Groothandel in bouwmaterialen
Charles Lecot richtte in 1888 Lecot op. Vandaag de dag is deze groothandel in bouwmaterialen uitgegroeid tot een organisatie met 75 vestigingen in België en Nederland, waar in totaal 700 medewerkers werken. Onder deze medewerkers bevinden zich 100 vertegenwoordigers.
In 2021 heeft Lecot contact opgenomen met Involv om een nieuw intranet te implementeren.
Het doel was om alle informatie op één centrale plek te verzamelen en de communicatie en interactie tussen medewerkers te verbeteren.
700
België
Groothandel bouwmateriaal
Uitdagingen
Lecot, stond voor grote uitdagingen voor de komst van het Involv intranet. Tot vorig jaar maakte ze gebruik van twee verschillende, sterk verouderde en ongebruiksvriendelijke, intranetten.
Het grootste probleem was dat de deze intranetten voornamelijk als locatie werden gebruikt om documenten op te slaan. Er was geen optie om het intranet te gebruiken als communicatiekanaal om mededelingen, nieuwsbrieven, … te delen of interactie tussen de medewerkers mogelijk te maken.
Naast het ontbreken van de mogelijkheid om te communiceren waren de twee verouderde intranetten van Lecot niet gesynchroniseerd.
“Het ene intranet werd wel geüpdatet en het andere niet, wat resulteerde in verschillende informatie op beide platforms. Dit veroorzaakte veel verwarring en inefficiëntie. Het was een chaotische situatie waardoor er dringend behoefte was aan één centraal plattorm.”
Oplossingen
Bij lecot was er dringend behoefte aan een oplossing die deze problemen zou aanpakken en de efficiëntie van het bedrijf zou verbeteren. Eén van de 5 pijlers van Visio 2025, het strategisch plan van Lecot, is om de processen en de systemen eenvoudiger te maken. Dit gegeven, in combinatie met de toenemende nood aan digitalisering, zorgde ervoor dat er dringend behoefte was aan een oplossing. Uiteindelijk bleek involv de geschikte partner te zijn.
Het was van belang dat het nieuwe intranetplatform gebouwd was op Microsoft, aangezien doorheen de organisatie de applicaties van Microsoft365 reeds gebruikt werden, en het interne leerplatform hier ook op steunt.
“Het nieuwe geïmplementeerde intranet is volledig afgestemd op de behoeften van de organisatie. Het is gemakkelijk te gebruiken en biedt medewerkers een centrale locatie waar ze belangrijke informatie kunnen vinden en met elkaar kunnen communiceren. Daarnaast is het volledig mobielvriendelijk zodat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Het intranet heeft geleid tot meer efficiëntie en 1 centrale plaats voor alle belangrijke communicatie. “
Lancering
Bij de lancering van het nieuwe intranet werd er binnen Lecot een wedstrijd gehouden onder collega’s om een naam te bedenken voor het nieuwe platform. De enige vereiste was dat de naam makkelijk uit te spreken moest zijn in zowel het Nederlands als het Frans. Uiteindelijk werd gekozen voor de naam “Charlie”, wat een verwijzing is naar de oorspronkelijke oprichter van Lecot: Charles Lecot. De bedenker van de naam werd beloond met een bongobon
Die winnaar maakte ook een filmpje waarin hij de naam en de betekenis ervan uitlegde, dat meteen de allereerste post op Charlie werd
Bovendien is de lancering van het intranet succesvol verlopen dankzij en teasers via e-mail en de interne aankondiging via affiches op diverse locaties in de gebouwen van Lecot werden opgehangen en verspreid.
Situatie vandaag de dag
Het intranet van Lecot is tegenwoordig een actieve en veelzijdige tool binnen het bedrijf.
Wekelijks worden er door verschillende afdelingen HR, marketing, IT,.. ongeveer drie nieuwsberichten geplaatst.
De meest gebruikte functionaliteiten van het intranet zijn onder andere de snellinks, nieuwsberichten , nieuwe aanwervingen component,.. Ondanks dat Lecot de Involv tools nu al een jaar gebruikt en er sprake is van een enorme verbetering in de efficiëntie en gebruikerservaring, zijn er nog steeds verbeterpunten. Zo halen nieuwsberichten vaak slechts een beperkt aantal likes en het bedrijf hoopt dit aantal in de toekomst te verhogen. Het is duidelijk dat er nog ruimte is om de communicatie en interactie tussen medewerkers verder te verbeteren. Lecot blijft daarom inzetten op het Involv intranet als middel om medewerkers te betrekken en aan te moedigen om actief deel te nemen in het delen van ideeën, feedback en samenwerking.