Gemeente & OCMW
Het lokaal bestuur Houthalen-Helchteren, gelegen in de prachtige provincie Limburg, telt ongeveer 320 medewerkers waaronder 110 collega’s technisch- en poetspersoneel..
Een jaar geleden nam het lokaal bestuur Houthalen-Helchteren contact op met Involv, met de ambitie om met een nieuw, gebruiksvriendelijk intranet de interactie tussen afdelingen en teams te versterken.
>300
België
Lokaal bestuur
Uitdagingen
Het vorige intranet van de organisatie was op WordPress gebouwd.
Ondanks het feit dat het intranet een tijd goed gefunctioneerde, groeide de behoefte aan een nieuw en geavanceerder intranet.
Een van de grootste beperkingen van het oude intranet was het gebrek aan een “Single Sign – on” functionaliteit. Dit betekende dat medewerkers geregeld opnieuw moesten inloggen.Vaak waren er problemen met het aanmelden, medewerkers vergaten bijvoorbeeld hun aanmeldgegevens en moesten deze dan vervolgens opnieuw aanvragen of veranderen. Dit vergde extra tijd en moeite en maakte het intranet onhandig. Hierdoor werd het gebruik ervan ontmoedigd.
De motivatie om op zoek te gaan naar een nieuw intranet werd versterkt door het feit dat het huidige systeem ontwikkeld in WordPress, niet voldeed aan de privacy wetten en GDPR regelgeving. Het intranet bleek onvoldoende betrouwbaar als het gaat om de bescherming van de privacy van de medewerkers.
Bij het toenmalige intranet was er voornamelijk sprake van eenzijdige communicatie. Hoewel interactie mogelijk was, waren er geen standaard tools beschikbaar om een efficiënte samenwerking en snelle feedback te bevorderen.
Deze verschillende factoren hebben ertoe geleid dat Jimmy Vanderheyden, interne communicatie verantwoordelijke, op zoek is gegaan naar een nieuw intranet dat aansluit bij zijn wensen en eisen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, interactie en privacybescherming.
“Bij het onderzoeken van diverse intranet-opties, trok Involv onmiddellijk mijn aandacht. De uitstekende recensies en de diverse awards die het platform ontving, speelden hierbij een belangrijke rol.Daarnaast bood de integratie met Microsoft 365 een aanzienlijke voordeel voor ons aangezien de medewerkers onder andere door covid vertrouwd waren met het werken in deze programma’s zoals Microsoft Teams.’’
Oplossingen
Met de implementatie van het Involv intranet, hebben de medewerkers van Houthalen Helchteren nu een breed scala aan interactie-tools waarmee zij efficiënter kunnen samenwerken en communiceren. Dankzij de integratie van verschillende tools zoals teams, Microsoft Forms en de “Wie is wie” functie, is het nu veel gemakkelijker om met collega’s in contact te komen, meningen te peilen en zoekopdrachten en vele andere taken uit te voeren.
Met het Involv intranet is “Single Sign-On “mogelijk, Hierdoor worden frustraties veroorzaakt door regelmatig inloggen, vergeten wachtwoorden en dergelijke vermeden.
Bovendien heeft de organisatie ervoor gekozen om het intranet direct te openen bij het opstarten van de computer. Dit zorgt automatisch voor een intensievere gebruikservaring van het intranet.
Doordat Involv gebouwd is binnen het Microsoft 365 ecosysteem wordt meteen ook tegemoet gekomen aan de strenge eisen wat betreft privacy en beveiliging. Het intranet en alle inhoud zijn ten allen tijde optimaal door de strengste beveiligingsmaatregelen.
Het nieuwe intranet heeft daarnaast geresulteerd in een significante tijdsbesparing voor Jimmy. Voorheen was het noodzakelijk om gebruik te maken van externe tools zoals Mailchimp om nieuwsbrieven op te stellen, dit was een tijdrovend en omslachtig proces. Met het nieuwe intranet kan alles in één systeem worden afgehandeld. Hierdoor bespaart Jimmy veel tijd en kan hij efficiënter werken.
Lancering
De keuze voor de lanceringdatum van het intranet op 6 december was geen toeval. Het lokaal bestuur, gevestigd in het NAC (Nieuw Administratief Centrum), had eerder een wedstrijd gehouden om een nieuwe naam te bedenken voor de nieuwsbrief. De naam “Nic Nac” – waar NIC voor nieuws in close-up staat – werd als winnaar gekozen. Ter ere hiervan werd het Involv intranet op 6 december, op Sinterklaas, gelanceerd.
Situatie vandaag de dag
Na de succesvolle lancering van het intranet, is er een enquête gehouden onder de medewerkers om hun mening over het systeem te peilen. De reacties waren over het algemeen zeer positief. Het intranet werd goed ontvangen.
Ook de implementatie van de mobiele Involv app staat op de planning. Hierdoor zal het technisch personeel ook in staat zijn het Involv intranet overal te raadplegen, ongeacht hun locatie.
“Ik ben aangenaam verrast door de interactiemogelijkheden en de ‘Wie is wie’-component van het intranet. De likes beginnen te komen en de integratie van polls is een leuke en functionele toevoeging.”
Jimmy, interne communicatie verantwoordelijk