Involv mobile app), e-mail, Microsoft Teams en digital signage.

• Met de drag-and-drop builder kunt u intranetpagina’s maken zonder enige kennis van codering, en met homepage-thema’s kunt u met één klik de lay-out van het hele intranet veranderen.

Effectieve interne communicatie houdt werknemers op de hoogte, betrokken en verbonden met de organisatie. Omgekeerd maakt slechte communicatie werknemers wantrouwig, minder productief en meer geneigd om een andere job te zoeken.

Gezien de impact op zowel organisaties als werknemers is uw taak als interne communicatiemedewerker echt belangrijk. Ik hoop dat deze handige tools u kunnen helpen tijd te besparen en de doeltreffendheid en uitvoeringssnelheid te verbeteren. Zo kunt u uitblinken in uw werk en een nog grotere impact realiseren.