In de moderne werkomgeving is het essentieel om de juiste digitale tools en platforms te gebruiken om efficiëntie en productiviteit te verhogen. Het intranet speelt een centrale rol in deze digitale transformatie. In dit artikel leggen we uit hoe het intranet fungeert als toegangspoort voor de digitale werkplek en waarom dit cruciaal is voor moderne organisaties.
Deze blogpost is gebaseerd op een webinarreeks verzorgd door Pascal Herreweghe, Digital Communication Expert en Customer Success Manager bij Involv, en Christiaan Lustig, Expert Interne Communicatie & Digital Employee Experience en tevens ook auteur van het boek ‘Digital employee experience‘.
1. De digitale werkplek: Wat is het en waarom is het belangrijk?
Een digitale werkplek is een verzameling van alle digitale tools die een organisatie gebruikt om werknemers in staat te stellen hun werk te doen. Dit kan variëren van e-mail en instant messaging tot projectmanagementsoftware en cloudopslag. Het doel van de digitale werkomgeving is de interne communicatie te verbeteren, medewerkers te informeren, meer samenwerking te bevorderen en communityvorming te stimuleren.
De digitale werkplek is cruciaal omdat het werknemers de flexibiliteit geeft om overal en altijd productief te zijn. Het verbetert de communicatie en samenwerking en zorgt voor een naadloze integratie van verschillende tools en platforms.
2. Het intranet als centrale hub
Het intranet fungeert als de centrale hub van de digitale werkplek. Het verbindt alle andere tools en platforms en biedt een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke interface waar werknemers snel toegang hebben tot de informatie en middelen die ze nodig hebben. Christiaan Lustig benadrukt dat het belangrijk is om eerst na te denken over de doelstellingen en doelgroep van het intranet voordat je begint met de implementatie.
3. Doelstellingen van een modern intranet
Een modern intranet heeft verschillende doelstellingen:
- Informatievoorziening: Het moet eenvoudig zijn om informatie te vinden en te delen.
- Communicatie: Het moet de communicatie binnen de organisatie verbeteren, zowel top-down als bottom-up.
- Samenwerking: Het moet samenwerking tussen teams en afdelingen bevorderen.
- Cultuur: Het moet bijdragen aan het ontwikkelen en versterken van de bedrijfscultuur.
- Procesondersteuning: Het moet de dagelijkse werkprocessen ondersteunen en efficiënter maken.
4. Praktische implementatie van een digitaal werkplek-intranet
Bij de implementatie van een intranet is het cruciaal om een duidelijke missie en doelen te definiëren. Gebruik modellen zoals het Digital Workplace Mission Statement Model van Oscar Berg en Henrik Gustafsson, of de vijf doelstellingen van James Robertson om deze te bepalen. Betrek alle relevante stakeholders, inclusief eindgebruikers, bij dit proces om ervoor te zorgen dat het intranet aan hun behoeften voldoet.
Christiaan benadrukt het belang van het betrekken van eindgebruikers in het volledige proces: “Het is essentieel om te begrijpen wat de eindgebruiker nodig heeft en hoe het intranet hun dagelijkse werkzaamheden kan ondersteunen. Gebruik tools zoals Mural, Miro of Whiteboard van Microsoft 365 om deze input digitaal te verzamelen.”
5. Het landschapsmodel
Veel organisaties beschikken over een divers landschap van digitale tools en applicaties die naast elkaar bestaan. Denk hierbij aan HR-systemen zoals Youforce, IT-servicebeheer zoals Topdesk, en financiële administratie zoals Afas. Het intranet fungeert in dit model als een verbindend platform dat deze uiteenlopende tools samenbrengt.
Naast formeel ondersteunende tools bestaan er ook vaak applicaties die buiten de formele IT-ondersteuning vallen, de zogenaamde ‘shadow IT‘, zoals Trello of Google Drive. Hoewel deze tools niet officieel worden ondersteund, vervullen ze vaak cruciale behoeften en moeten ze daarom ook worden geïntegreerd in de bredere digitale werkomgeving.
6. Het hybride model
Bij een hybride model fungeert het intranet als verbindende laag tussen verschillende systemen en tools. Hier is het geen allesomvattende oplossing, maar een flexibele interface die toegang tot andere applicaties faciliteert. Dit model erkent dat er altijd externe tools zullen zijn die niet volledig geïntegreerd kunnen worden, maar streeft ernaar om de gebruikerservaring zo naadloos mogelijk te maken.
Sam Marshall van ClearBox Consulting vergelijkt het met een stad, waar verschillende gebouwen (applicaties) hun eigen functies hebben, maar geen gemeenschappelijke toegangspoort delen. Organisaties moet ervoor zorgen dat hun intranet integreert met de tools die medewerkers al gebruiken, zoals Microsoft Teams, om een samenhangende digitale werkplek te creëren.
Involv is daarnaast door Clearbox opnieuw bekroond als beste intranetoplossing.
7. Digital Employee Experience (DEX)
Een essentieel aspect van de moderne digitale werkplek is de Digital Employee Experience (DEX), die steeds belangrijker wordt. Dit concept omvat alle digitale interacties die medewerkers hebben binnen hun werkomgeving en richt zich op het optimaliseren van deze ervaringen om te voldoen aan hun behoeften en verwachtingen. Zoals Christiaan Lustig aangeeft: “De Digital Employee Experience draait om het creëren van een werkomgeving waarin digitale tools en processen zo zijn ontworpen dat ze de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers ondersteunen en verbeteren.”
Het verbeteren van de DEX begint met het begrijpen van de huidige ervaringen van medewerkers met digitale tools. Dit kan worden bereikt door middel van enquêtes, interviews en het analyseren van gebruiksgegevens. Op basis van deze inzichten kunnen organisaties strategieën ontwikkelen om de DEX te verbeteren, zoals het implementeren van gebruiksvriendelijke tools, het bieden van adequate training en ondersteuning, en het continu monitoren en aanpassen van de digitale werkomgeving.
8. De rol van Involv bij de digitale transformatie
Involv speelt een cruciale rol in de digitale transformatie door organisaties te ondersteunen bij de overgang naar een moderne digitale werkplek. De intranetoplossing van Involv, gebaseerd op SharePoint, voegt extra functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid toe aan het platform. Involv zorgt ervoor dat het intranet niet alleen een informatiebron is, maar ook een krachtig hulpmiddel voor samenwerking en productiviteit. Het platform is flexibel en kan worden gepersonaliseerd om aan de unieke behoeften van elke organisatie te voldoen.
“Involv is ontworpen om de gebruiksvriendelijkheid van SharePoint te verbeteren door een extra UX-laag toe te voegen en flexibele aanpassingen aan de uitstraling en functionaliteit mogelijk te maken. Hierdoor kunnen organisaties een intranet creëren dat naadloos aansluit bij hun cultuur en specifieke behoeften.”
– Pascal Herreweghe
Conclusie
Het intranet speelt een cruciale rol in de moderne digitale werkplek door als centrale hub te fungeren die alle digitale tools en platforms met elkaar verbindt. Door een heldere mission statement en duidelijke doelstellingen te definiëren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun intranet zowel effectief als gebruiksvriendelijk is. Involv biedt een krachtige oplossing die organisaties ondersteunt bij deze transformatie, met een naadloze integratie van alle benodigde tools.
Wil je meer weten over hoe Involv jouw organisatie kan helpen bij de digitale transformatie? Neem dan contact met ons op voor een gratis demo of meer informatie. Ontdek hoe ons platform je interne communicatie en samenwerking kan verbeteren en je organisatie kan versterken met een succesvolle digitale werkplek.