Maatschappelijke zorgorganisatie
Toen Blue Triangle de samenwerking met Involv aanging, was de organisatie al volop bezig met een ingrijpende digitale transformatie. Dit resulteerde in veel veranderingen voor het personeel waaronder het leren werken met nieuwe systemen.
Blue Triangle had een intranet nodig dat in staat was om verbinding te creëren tussen medewerkers die op verschillende locaties werken en om gecentraliseerde toegang te bieden tot digitale werktools.
Het intranet moest een gebruiksvriendelijke interface hebben en informatie duidelijk en inzichtelijk weergeven. Dit om de medewerkers te voorzien van informatie die hun werk zou vergemakkelijken en hen in staat zou stellen efficiënter te werken.
<500
Schotland, UK
sociale zorg
Achtergrond
Blue Triangle is een sociale zorgorganisatie gevestigd in Glasgow.
De organisatie biedt naast persoonsgerichte ondersteuning ook accommodatiemogelijkheden in negen Schotse regio’s.
De meeste medewerkers van Blue Triangle zijn dienstverleners die, ondanks het feit dat ze een vaste werkplek hebben, veel tijd buiten hun bureau doorbrengen.
Van het bestaande intranet dat nog op een eigen locatie stond (on- premises), wilde de organisatie naar de cloud migreren.
Met involv intranet, dat draait in de Microsoft 365 cloud, kon Blue Triangle het beste van 2 werelden hebben.
Uitdagingen
Het intranetproject van Blue Triangle maakte deel uit van een breder digitaal transformatieprogramma. Het vorige intranet van de organisatie was verouderd en werd nauwelijks gebruikt. E-mail diende als primaire communicatiebron, waardoor de functies van het intranet minder relevant werden.
Het feit dat de medewerkers van de organisatie over verschillende locaties verspreid waren, zorgde ervoor dat zij zich steeds meer geïsoleerd voelden ten opzichte van hun collega’s en de organisatie. Dit probleem werd tijdens de pandemie alleen maar groter.
Medewerkers die al tijd tekortkwamen konden de grote hoeveelheid e-mails niet bijhouden en hadden behoefte aan één centraal punt waar ze op de hoogte konden blijven van bedrijfsnieuws én tegelijkertijd toegang hadden tot hun dagelijkse digitale werktools.
Keara Donnachie, sinds de zomer van 2022 aangeworven als communicatie en engagement manager, kreeg de taak om het nieuwe intranet uit te rollen.
Oplossingen
1.Geïntegreerde oplossing
Bovenaan de prioriteitenlijst van Keara stond het verminderen van de afhankelijkheid van e-mail en het verbeteren van de toegankelijkheid van de digitale tools voor personeel dat al onder tijdsdruk stond.
Het mooie aan Involv Intranet is dat het zo gebruiksvriendelijk is. Niet alleen kunnen werknemers het laatste nieuws en essentiële tools zoals Teams, Sage HR en Thrive (Blue Triangle’s nieuwe leerportaal) zien, ze hebben ook direct vanaf de homepage toegang tot contactpersonen en beleidsdocumenten.
Deze centralisatie van tools en informatie is ontworpen om tijd te besparen.
” Mijn droom is dat dit intranet de afhankelijkheid van e-mails zal verminderen. Het personeel krijgt honderden e-mails per week en ze hebben geen tijd om ze te lezen. Als ze in de frontlinie met mensen in zulke ernstige situaties te maken hebben, moeten ze ergens op kunnen klikken, in één oogopslag de boodschap lezen en vertrekken. Involv heeft dit mogelijk gemaakt.
2.Verbindingen creëren en successen vieren
Keara wilde dat het nieuwe intranet een plaats zou zijn waar medewerkers zich verbonden voelen met de hele organisatie, vooral na een periode van isolement tijdens de COVID-pandemie.
Daarom was het belangrijk dat het personeel een plek kreeg om niet alleen bedrijfsnieuws maar ook persoonlijke verhalen te delen.
De homepage van het intranet staat centraal binnen die visie. Het is nu een plek waar medewerkers, die elkaar misschien nooit persoonlijk zullen ontmoeten, zich toch met elkaar verbonden kunnen voelen.
“Onze eerstelijnswerkers staan onder enorme druk en hebben te maken met moeilijke omstandigheden. Dus, om een aantal van de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd te compenseren, wilden we het geweldige werk dat ze doen onder de aandacht brengen. Het Involv Intranet is een geweldige manier om dat te vieren.”
3. Mobiele app sleutel tot betrokkenheid van eerstelijns medewerkers
Omdat een groot deel van het personeel vaak op de baan is, was er bij Blue traingle behoefte aan een intranet met een mobiele app.
De mobiele app van Involv, die werknemers overal toegang geeft tot bedrijfsnieuws, documenten, personeelsdirectory, vergaderingen en e-mail, is volgens Keara een belangrijk element geweest om het personeel te overtuigen van de voordelen van het nieuwe intranet.
Omdat medewerkers vaak van de ene naar de andere afspraak gaan, hebben ze weinig tijd om het intranet vanaf hun desktop te raadplegen. Daarom is de mobiele app voor Blue Triangle essentieel.
Aangezien veel van onze medewerkers buiten de organisatie aan het werk zijn, hebben ze toegang nodig tot zaken als een overzicht van collega’s, hun telefoonnummers en contactgegevens op de werktelefoon, en dat hebben ze nu via de Involv-app. De pushberichten zijn ook een handige manier om personeel op de hoogte te brengen van belangrijke updates terwijl ze onderweg zijn.”
Keara Donnachie, Communicatie- en Engagement Manager
4. Self-service intranet met ondersteuning van het Involv team
Aangezien Keara als enige verantwoordelijk is voor de interne communicatie, wilde zij een gebruiksvriendelijk intranet dat snel en gemakkelijk te bewerken is, zonder dat hiervoor programmeerkennis nodig is.
Gelukkig voor haar is dit allemaal het geval bij Involv intranet. Van het verplaatsen van elementen tot het veranderen van kleuren; alle functionaliteiten zijn intuïtief en gebruiksvriendelijk.
Zelfs elementen waarvan ze in eerste instantie dacht dat ze “heel ingewikkeld” zouden zijn, zoals het Mega Menu en Quick Links, bleken uiteindelijk heel eenvoudig.
Hoewel Keara toegeeft dat ze af en toe “dingen stuk heeft gemaakt”, stond het Involv-team klaar voor ondersteuning wanneer nodig.
“Als iemand die nog nooit eerder met een intranet had gewerkt, voelde ik me eerlijk gezegd enigszins overweldigd. Maar de ondersteuning van het Involv-team was fantastisch. Ze hebben me echt geholpen om te begrijpen wat een intranet kan doen en welke bouwstenen en tools er beschikbaar zijn.”
Keara Donnachie, communicatie- en engagementmanager