+70 gebruikers

België

Sector:
Non-profit organisatie

Groeipijnen 

340.000 kinderen krijgen vandaag de kans om te bouwen aan een betere toekomst, samen met hun hele gemeenschap. Om zo’n impact te bekomen doet Plan International België beroep op honderden vrijwilligers en een 70-tal vaste medewerkers. En die aantallen groeien gestaag.

Stefaan van Bossuyt, IT Support Officer Plan International België: “Naarmate Plan International België groeide merkten we toch enkele groeipijnen. Zo was onze fileserver een warboel. Mensen waren over de jaren heen hun eigen documentenstructuur gaan gebruiken. Voor andere collega’s was het daardoor vaak moeilijk om bestanden terug te vinden en er ontstonden geregeld verschillende versies van 1 bestand.”

“We gingen daarom op zoek naar een Document Management Systeem, een uniforme oplossing waarbij gebruikers makkelijk alle nodige informatie konden terugvinden. Aangezien we het Office 365 pakket reeds gebruikten had SharePoint hierbij onze voorkeur, hoewel de meningen hierover verdeeld waren. Verschillende mensen hadden namelijk niet zo’n goede gebruikerservaring met het platform.” Stefaan vult aan; “Het was onze IT-partner Techne die ons wees op de vele nieuwe mogelijkheden die SharePoint Online vandaag biedt en zij brachten ons, aangezien zij wisten dat gebruiksgemak zo’n belangrijke factor voor ons was, in contact met de mensen van Involv”.

SharePoint, maar dan aantrekkelijker 

Stefaan: “We hebben een demo gekregen van het Involv intranet en hebben daarnaast nog andere intranetoplossingen bekeken voor Plan International België. Die waren echter altijd heel technisch gericht. Het leuke aan Involv intranet is dat het vooral om gebruiksgemak gaat. Het is een laag bovenop SharePoint waarbij we naast een goed Document Management Systeem ook meteen een goed communicatieplatform hebben. Involv bevatte verschillende interessante mogelijkheden die we meteen konden inzetten, zoals de Quick Links, de FAQ en Ticketing mogelijkheid. Al moet gezegd dat we het platform vandaag nog veel meer kunnen gaan gebruiken om de communicatie te stroomlijnen.”

“Maar dat doen we stap voor stap. Wat we zien bij Plan International België, en wat ongetwijfeld ook zo is bij andere organisaties, is dat mensen soms vastgeroest zijn in oude gewoontes. Het versturen van informatie via e-mail is daar het perfecte voorbeeld van. Het vergt wat training en aandacht om hen aan te leren voortaan een link naar het document te delen. Op die manier gaan we de samenwerking binnen Plan International België de komende tijd ongetwijfeld nog verder optimaliseren.”