Politieke partij CD&V
CD&V (Christen-Democratisch en Vlaams) is een politieke partij die zich richt op christendemocratische en sociaal-economische waarden. De partij is actief in Vlaanderen en maakt deel uit van de federale regering van België.
Het team van CD&V bestaat uit ongeveer 160 medewerkers, waarvan ongeveer 80 kantoormedewerkers en evenzoveel kabinets- en fractiemedewerkers.
160
België
Politieke partij
Uitdagingen
Vóór de samenwerking met Involv had CD&V geen intern communicatieplatform, dit leidde tot verschillende uitdagingen in hun dagelijkse activiteiten.
Het ontbreken van een centrale opslagplaats voor belangrijke documenten zoals congresverslagen maakte het lastig om het overzicht te bewaren. Deze documenten werden vaak tussen verschillende medewerkers heen en weer gemaild wat het bijhouden van de laatste versie en de locatie van het document bemoeilijkte.
Bovendien was het met de komst van de COVID-pandemie eens zo belangrijk dat er een goed online platform kwam. Medewerkers hebben sinds dan namelijk de mogelijkheid om twee dagen van thuis te werken. Hierdoor moest er een platform komen waar alle CD&V-medewerkers, ongeacht hun locatie, met elkaar in contact konden staan.
Oplossingen
Het secretariaat was verantwoordelijk voor het vinden van een geschikt intranet. Om dit te bereiken, vergeleken zij de verschillende aanbieders op de markt. Na een grondige evaluatie kozen zij uiteindelijk voor Involv. Dit voornamelijk vanwege de uitgebreide keuze aan componenten die voldeden aan de specifieke eisen van de organisatie.
“Bovendien was Involv een flexibele en betrokken partner die naar onze wensen luisterde en geen onnodige zaken opdrong, Dit gaf het secretariaat het vertrouwen dat zij de juiste keuze maakten door voor Involv te kiezen.”
Eén van de meest gebruikte tools van het intranet is de “nieuwsberichten”-tool, die wordt beheerd door de HR- en communicatieafdeling. Samen met de evenemententool zorgt deze ervoor dat alle afdelingen op de hoogte blijven van de belangrijke en toekomstige gebeurtenissen binnen het bedrijf.
Het intranet wordt naast het publiceren van nieuwsberichten ook gebruikt om vacatures te verspreiden onder de medewerkers. Hierdoor zijn alle werknemers op de hoogte van openstaande functies en kunnen ze deze informatie delen met hun eigen netwerk. Op deze manier kan het bedrijf een breder scala aan potentiële kandidaten bereiken en de kans vergroten dat de meest geschikte persoon voor de job wordt gevonden.
Het intranet heeft zich ontwikkeld tot meer dan alleen een communicatiemiddel. Het fungeert nu tevens als een centraal punt voor het opslaan van belangrijke bestanden. Dit heeft als groot voordeel dat alle documenten op één plek zijn opgeslagen waardoor de samenwerking tussen medewerkers wordt bevorderd. Bovendien maakt deze centralisatie van documenten het zoeken naar belangrijke informatie veel efficiënter.
Lancering
Bij de lancering van hun nieuwe intranet heeft CD&V verschillende stappen genomen om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte waren.
Het nieuwe Involv intranet werd aangekondigd tijdens diverse personeelsvergaderingen en de komst werd uitdrukkelijk vermeld in hun nieuwsbrief.
Om ervoor te zorgen dat alle werknemers vertrouwd raakten met het nieuwe systeem organiseerde het bedrijf een specifieke personeelsvergadering waarin het intranet werd doorgenomen. Alle aanwezige werknemers werd gevraagd om hun laptops mee te nemen, wat resulteerde in een gezamenlijke en effectieve manier om het nieuwe systeem te introduceren en te leren kennen.
Situatie vandaag de dag
Volgens de klant is er zeker al een enorme verbetering in de situatie ten opzichte van vroeger. CD&V is zeer tevreden over het intranet en de voordelen die het biedt voor de medewerkers. Het team blijft zich inzetten om het intranet nog beter te benutten en zo de samenwerking en communicatie binnen de organisatie te optimaliseren.
Ondanks dat CD&V reeds gebruik maakt van diverse onderdelen van het intranet, zijn ze nog steeds bezig met het ontdekken van een aantal functionaliteiten. Momenteel wordt er gewerkt aan de implementatie van de Wie is Wie-tool, waarmee medewerkers snel informatie over hun collega’s kunnen vinden, zoals hun functie en afdeling. Hierdoor wordt het voor medewerkers gemakkelijker om gerichte vragen aan de juiste collega te stellen en zal de samenwerking binnen de organisatie verder worden verbeterd.
Samenwerking
CD&V ervaart de samenwerking met het Involv-team als uitstekend.
“ Het involv team heeft zich elke keer ingezet om aan onze behoefte te voldoen en ze hebben veel geduld gehad met de verschillende kabinetten die elk hun eigen eisen en noden hadden. De begeleiding was altijd goed voorbereid en overzichtelijk. “
– Mia verstraete, stafmedewerker HR –
Mia vermeldde dat elke workshop goed werd voorbereid door een medewerker van Involv.
Deze medewerker had telkens een duidelijk overzicht van de nog uit te voeren taken en reeds afgeronde taken. Hierdoor was het voor zowel Involv als CD&V duidelijk wat er nog gedaan moest worden. CD&V heeft tot op heden nog steeds vertrouwen dat ze bij Involv terecht kunnen voor vragen.