Interne communicatie is een uitdaging voor elke organisatie. Vooral voor ziekenhuizen en zorginstellingen. Voor hen is intern communiceren nog moeilijker vanwege de complexiteit van hun activiteiten en organisatiestructuur.
Vorige week deelde onze Customer Success Manager Pascal Herreweghe zijn inzichten omtrent dit onderwerp.
Een korte introductie: Voordat Pascal bij Involv kwam, was hij Digital Communication Manager bij het Universitair Ziekenhuis te Brussel. Ondertussen heeft hij meer dan 15 jaar ervaring opgebouwd in zowel interne als externe communicatie.
Het webinar werd bijgewoond door interne communicatieprofessionals van meer dan 60 grote ziekenhuizen en gezondheidszorgorganisaties verspreid over België en het Verenigd Koninkrijk.
Mocht je het webinar gemist hebben, dan hebben we hier de belangrijkste inzichten voor jou op een rij gezet. Als je nieuwsgierig bent, kan je hier ook het webinar herbekijken.
1. Drie zaken die bijdragen aan de complexiteit van interne communicatie binnen ziekenhuizen
Pascal deelde drie citaten uit het boek ‘Communicatie Troef’, die deels de complexiteit samenvatten waarmee communicatieprofessionals in de zorgsector worden geconfronteerd:
- De werkdruk neemt toe en tegelijk komt er elke dag een overvloed aan informatie op medewerkers af.
- In een zorgorganisatie tref je heel wat verschillende profielen aan.
- Heel wat medewerkers beschikken niet over een bureau of eigen pc.
2. Hoe pakt Involv intranet dit aan?
Involv is een modern intranetplatform dat ontworpen is om (onder andere) zorgorganisaties te helpen bij het aanpakken van bovenstaande problemen.
Hier zijn enkele redenen waarom verschillende Belgische ziekenhuizen Involv gebruiken om hun communicatiestrategie te ondersteunen.
Involv biedt de mogelijkheid om:
- De juiste boodschap op het juiste moment bij de juiste mensen te brengen (gerichte communicatie), en op deze manier een overvloed aan informatie te voorkomen.
- Iedere gebruiker te bereiken, ook als die zich buiten de muren van het bedrijf bevindt en dit op het gewenste platform. Of dat nu via smartphone, desktop, digital signage schermen, Teams of e-mail is (omnichannel aanpak).
- Ervoor te zorgen dat belangrijke informatie wordt gelezen (pushmeldingen via verschillende kanalen)
- Informatiestromen te personaliseren per medewerker (voorkeuren)
3. Digitale communicatie is niet altijd het antwoord.
Vooral in ziekenhuizen moeten de communicatiekanalen en -middelen vooraf duidelijk worden gedefinieerd om ervoor te zorgen dat informatie effectief wordt verspreid. Deze structuur wordt bepaald door zowel de ziekenhuisstructuur als de urgentie en complexiteit van de informatie.
Dit gezegd zijnde, heeft digitale communicatie inderdaad haar beperkingen.
In sommige gevallen (belangrijke, gevoelige, persoonlijke informatie) is een meer persoonlijke aanpak nodig. Vb.: doorgeven van informatie via managers.
In andere gevallen – bijvoorbeeld wanneer de te delen boodschap complex is – is het organiseren van een infosessie een doeltreffende manier om ervoor te zorgen dat iedere medewerker mee is in het verhaal.
In beide gevallen speelt het IC-team een belangrijke rol. Zij maken presentaties op, stellen FAQ’s samen, geven coaching,…
4. Gebruik van ambassadeurs
Van de vele verschillende profielen binnen ziekenhuizen vormen artsen een bijzondere groep, zij zijn veel moeilijker te bereiken dan anderen. Een best practice voor het communiceren met artsen is zorgen voor tweerichtingsverkeer: luister naar hun mening, vraag hen feedback over het ziekenhuisbeleid en deel hun klachten.
Een andere effectieve manier om artsen te bereiken is via andere artsen. Communicatieambassadeurs onder artsen zijn zeer waardevol om belangrijke boodschappen aan hun collega’s over te brengen.
5. Het is oké om informatie te filteren.
Interne communicatieteams binnen ziekenhuizen krijgen tal van verzoeken om zaken te communiceren aan medewerkers. Het is dus essentieel dat je elk verzoek zorgvuldig afweegt en nagaat of het noodzakelijk is om deze communicatie te publiceren.
De doelstellingen van je organisatie zijn één van de bronnen waarop je je kan baseren om de noodzaak van een bericht te evalueren. Ondersteunt die informatie die je wil uitsturen de doelstellingen van de organisatie? Zo ja, dan is de volgende vraag aan welke doelgroepen de informatie moet worden gecommuniceerd? En natuurlijk hoe?
Zorg ervoor dat werknemers de waarde van jecommunicatie inzien. Onnodige of irrelevante communicatie kan ertoe leiden dat je communicatie in de toekomst naar de achtergrond verdwijnt of wordt genegeerd.
6. Het intranet als inkomhal
Elk soort informatie heeft zijn plaats en tijd om gedeeld te worden. Vooral voor ziekenhuizen is het belangrijk om duidelijk te definiëren welke kanalen of platforms worden gebruikt om welke informatie te communiceren. Zorg ervoor dat je medewerkers dit weten, zodat ze precies weten waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Het intranet dient als een ‘inkomhal’ waar werknemers gemakkelijk toegang hebben tot al hun favoriete platforms en tools. Alles wordt gecentraliseerd en gemakkelijk toegankelijk gemaakt binnen het intranet, of het nu gaat om Outlook, SharePoint, OneDrive, Planner, Yammer, enz. Involv biedt zelfs integratiemogelijkheden voor Zenya, een tool voor kwaliteitsmanagement die veel in ziekenhuizen wordt gebruikt.
7. Communicatie om een sterke cultuur te bevorderen
In het laatste deel van zijn presentatie deelde Pascal enkele tips om de organisatiecultuur te bevorderen:
- Zorg voor een plek waar medewerkers gesprekken kunnen voeren en met elkaar in contact kunnen komen.
- Breng de organisatiecultuur tot leven door middel van foto’s, afbeeldingen, verhalen en inzichten van afdelingen en teams. Deel succesverhalen.
- Help collega’s herinneren waarom ze voor een baan in de gezondheidszorg hebben gekozen (purpose!) door de motivaties van collega’s te delen via persoonlijke verhalen.
- Maak de communicatie van het leiderschap meer zichtbaar om transparantie te creëren, vertrouwen op te bouwen en empathie te tonen. Een effectieve manier is het organiseren van (digitale) vraag- en antwoordsessies waar medewerkers in dialoog kunnen gaan met hun managementteam.
- Creëer een geweldige onboarding-ervaring voor nieuwe medewerkers.
En het is absoluut mogelijk om deze zaken te implementeren binnen Involv.
Dankzij het uitgebreid pakket aan functies kan je:
- Eenvoudig Yammer-gesprekken toevoegen aan je intranet.
- Sociale functies gebruiken zoals leuk vinden, becommentariëren en @vermelden.
- Elk soort inhoud op het intranet publiceren om de communicatie visueler te maken.
- De styling aanpassen om het intranet echt het jouwe te maken.
- Medewerkers bevragen of vraag- en antwoordsessies organiseren zodat iedere gebruiker kan deelnemen en meedoen.
- Alle noodzakelijke informatie voor nieuwe medewerkers op één plaats bundelen, hen verwelkomen enz.
8. Denk ook aan de eigen gezondheid van je medewerkers
Werken in de zorg is mentaal en fysiek veeleisend. Bovendien dragen veel gezondheidswerkers vandaag de dag nog steeds de gevolgen van de pandemie. Benadruk daarom welzijn op het werk, en deel tips en praktische ondersteuning.
Een effectieve manier om inzicht te krijgen in het mentaal welzijn van je werknemers is door regelmatig enquêtes te houden. Doe dit echter niet als je niet bereid bent om transparant te zijn over de resultaten en ook gevolg te geven aan de bevraging. Interne communicatie werkt alleen als deze authentiek en transparant is.
We hopen dat u deze inzichten nuttig vindt. Als je nieuwsgierig bent, kan je hier ook het webinar herbekijken. En als u meer wilt weten over Involv, neem dan gerust contact met ons op voor een korte demo of meer informatie.