>600
Scotland, United Kingdom
Nature and Heritage
We zijn zeer trots om aan te kondigen dat onze klant NatureScot de zilveren award in de wacht heeft gesleept tijdens de “2023 Intranet and Digital Workplace Awards” van Step Two. Dit is een prachtige erkenning van hun succesvolle digitale werkplek, gebouwd op Involv Intranet.
Flexibel en gebruiksvriendelijk intranet ontvangt lof van erfgoedorganisatie
NatureScot, het natuuragentschap van Schotland, had als doel de interne communicatie te verbeteren als onderdeel van hun digitale vernieuwingsstrategie.
Nadat ze een lijst met MVP (Minimal Viable Product) vereisten hadden opgesteld, waren ze op zoek naar een kant-en-klare oplossing die hen in staat zou stellen om stapsgewijze verbeteringen aan te brengen naarmate de bedrijfsbehoeften veranderden. Omdat de organisatie reeds gebruik maakte van het Microsoft ecosysteem werd gekeken naar intranet oplossingen gebouwd op SharePoint.
Het doel voor het project was om een intuïtieve digitale ervaring te creëren, waarbij medewerkers gemakkelijk toegang zouden hebben tot alle benodigde digitale hulpmiddelen en informatie. Dit zou hen in staat stellen om efficiënter te werken en het gevoel van verbondenheid met de organisatie, NatureScot vergroten.
Daarnaast was het als overheidsorganisatie van essentieel belang dat het intranet voldeed aan de wettelijke vereisten op het gebied van toegankelijkheid.
Na een grondig intern testprogramma werkten het Involv-team, NatureScot en Involv partner Core Azure nauw samen om dit te realiseren.
Achtergrond
NatureScot heeft 35 kantoren verspreid over heel Schotland. Het hoofdkantoor ligt in Inverness. Ongeveer 10% van het personeel werkt in de prachtige natuurreservaten van het land, terwijl de rest geniet van een hybride werkomgeving die is afgestemd op hun persoonlijke voorkeuren.
Tijdens het plannen en uitvoeren van een implementatie van M365, zag NatureScot een kans om de digitale transformatie te starten. Er werd besloten een open-source Drupal intranet te gebruiken, wat destijds een baanbrekende stap was voor een overheidsinstelling. Tijdens het project werden waardevolle inzichten opgedaan, die ze met succes hebben toegepast.
De digitalisering van NatureScot kwam in een stroomversnelling tijdens de pandemie, met onder andere een grotere adoptie van Microsoft Teams.
Uitdagingen
De organisatie liep al snel tegen de limieten van Drupal als intranet aan. Drupal is in eerste instantie een platform voor het bouwen van publieke websites en biedt daardoor bijvoorbeeld slechts beperkte mogelijkheden tot integratie met Microsoft 365. NatureScot ging daarom op zoek naar een meer geïntegreerde oplossing.
Een eerste vereiste was dus een oplossing gebouwd op Microsoft 365 (SharePoint). Daarnaast wilde de organisatie ook een kant-en-klare oplossing die kon meegroeien met eventueel veranderende behoeften en kon voldoen aan de MVP-vereisten.
Er werden vijf belangrijke doelen voor het project geïdentificeerd:
– Verbeteren van de informatiestroom door gemakkelijke uitwisseling van inhoud via MS Teams, het intranet en Viva Engage (voorheen Yammer).
– De verbinding met de organisatie en de doelen van NatureScot versterken.
– Faciliteren van efficiëntere werkmethoden.
– Bijdragen aan een tevreden en veilige werkomgeving.
– Voldoen aan wetgeving inzake toegankelijkheid.
Oplossingen
Vanwege de status van NatureScot als overheidsinstelling is het noodzakelijk dat het intranet van de organisatie voldoet aan de wetgeving inzake toegankelijkheid.
In samenwerking met het D.A.W.N.-netwerk (disability, ability, neurodiversiteit) van NatureScot werkten het Involv-team en partner Core Azure een Accessibility mode uit voor het intranet.
Hiermee wordt het Involv-platform opengesteld voor toegankelijkheidstools van derden, zoals schermlezers. Daarbovenop wordt extra contrast gecreëerd waar nodig, om de gebruikerservaring voor slechtzienden te verbeteren.
Deze modus kan aan en uit gezet worden en helpt mensen met slecht zicht om gemakkelijker door functies en pagina’s te navigeren. Het markeert belangrijke inhoud zodat zij steeds zien waar ze zich bevinden op de pagina. Schermlezers kunnen vervolgens de belangrijkste data voorlezen.
Of je nu wel of niet in de toegankelijkheidsmodus bent, je kunt de grootte van de webpagina aanpassen om het lezen gemakkelijker te maken.
Daarnaast voegden we nog een handige functie toe; ‘breadcrumbs’. Hiermee wordt de structuur van het intranet op een eenvoudige manier weergegeven, waardoor het makkelijker wordt om door de site te navigeren.
Foto: De breadcrumb webpart van SharePoint is ontwikkeld om de sitenavigatie makkelijker te maken.
“We zijn er als ondersteunende werkgever om het dagelijks leven van iedereen gemakkelijker te maken. De toegankelijkheidstools van het intranet zijn beschikbaar ongeacht de kenmerken of voorkeuren van mensen op de werkplek.”
Martin Stubbs-Partridge, medewerker interne communicatie, NatureScot
Bekijk NatureScot’s Accessibility Mode in actie in deze YouTube-video:
Microsoft 365 integratie
De integratie van Involv met Microsoft 365 zorgt ervoor dat NatureScot veel flexibeler kan communiceren. Inhoud kan nu moeiteloos aangepast worden aan verschillende doelgroepen.
Op het vorige intranet had de organisatie al wat geëxperimenteerd met forums, maar de meer “sociale” inhoud paste niet goed bij de zakelijke en nieuwsgerelateerde artikelen.
Met Involv heeft NatureScot nu de mogelijkheid om specifieke doelgroepen te targeten. Algemene informatie wordt gepubliceerd op het intranet, meer persoonlijke en collegiale inhoud komt terecht op Viva Engage, en de communicatie over werkgerelateerde taken verloopt via Teams.
Dankzij de aanpasbare webparts van Involv verloopt de gebruikerservaring op het intranet vlekkeloos. Je kunt bijvoorbeeld via een nieuwsbericht jezelf aanmelden voor een evenement, en dit werkt net zo soepel op andere kanalen, zoals Teams en Viva Engage.
Centrale digitale werkruimte
Een ander voordeel van de M365-integratie van Involv is dat het intranet nu fungeert als een centrale digitale hub waar medewerkers toegang hebben tot alle hun digitale werkplektools, inclusief apps van derden.
Het intranet is daarmee veel meer dan alleen een “leuke plek om naartoe te gaan”. Het is een business-first platform dat het hart van de organisatie vormt. Medewerkers kunnen via het intranet nieuws en informatie van NatureScot raadplegen als onderdeel van hun werkdag.
Dit helpt een sterkere band te creëren met de organisatie en haar doelen, maar bespaart medewerkers ook tijd. Alle tools en kennis die ze nodig hebben zijn namelijk altijd binnen handbereik.
Efficiënte en effectieve interne communicatie
Ten opzichte van het oude Drupal intranet biedt Involv verschillende handige functionaliteiten, waardoor de interne communicatie efficiënter en effectiever verloopt.
Dankzij de drag&drop editor is het eenvoudig om inhoud te creëren op een attractieve manier. Zowel tekst, afbeeldingen, kaarten, video’s en andere componenten kunnen aan de content toegevoegd worden.
Daarnaast zijn er vele kleine verbeteringen die het leven van de NatureScot medewerkers makkelijk maken.
Bijvoorbeeld, wanneer de HR-afdeling nieuwe medewerkers aankondigt, kunnen zij nu getagd worden, zodat ze gemakkelijk kunnen worden benaderd door hun collega’s. Voordien waren zij hier beperkt tot een statische lijst.
Een ander voorbeeld is de Evenementen-functie. NatureScot gebruikte voorheen de nieuwsfunctie om collega’s te informeren over evenementen. Vandaag worden events duidelijker weergegeven en kunnen collega’s zich meteen aanmelden en het event aan de agenda toevoegen.
“Als we Involv met ons vorige intranet vergelijken, vallen vooral de vele kleine verbeteringen op. Deze verbeteringen zorgen ervoor dat dingen sneller, makkelijker en effectiever gaan. Bovendien dragen ze bij aan een vlotte werking en maken ze de zaken overzichtelijker. “
Martin Stubbs-Partridge
Medewerker Interne Communicatie, NatureScot
Aantrekkelijk intranet versterkt de boodschap die de organisatie uitdraagt
Het vorige intranet van NatureScot was eenvoudig en had veel links, maar miste visuele aantrekkingskracht. Dit wilde men graag verbeteren met het nieuwe Involv Intranet.
Dankzij de gebruiksvriendelijke paginabouwer en aanpasbare sjablonen van Involv kon het NatureScot-team hun doel realiseren om zeer visuele, natuurgerichte content op de hele site te creëren.
Het afscheid nemen van meer zakelijke afbeeldingen op het oude intranet heeft de organisatiecultuur versterkt en een gevoel van doelgerichtheid bevorderd, wat positieve feedback van het personeel heeft opgeleverd.
Dus, wat is het eindoordeel?
Dit is wat Martin Stubbs-Partridge, projectleider van het intranet traject bij NatureScot nog wist te vertellen over de samenwerking met Involv:
“We hebben na een grondig selectieproces bewust gekozen voor Involv Intranet als onze softwarepartner. Gedurende het gehele proces heeft Involv ons ondersteund en geholpen om onze visie te realiseren: een eenvoudige, slimme en naadloze gebruikerservaring in onze digitale werkomgeving.”
Het prachtige werk van Martin en de rest van het NatureScot team werd intussen beloond met een mooie award.
Al meer dan 15 jaar begeleiden we onze klanten bij het succesvol lanceren van hun intranet, je kan er dus op vertrouwen dat je bij ons in goede handen bent. Plan nu jouw demo in en ontdek alles over onze bekroonde SharePoint intranet oplossing!