Het opzetten van een intranet is slechts het begin. Om ervoor te zorgen dat het intranet zijn doelen blijft behalen en steeds waarde toevoegt aan je organisatie, is het essentieel om regelmatig de effectiviteit te meten zodat je weet hoe je het kan verbeteren.
Deze blogpost is gebaseerd op een webinarreeks verzorgd door Pascal Herreweghe, Digital Communication Expert en Customer Success Manager bij Involv, en Christiaan Lustig, Expert Interne Communicatie & Digital Employee Experience en tevens ook auteur van het boek ‘Digital employee experience‘.
1. Terug naar de basis: Het doel van je intranet
Om te weten of je intranet goed functioneert, moet je eerst teruggaan naar de kern, namelijk: Waarom heb je het intranet opgezet? Het is belangrijk om regelmatig stil te staan bij de oorspronkelijke doelen en je af te vragen of ze nog steeds relevant zijn. Je intranet moet aansluiten bij de veranderende behoeften van zowel medewerkers als de organisatie. Plan bijvoorbeeld elke zes maanden of jaarlijks een evaluatie om er zeker van te zijn dat je intranet een levendig, nuttig platform blijft dat met je organisatie meegroeit.
2. Gebruikersfeedback: De kracht van directe input
Eén van de meest eenvoudige, maar vaak vergeten manieren om je intranet te verbeteren, is directe feedback van gebruikers te verzamelen. Zoals Pascal aangeeft: “Gewoon iemand in de wandelgangen vragen wat ze van het intranet vinden, kan al waardevolle inzichten opleveren.” Het informele gesprek is een makkelijke en toegankelijke manier om snel te ontdekken wat werkt en wat niet. Naast deze spontane feedback bieden korte enquêtes en interviews een gestructureerde aanpak om meer gedetailleerde inzichten te krijgen.
3. Het fundament: Data-analyse
Hoewel gebruikersfeedback belangrijk is, vormt data-analyse de basis voor een objectieve evaluatie. Tools zoals Google Analytics of Matomo geven je een helder beeld van hoe je intranet wordt gebruikt—denk aan klikpaden, de populairste pagina’s, en zoekgedrag. Deze gegevens bieden waardevolle inzichten waarmee je gerichte verbeteringen kunt doorvoeren.
Zoals Christiaan stelt: “Als je ziet dat veel gebruikers bij stap vier van een proces afhaken, dan weet je waar je actie moet ondernemen. Door specifieke knelpunten te identificeren, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren die het gebruik van je intranet aanzienlijk verbeteren.”
4. Efficiëntie vs. impact: het verschil begrijpen
Bij het meten van de prestaties van je intranet is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen efficiëntie en impact. Efficiëntie gaat vooral over bereik: denk aan het aantal bezoekers of paginaweergaven. Impact kijkt dieper en richt zich op gedragsverandering. Hierbij stellen we ons volgende vraag: Ondersteunt het intranet de medewerkers echt in hun dagelijkse werk en draagt het bij aan de organisatiedoelen? Pascal benadrukt dat impact meer is dan alleen bereik. Het gaat erom te begrijpen hoe het intranet de dagelijkse werkzaamheden van je medewerkers ondersteunt en verbetert. Door gebruik te maken van enquêtes en interviews krijg je waardevolle inzichten in hoe je intranet daadwerkelijk bijdraagt aan de organisatie.
5. Korte bevragingen en regelmatige evaluaties
Een veelgemaakte fout binnen organisaties is om alleen aan het einde van het jaar een grote enquête uit te sturen. Dit kan overweldigend zijn voor gebruikers en leidt vaak tot gemiste inzichten. Door regelmatiger kortere, gerichte bevragingen te doen, verzamel je sneller en actuelere feedback zonder je gebruikers te overbelasten. Het is belangrijk om het ideale ritme voor jouw organisatie te bepalen, of dat nu kwartaalenquêtes, maandelijkse vragenlijsten of een andere frequentie is.
6. De kracht van community management
Een succesvol intranet ontstaat niet zomaar. De betrokkenheid van gebruikers is cruciaal want een goed intranet bouw je niet alleen. Een community manager speelt hierbij een cruciale rol. Die verzamelt waardevolle feedback en stimuleert samenwerking binnen de organisatie. De stem van de eindgebruiker betrekken in het doorontwikkelingsproces is één van de sleutels tot een succesvol intranet. Door actief met de gebruikers in contact te blijven, zorg je ervoor dat het intranet blijft aansluiten op hun behoeften en verwachtingen.
7. Impact meten in de praktijk
Naast data-analyse en bevragingen kan je nog een stap verder gaan door te kijken naar de zoekresultaten op je intranet. Dit laat je zien welke informatie medewerkers actief zoeken en waar ze mogelijk vastlopen. Op basis van deze inzichten kun je de navigatie verbeteren, zodat gebruikers makkelijker vinden wat ze nodig hebben. “Als bepaalde informatie veel wordt gezocht, kan dit erop wijzen dat deze te ver is weggestopt en prominenter aanwezig moet zijn”, stelt Pascal. Optimalisaties als deze maken je intranet gebruiksvriendelijker en effectiever.
Conclusie
Het meten en verbeteren van je intranet is geen eenmalige taak, maar een doorlopend proces. Regelmatige evaluaties, feedback van gebruikers en grondige data-analyse zijn essentieel om ervoor te zorgen dat je intranet aansluit bij de behoeften van je organisatie en medewerkers. Door efficiëntie en impact goed te begrijpen en te meten, krijg je een helder beeld van de echte waarde van je intranet en kun je het gericht blijven verbeteren.
Heb je vragen over hoe je deze stappen kunt toepassen in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat je intranet niet alleen functioneel, maar ook relevant en waardevol is voor al je medewerkers.