In de bouwsector zijn werknemers vaak op diverse locaties te vinden. Of het nu op de bouwplaats is of verspreid over verschillende kantoren, effectieve communicatie is cruciaal maar kan uitdagend zijn. Voeg daarbij de dynamiek van fusies, overnames en een steeds veranderend personeelsbestand, en het plaatje wordt nog complexer.
Maar er is goed nieuws: een goed ingericht intranet kan het verschil maken! Wij hebben de handen ineengeslagen met talloze bouwbedrijven en hier zijn enkele inzichten over hoe je jouw intranet kunt optimaliseren om de interne communicatie naar een hoger niveau te tillen.
Eén intranet voor alle dochterondernemingen
Een veelvoorkomende uitdaging in de bouw is de constante verandering. Grote bouwbedrijven nemen vaak kleinere partijen over.
In plaats van voor elk bedrijf een apart intranet te hebben, is het interessant om één centraal intranetplatform te gebruiken waar alle collega’s en onderaannemers kennis delen en communiceren.
Een uitdaging hierbij is het rechtenbeheer. De beste aanpak is om elke medewerker gasttoegang te geven en elke dochteronderneming haar eigen SharePoint-sites te laten beheren voor beleid en documentatie.
Stel duidelijke regels op voor contentbeheer
Bouwbedrijven opereren vaak op meerdere locaties, zelfs in verschillende landen. Welke taal kies je voor content en hoe prioriteer je wat waar wordt getoond?
Het is een best practice om een hoofdkantoor taal te kiezen voor groepsinformatie en een meertalige functie te introduceren zodat collega’s content kunnen vertalen. Andere content, zoals lokale en info over de dochteronderneming moet in de moedertaal gepubliceerd worden.
Zorg ook voor een overzichtelijke presentatie van de content. Geef cruciaal bedrijfsnieuws extra aandacht, bijvoorbeeld door het te highlighten met een opvallende banner bovenaan de pagina.
Koppel elk dochterbedrijf’s personeelsoverzicht aan een centrale Employee Directory.
Eén van de handigste functies van een intranet is de employee directory, waarmee je eenvoudig collega’s kunt opsporen. De uitdaging zit hem echter in het verbinden van meerdere dochterondernemingen met de hoofdonderneming’s employee directory.
Technisch is het een uitdaging, maar met de juiste kennis en expertise is het zeker te realiseren. Zo krijgt iedereen, waar dan ook, toegang tot de profielen van de hele organisatie.
Snelkoppelingen voor directe toegang tot cruciale info
In de bouw, net als overal, willen medewerkers vlot bij informatie kunnen. Denk aan vakantieaanvragen, veiligheidsvoorschriften of zelfs waar je lunch bestelt!
Waar we vroeger onze broodjes via fax of mail bestelden, kunnen we nu dankzij de snelkoppelingen van het intranet meteen aan bijvoorbeeld de lunch-app!
Deze snelkoppelingen bieden ook ruimte voor een prikbord met aankondigingen. Ideaal voor het delen van informeler nieuws, zoals geboortes, verjaardagen en pensioenfeestjes.
Bied een mobiele app aan voor alle medewerkers.
Als elke dochteronderneming beschikt over een Microsoft 365-licentie, kan iedereen toegang krijgen tot het intranet via een mobiele app. Zo kunnen medewerkers die vooral op de bouwwerf actief zijn onderweg de content raadplegen en zelfs foto’s en nieuwsartikelen uploaden direct vanaf de bouwlocatie.
Echter, dit is slechts één kant van het verhaal. Veel bouwbedrijven werken projectmatig met tijdelijke krachten. Deze collega’s krijgen niet automatisch een M365-licentie, waardoor ze geen directe toegang hebben tot het intranet.
De oplossing? Geef deze medewerkers ‘gast’ toegang. Hiermee kunnen ze content bekijken, maar niet bijdragen of reageren.
Agenda & Planning
De bouwwereld kent talloze deadlines en projectuitdagingen. Gebruik je intranet voor een gedeelde agenda: volg vergaderingen, deadlines, projectplanningen en bedrijfsevents. Zo blijft iedereen up-to-date en minimaliseer je planningsconflicten.
Interne communicatie in de bouw optimaliseren: 5 top tips
In de bouwsector is effectieve communicatie essentieel. Slechte communicatie kan leiden tot misverstanden, fouten, vertragingen en veiligheidsproblemen.
We geven je onze beste tips voor krachtige interne communicatie:
1. Wees duidelijk & consistent
Zorg voor heldere en eenduidige berichtgeving. Gebruik eenvoudige taal en vermijd vakjargon. Technische termen? Maak ze inzichtelijk zodat iedereen de informatie begrijpt.
2. Update regelmatig
Houd iedereen op de hoogte over projecten, deadlines en bedrijfsnieuws om misverstanden te voorkomen.
3. Varieer in communicatiemiddelen
Niet iedereen communiceert op dezelfde manier. Combineer e-mails, persoonlijke gesprekken, telefoontjes, videovergaderingen en je intranet.
4. Veiligheid eerst
Regelmatige updates over veiligheidsprotocollen zijn essentieel. Zorg dat iedereen goed getraind blijft en altijd op de hoogte is.
5. Wees transparant
Openheid creëert vertrouwen. Deel doelen, uitdagingen en successen om betrokkenheid en een open bedrijfscultuur te stimuleren.
Lees onze casestudie:
Ontdek hoe leverancier van bouwmaterialen Lecot hun intranet inzet om alle informatie centraal te verzamelen en de communicatie en interactie tussen medewerkers te versterken.
Het nieuwe intranet is perfect afgestemd op onze organisatie: gebruiksvriendelijk, centraal en altijd en overal toegankelijk, zelfs mobiel. Dit resulteert in meer efficiëntie en één centrale plek voor cruciale communicatie.
Wil je weten hoe je jouw intranet kunt optimaliseren voor interne communicatie?
Plan vandaag nog een demo met onze experts voor tips en advies!