Business Case: Heilig-Hartziekenhuis Lier

SNEL EN EENVOUDIG ZOEKEN NAAR DOCUMENTATIE IN INFOLAND (vroeger iProva) EN SHAREPOINT ONLINE

Vorig jaar zette het H.-Hartziekenhuis Lier de stap naar een nieuw intranet. Hoog bovenaan hun lijst van voorwaarden stond dat ze op zoek waren naar een manier om Zenya (vroeger iProva), hun documentmanagementsysteem, te koppelen aan het nieuwe intranet.

Samen met Infoland heeft het Involv team deze wens omgezet in realiteit. Zo ging het H.-Hartziekenhuis Lier van een zeer beperkt intranet (zonder geïntrigeerde zoekfunctie) naar een gebruiksvriendelijk platform met een overkoepelende zoekfunctie. Hiermee kan men op een eenvoudige en snelle manier, zowel binnen het intranet als Zenya, zoeken naar de juiste documentatie. Een primeur!

Hoog tijd voor een nieuw intranet

“Er was vanuit collega’s een duidelijke vraag naar een gebruiksvriendelijk platform. Ze wilden op een eenvoudigere manier met elkaar kunnen samenwerken, documenten kunnen uitsturen en delen”, zegt Johan Engels, verantwoordelijke van Zenya binnen het H.-Hartziekenhuis Lier. “Op dat moment hadden we niet echt een intranet. Tenminste geen waarmee we actief konden werken”, valt Erik Van Tricht, teamleider Systeembeheer binnen het H.-Hartziekenhuis Lier in.

Het ziekenhuis werkt nu ongeveer 2 jaar met het documentmanagementsysteem van Infoland. “Toen we het documentmanagementsysteem aan het uitrollen waren, bleek dat we een overkoepelende zoekfunctie nodig hadden tussen het intranet en Zenya. Onze zoekresultaten vanuit het oude intranet waren zeer wisselend. Het ene moment zocht het systeem alleen binnen Zenya, het andere moment alleen binnen het intranet. Dat maakte het zoeken verwarrend en in zekere zin ook tijdrovend.”

Een intranet op basis van SharePoint Online

“Juist daarom was het voor ons zo belangrijk om een intranet te hebben waarbij we een link konden maken naar Zenya.”, vertelt Erik. “Het zoeken naar de juiste documentatie moet op een snelle en vooral eenvoudige manier gebeuren. Idealiter vanuit het nieuwe intranet.” Cognit, een Belgisch IT-softwarebedrijf dat gespecialiseerd is in SharePoint en Office 365, kwam met de oplossing.

“Na de analyse van hun vraag, stelden we een intranet voor op basis van SharePoint Online”, zegt Tom Van Rousselt, projectleider van Cognit. “We zijn gestart met een algemene, meer kant-en-klare vorm van intranet – Involv – en hebben die vervolgens afgesteld en geconfigureerd naar de wensen van het H.-Hartziekenhuis Lier”. “Onze voorkeur viel op Cognits voorstel”, vertelt Erik.

“Niet alleen werken we graag met de andere programma’s van Microsoft Office, ook wisten we dat SharePoint Online in omgang gebruiksvriendelijker zou zijn. Gelukkig wist Cognit niet alleen een intranet te bouwen dat voldeed aan al onze wensen, ook maakten ze voor ons de koppeling tussen het Involv intranet en Zenya.”

Zowel zoekresultaten in Involv als Zenya

Het resultaat van deze koppeling is een overkoepelende zoekfunctie over Involv/SharePoint Online en Zenya. “Als we nu iets opzoeken, zoekt het systeem automatisch binnen Zenya en het intranet”, vertelt Erik. “We zijn niet verplicht om algemeen te zoeken. Als je weet waar de documenten staan, kan je via een snelkoppeling direct naar Zenya.” Ook Johan is enthousiast over het nieuwe intranet.

“Het gebruiksvriendelijke aspect was zeer belangrijk voor ons. Het Involv team en Infoland zijn erin geslaagd een systeem op te zetten dat perfect bij onze behoefte aansluit. Het intranet is nu een grote overzichtelijke inkomhal waar je binnenkomt en waar je dankzij handige snelkoppelingen onmiddellijk tussen verschillende programma’s kan schakelen.
En dankzij de zoekfunctie kan je op een gebruiksvriendelijke en snelle manier je documenten vinden, zonder dat je naar Zenya moet doorklikken.”

“De koppeling die we nu tussen Zenya en Involv gemaakt hebben, is op maat van het H.-Hartziekenhuis Lier. Op vraag van Infoland hebben we echter ook een meer generieke, algemene koppeling gemaakt die zij kunnen aanbieden aan hun klanten”, vertelt Tom. “Het feit dat Infoland de stap heeft gezet om de koppeling tussen Zenya en SharePoint Online om te zetten naar een soort add-on package, wil alleen maar zeggen dat ze net zo enthousiast zijn over het eindresultaat als wij”, zegt Erik.
“Bovendien is het een echte aanrader. Niet alleen voor bedrijven binnen de zorgsector, maar ook voor alle bedrijven of organisaties waar grote groepen mensen informatie en documenten met elkaar willen delen.”

Mogelijk nog een samenwerking in de toekomst

Het ziekenhuis maakt al sinds februari 2018 gebruik van het nieuwe intranet en de ervaringen zijn zeer positief. “We komen van bijna niets en zijn geëindigd met een zeer gebruiksvriendelijk platform, aangepast aan onze wensen”, vertelt Johan. “Na de positieve ervaringen met de overkoepelende zoekfunctie, zouden we dit graag willen doortrekken naar een soort van overkoepelend documentmanagementsysteem tussen Zenya en Involv/SharePoint Online”, zegt Erik. “Maar dat is een eventuele vervolgstap. Een nieuw project dat we nu aan het doorlopen zijn.”