Werknemersbetrokkenheid verhogen? Profiteer van deze 9 trends binnen interne communicatie

In tijden van transformatie is interne communicatie de lijm die bedrijven samenhoudt. Het is daarom geen wonder dat IC (interne communicatie) groeit zowel in relevantie als in het aantal werknemers dat er zich mee bezig houdt. Uit een recent onderzoek van Ragan Communications is gebleken dat de IC-budgetten in de nabije toekomst de meeste kans maken op een stijging.

1.     Snel en beknopt

Een onderzoek van het Pew Research Center toonde aan dat mensen onder de leeftijd van 35 een “nood aan onmiddellijke voldoening” en “verlies van geduld” ervaren. Naarmate de internetsnelheden toenemen, zijn mensen minder bereid om te wachten op websites die laden, video’s die bufferen en collega’s die moeten antwoorden op een bericht of mail.

Hoewel het idee van directe communicatie niet nieuw is, is de effectieve betekenis ervan veranderd door de hyper verbonden levens die we tegenwoordig hebben.

Interne communicatie op de werkplek is geen uitzondering. Om verbondenheid te creëren met de nieuwe generatie werknemers, bestaande uit millenials en de generatie Z, moeten berichten kort en gericht zijn en idealiter worden ze niet langer via e-mail bezorgd.

Snelheid vraagt daarom meer en gerichte updates. Dit betekent dat communicatie niet langer van één persoon naar vele kan doorstromen, maar dat dit tegelijkertijd, vanaf meerdere bronnen, moet worden verspreid. Het is geen slecht idee om part-time redacteurs aan te stellen om dagelijkse updates te delen en de daaropvolgende vragen en feedback te behandelen.

2.     Bedrijfscultuur

Jonge bedrijven, vooral startups, hechten veel meer waarde aan bedrijfsbeleid en -cultuur. Waarom? Omdat dit een vereiste is van hun personeel.

Generatie Z en millenials zijn op zoek naar bedrijven die aansluiten bij hun eigen waarden, verplichtingen en doelen. Volgens een studie van Deloitte University Press beschouwen HR verantwoordelijken cultuur en betrokkenheid dan ook als hun grootste uitdaging.

Bijgevolg is de band tussen IC en deze kernwaarden sterk gegroeid. Het is niet alleen belangrijk om uw waarden op te nemen in de interne communicatiestrategie, maar ook om de manieren te benadrukken waarop u deze waarden probeert te verwezenlijken.

Hoe u dat doet? Door de daad bij het woord te voegen. Integreer de cultuur en waarden van de organisatie in uw eigen acties en geef zo het goede voorbeeld. De bedrijfscultuur moet meer zijn dan slechts een paar woorden op een muur. Het moeten uitvoerbare richtlijnen zijn en de hele organisatie moet deze als een familie omarmen. Het implementeren van een dergelijke cultuur begint bij het aanwervingsproces waar “bij het team passen” even belangrijk moet zijn als de vereiste competenties. Al tijdens het aanwervingsproces is het daarom belangrijk om ook de waarden van uw bedrijf te communiceren. Het gaat zelfs zo ver als het creëren van een fysieke kantooromgeving die aansluit op deze visie en hierdoor de beste werknemerservaring mogelijk maakt.

Daarnaast helpen teamevents, trainingen en werknemersvoordelen om uw ideeën te verspreiden, maar deze zullen ook bepalen hoe uw werknemers denken over en reageren op de cultuur.

📄 Lees meer: Hoe brengt u een cultuur van samenwerking tot stand in uw organisatie.

3.     Werken van overal behalve het kantoor

Volgens een onderzoek van PricewaterhouseCoopers (PWC) waarderen werknemers van alle generaties flexibiliteit in hun werk. Dit omvat planning en kantoorinfrastructuur, maar ook de locatie van waaruit ze werken. Dit kan verklaren waarom het aantal freelancers de laatste jaren sterk toeneemt in Vlaanderen.

Deze ontwikkeling heeft geleid tot wat de ‘gig-economie’ (ook wel “flexconomie” of “people first economy”) wordt genoemd. Hierin gaan bedrijven korte termijn contracten aan met onafhankelijke werknemers om tijdelijke projecten op te vangen.

De uitdaging voor interne communicatie verantwoordelijken is om de beste manieren te vinden om met deze externe werknemers te communiceren. Niet alleen om ze in de informatie-loop te houden, maar ook om ze te integreren in het bedrijf.

Het is belangrijk om de behoeften van een versnipperd personeelsbestand te erkennen en iedereen te betrekken via meerdere kanalen om hen te bereiken, waar ze zich ook bevinden. Denk daarbij bijvoorbeeld  aan apps, sms-berichten, push-notificaties en sociale media.

Mobiele communicatie-oplossingen zorgen voor verbondenheid met freelancers en medewerkers die vanop afstand werken uit verschillende afdelingen , terwijl u tegelijkertijd de samenwerking bevordert.

4.     Video

“Een foto zegt meer dan duizend woorden” is een populair gezegde. Maar wist u dat een video van één minuut eigenlijk het equivalent van 1,8 miljoen woorden of 3.600 pagina’s tekst waard is?

Content delen via video zorgt ervoor dat uw boodschap vaker gehoord wordt. Een onderzoek van Hubspot toonde aan aan dat meer dan de helft (55%) van hun gebruikers hun video’s bekijkt, een pak meer dan de 33% gebruikers die de interactieve artikelen leest en 29% die de blogs leest.

Op de vraag welk materiaal gebruikers in de toekomst meer willen zien, kreeg men het volgende antwoord:

“Video moet bovenaan de lijst staan als u wil slagen in het correct overbrengen van moeilijke onderwerpen naar de werknemers.”

Het is zeer waarschijnlijk dat de meerderheid van de interne communicaties, trainingen, belangrijke nieuwsitems en aankondigingen nu via video zullen worden gecommuniceerd.

5.     Werknemers als ‘content creators’

In lijn met de videotrend hebben millenials en generatie Z ook een grote vraag naar authenticiteit. Net als de bedrijfscultuur, draagt deze eigenschap bij tot de reputatie van de werkgever. Authenticiteit kan u implementeren door werknemers de kans te geven zelf zaken te delen met elkaar.

Medewerkers worden de belangrijkste stem die een bedrijf te bieden heeft. ‘Social advocacy‘ programma’s moedigen medewerkers aan om hun gedachten, updates en ideeën te delen.

Deze stem is niet alleen authentieker dan die van een manager, maar geeft ook verschillende locaties en werknemers de mogelijkheid om zichzelf te uiten. Bovendien zorgt inhoud die wordt gedeeld door medewerkers voor 8 keer meer betrokkenheid dan inhoud die wordt gedeeld door officiële kanalen van een bedrijf.

Uw werknemers omvormen tot content creators zorgt voor decentralisatie op de werkplek en voegt een peer-to-peer gevoel toe aan de top-down cultuur in communicaties. Door uw werknemers voorop te stellen, verbetert u de ‘employer brand’, de bedrijfsreputatie onder werknemers.

Om uw werknemers aan te moedigen zaken te delen en deel te nemen aan discussies, moeten uw interne communicatiekanalen zich richten op het verspreiden van inhoud die hen rechtstreeks raakt en interesseert. Maak het bovendien interactief door opmerkingen, delen en vind-ik-leuks in te schakelen.

6.     Peer-to-Peer of horizontale communicatie

Terwijl ‘peer pressure’ (ofwel groepsdruk) je kan verplichten naar Game of Thrones te kijken terwijl je dat helemaal niet wilt, kan peer-to-peer communicatie effectief een krachtige productieve invloed hebben op de manier waarop werknemers hun job uitvoeren.

‘Peers’ geven constante feedback en moedigen verdere samenwerking aan, twee centrale factoren van werknemerscommunicatie en teamwork. Horizontale communicatie verspreidt kennis binnen een bedrijf en verlicht het werk van een manager omdat hij/zij niet langer zelf de nodige berichten over verschillende departementen hoeft te versturen.

Een efficiënte communicatie bevordert kennis, verspreidt inzichten en helpt mensen hun talenten te benutten.

Interne communicatie moet focussen op peer-to-peer samenwerking door het belonen van teamwerk, het delen ervan aan te moedigen en teamdoelstellingen te bepalen. Bovendien zullen team events die de bedrijfscultuur promoten de gevoelens van eenheid versterken en onderlinge banden versterken.

Extra voordeel; het is bewezen dat goede onderlinge banden/relaties het werk net zo plezierig kunnen maken als onze vrije tijd.

7.     Bereik (mobile apps zijn ‘the way to go’)

Binnen communicatie wordt constant gestreefd naar een groter bereik omdat bereik relevantie betekent. Uw doel moet zijn om al uw werknemers te bereiken en betrekken, ongeacht waar ze zich bevinden.

Daarom moet u voortdurend op zoek naar technische en creatieve oplossingen die het beste IC-concept kunnen leveren en werknemersbetrokkenheid garanderen. Er zijn veel verschillende kanalen om uit te kiezen, maar zeker apps zijn een duidelijke trend. Een interne communicatie-app is mobiel, digitaal en ondersteunt pushmeldingen. Een game changer als het gaat om het verzenden van zakelijke informatie.

📄 Lees meer: 5 manieren waarop een mobiele intranet-app jouw externe werknemers kan helpen

8.     Meten

Volgens een recent raport van Ruder-Finn is slechts 16 procent van de bedrijven tevreden met hun mogelijkheden om de efficiëntie van interne communicatie te meten. Het meten van interne communicatie en betrokkenheid is moeilijk. Wilt u het rendement op uw investering kunnen bepalen, dan kan u alvast deze 6 KPI’s gebruiken om het succes van uw intranet en interne communicatie te meten.

Door uw interne communicatie te meten, kunt u de huidige efficiëntie ervan bekomen en verhogen. Live statistieken zijn steeds belangrijker geworden en we kunnen zo een hele reeks onderwerpen directer en nauwkeuriger meten dan ooit tevoren. Denk aan inkomende verzoeken, gebruik van het intranet en het bereik ervan.

Daarnaast kunnen meetresultaten op twee manieren worden gebruikt: managers overtuigen van het belang van een bepaald topic – waardoor de sterke en zwakke punten duidelijker worden – en de interesses van uw werknemers beter te begrijpen.

En het allerbelangrijkste: met cijfers bij de hand hebt u waardevol bewijsmateriaal om uw concrete acties te ondersteunen.

9.  Interne en externe communicatie lopen in elkaar over

Interne en externe communicatie zijn met elkaar verbonden, ongeacht waar uw teams zitten of aan wie zij rapporteren. Het is essentieel om beide doelgroepen in gedachten te houden bij het maken van uw berichten, zelfs als u verplicht bent de focus of toon te wijzigen. U zou nooit iets aan de ene doelgroep mogen melden dat u  liever niet tegen de andere vertelt.

Maar verwaarloos je interne communicatiekanalen niet omdat de externe zo overweldigend zijn. U hebt een werkend kanaal nodig dat u beheert en meet om duidelijk de boodschap van uw bedrijf te verspreiden.

Organisaties moeten snelle, interactieve en betrouwbare kanalen opzetten om alle werknemers te bereiken. De beste manier om dat te doen is via een mobiele oplossing. Zoals zo vaak is een combinatie van nieuwe procedures, vaardigheden en technologie vereist om vertrouwen en transparantie te creëren. Hierdoor kunnen bedrijven de controle behouden over de berichten die ze verzenden, in plaats van ruimte te laten voor individuele misinterpretaties.