80
België
Intergemeenlijke samenwerking
SOLVA is een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat ondersteuning biedt aan 21 steden en gemeenten in de regio Vlaamse Ardennen en een deel van de Denderstreek. De organisatie levert een breed scala aan diensten, waaronder op het gebied van klimaat en energie, mobiliteit, wonen, ondernemen en economie, regiowerking, publieke infrastructuur, ruimte en preventie. Het team van SOLVA bestaat uit ongeveer 80 medewerkers. waarvan een deel hybride werkt, met een combinatie van thuiswerken en werken op locatie bij de gemeenten die zij ondersteunen.
Uitdagingen
Toen Kristof bij SOLVA begon, ontdekte hij dat het bestaande “intranet” in feite een dropbox/mappenstructuur was. Als communicatieverantwoordelijke vond hij een functioneel intranet essentieel, met name om verwarring rondom de meest recente documenten te vermijden. Vaak was er onduidelijkheid over welke versie van een document de juiste was, wat leidde tot tijdsverlies en frustratie. Daarnaast hoorde Kristof van verschillende afdelingen dat er veel tijd werd verspild aan het beantwoorden van vragen via e-mail over zaken als verlofregelingen en kostennota’s.
Een centraal platform zou dit mailverkeer kunnen kanaliseren en vereenvoudigen.
Keuze voor Involv
Kristof was op zoek naar een intranetoplossing die eenvoudig te implementeren was en gebruiksvriendelijke tools bood, gezien het ontbreken van een interne IT-afdeling bij SOLVA. De keuze viel op Involv, mede vanwege de out-of-the-box functies en de ondersteuning die het platform bood. Omdat de medewerkers al gewend waren aan werken in de Microsoft-omgeving, zoals in Teams, was een Microsoft-gebaseerd systeem een logische keuze. Het implementatieproces verliep snel, waardoor het intranet tijdig live kon gaan en synchroon kon lopen met de geplande interne kantoorveranderingen.
“De positieve ervaringen van andere gemeentebesturen met Involv, gecombineerd met de gebruiksvriendelijke tools en snelle implementatie, maakten de keuze voor Involv vanzelfsprekend.
— Kristof Dhaene
Kristof D’haene
Verantwoordelijke marketing & communicatie
Installatie & Implementatie
Het project werd intern geleid door Jonas, die verschillende workshops organiseerde.
Vier medewerkers van SOLVA namen hieraan deel: twee van HR en collega’s van marketing en communicatie. HR speelt een actieve rol bij het aanleveren van content, terwijl het communicatieteam verantwoordelijk is voor het plaatsen van deze informatie op het intranet .
Kristof vindt dat de workshops bijzonder soepel verliepen en staat nog wekelijks in contact met het Involv-team, waarbij hij telkens tevreden is over de voortgang en samenwerking.
Dagelijks gebruik en voordelen
De communicatieverantwoordelijk bij SOLVA, Kristof, duikt elke dag in de wereld van het intranet en zorgt ervoor dat alles soepel blijft draaien. Hij verzorgt wekelijks frisse updates.
Na vier maanden live te zijn, heeft het intranet zich ontwikkeld tot een levendig kenniscentrum, boordevol handige how-to video’s en essentiële informatie over processen. Quick links naar softwareprogramma’s zoals tijdregistratie zijn beschikbaar, maar het intranet biedt meer dan alleen nuttige info.
Het platform bevat ook luchtigere inhoud, zoals de vaste rubriek ‘In the Picture’. Hier worden foto’s gedeeld die collega’s insturen, bijvoorbeeld vakantiefoto’s met hun SOLVA-drinkfles of SOLVA-kleding. Deze rubriek zorgt ervoor dat collega’s op een persoonlijke manier betrokken raken bij het intranet.
Creatieve acties & Initiatieven
Aangezien het intranet nog niet zo lang in gebruik is, bedenken ze bij SOLVA creatieve manieren om medewerkers enthousiast te maken en hen het intranet te laten gebruiken. Zo hebben ze bijvoorbeeld een teambuildingactiviteit gepland in september, maar de details zoals locatie en activiteiten zijn nog niet bekendgemaakt. In plaats daarvan zullen ze hints hierover verspreiden onderaan bepaalde nieuwsartikelen op het intranet. Dit is een speelse manier om medewerkers naar het intranet te lokken en hen te stimuleren het regelmatig te bezoeken.
Involv Cast
Solva maakt ook gebruik van Involv Cast. Tijdens het Europees kampioenschap voetbal werden dagelijkse pronostieken en resultaten gedeeld op de cast-schermen, wat de betrokkenheid van de medewerkers verhoogde en een gevoel van saamhorigheid creëerde.
Daarnaast worden op de schermen ook alledaagse zaken gedeeld, zoals de soep van de dag, om medewerkers op de hoogte te houden van het dagelijkse reilen en zeilen binnen de organisatie.
Toekomstplannen
Bij Solva zijn ze tevreden over het intranet. Problemen waar ze vroeger tegenaan liepen, zoals het niet weten wat de recentste versie van een document was en een overvloed aan e-mails, kunnen nu gemakkelijk worden opgelost door collega’s door te verwijzen naar het intranet.
Ze kijken ernaar uit om het intranet in de komende maanden verder te vullen met content en nieuwe manieren te ontdekken om het effectief in te zetten.