De financiële dienstverlening is één van de meest gereguleerde sectoren, waarin open en effectieve interne communicatie niet zo eenvoudig is.
Het omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie – denk aan klantgegevens en financiële overzichten – maakt veilige communicatie en databescherming een serieuze uitdaging.
Voeg daar de continue stroom van regelgeving en beleidsupdates aan toe. Het doorspelen van deze wijzigingen naar medewerkers in allerlei afdelingen is vaak een complexe en tijdrovende klus, zeker met een groot en verspreid team. En laten we de groei van hybride werken sinds de pandemie niet vergeten.
Hoe zorgen interne communicatieprofessionals dat zo’n divers team betrokken, geïnformeerd en verbonden blijft?
We spraken met enkele van onze klanten uit de financiële sector over hoe zij hun intranet tactisch inzetten.
Dit is wat we ontdekten:
1. Centraal digitaal platform
Het intranet is een centraal digitaal communicatieplatform wanneer het gebruikt wordt om medewerkers te informeren met bedrijfsaankondigingen, nieuwsupdates en belangrijke meldingen.
In een sector waar werknemers overal en nergens zitten, is het essentieel om alle informatie overzichtelijk op één veilige plek te hebben, zoals een intranet gebaseerd op Microsoft 365.
Door je content als ‘verplicht’ te labelen, zorg je ervoor dat het door meer mensen gezien wordt.
2. Sociaal intranet
Een intranet is ideaal voor officiële berichten, maar een modern intranet stelt medewerkers ook in staat om op een informelere manier met elkaar te communiceren via sociale functies zoals de Viva Engage-integratie (vroeger Yammer).
Zo’n veilige plek om te sparren, ideeën te delen en tips uit te wisselen maakt niet alleen dat je team zich meer betrokken voelt, het verkleint ook het risico op ‘schaduw IT’, waarbij medewerkers naar onveiligere platformen zoals WhatsApp uitwijken.
3. Documentbeheer
Bedrijven in de financiële sector hebben te maken met enorme hoeveelheden gevoelige informatie, waaronder financiële overzichten, klantgegevens en juridische documenten. Bovendien zijn er vaak regels en voorschriften over hoe lang documenten bewaard moeten worden.
Intranetplatformen bieden solide documentbeheer functies: medewerkers kunnen veilig bestanden uploaden, bewaren, ordenen en vinden. Plus, je hebt controle over versies. Dit zorgt ervoor dat de juiste mensen snel en gemakkelijk toegang hebben tot de juiste documenten.
4. Zelfbedieningsintranet
Of het nu gaat om het boeken van jaarlijks verlof, het indienen van een supportticket of het declareren van onkosten, niemand in de financiële dienstverlening heeft tijd om eeuwig te zoeken naar het juiste formulier.
Moderne intranetten bieden zelfbedieningsfuncties waarmee medewerkers deze documenten direct via het platform kunnen invullen. Zodra het is ingevuld, wordt een goedkeuringsproces gestart dat ze in real-time kunnen volgen.
Je kunt medewerkers zelfs via het intranet hun lunch laten reserveren. Niets stimuleert herhaalbezoeken meer dan het zien van wat er ‘s middags op het menu staat.
5. Integratie van derden
Met integraties van derden maak je van je intranet dé digitale werkplek. Zo hebben financiële professionals direct toegang tot alle tools die ze nodig hebben, wat de productiviteit boost.
Voor wie al Microsoft 365 gebruikt, maakt een daarop gebouwd intranet de integratie met alle M365-apps kinderspel.
6. Mobiel
Er is altijd al een link geweest tussen de ervaring van medewerkers en die van klanten. Met een mobiel intranet voelt je team zich meer verbonden én hebben ze alle info direct bij de hand, waar ze ook zijn. Zo kunnen ze klanten nog beter van dienst zijn.
Moderne intranetten beschikken over hun eigen gepersonaliseerde app, waarmee medewerkers toegang hebben tot nieuws, documenten, de medewerkerslijst, agenda en mails.
Zit jij in de financiële dienstverlening en wil je weten hoe je jouw intranet nog slimmer inzet?
Regel vandaag nog een demo met één van onze experts voor de beste tips en tricks.