Business Case: Provincie Antwerpen

2000 gebruikers

België

Sector:
Lokale Overheid

Startsituatie 

Provincie Antwerpen wou een hedendaags intranet dat een aantrekkelijk en een gemakkelijk te updaten one-stop-shop zou zijn voor documenten, nieuws, informatie, inhoud en sociale activiteiten. 

De uitdaging was om werknemers makkelijk toegang te geven tot informatie, hen de mogelijkheid te bieden om informatie makkelijk te delen en  de dagelijkse communicatie te verspreiden via een efficiënter kanaal dan e-mail.

Oplossing

Een innovatief en intuïtief intranet waarbij het delen van informatie en nieuws veel gemakkelijker is. De recentste Involv 2.5 vulde die vraag in.  

Voordelen

– Involv verbindt enerzijds mensen met mekaar, maar ook met de nodige expertise om dagelijks het beste van zichzelf te geven

– De informatievoorziening via Involv is doeltreffender  

– Via de krachtige Involv zoekmachine vindt men gemakkelijk inhoud terug doorheen alle structuren 

– Involv creëerde een publicatieplatform dat een sterke tool is voor auteurs 

– Involv is als het ware een toegangspoort, een startpunt van de dag, alsook een dashboard voor alle inhoud en applicaties

– Involv voor sociale interactie; het maakt discussies en korte berichten mogelijk   

Situatie voorheen 

Na de uitrol van Office365 stond ook de vernieuwing van het intranet op de agenda. Hun toenmalige intranet was gebouwd op een  Liferay-product, echter deze was verouderd en had behoefte aan een update. 

De provincie had de keuze om een upgrade- of een vervangtraject op te zetten.   

Zoektocht out of the box tools/O365 

De grootste uitdaging was een tool vinden die op de reeds gemaakte O365 investering verder kon uitgebouwd worden. 

Gezien het grote aanbod van intranet leveranciers op de markt, werd een aanbesteding uitgeschreven om onder andere oplossingen als Valo en Involv te vergelijken. De uiteindelijke keuze viel op Involv van Cognit omwille van hun pragmatische en persoonlijke aanpak alsook de prima prijs/kwaliteitverhouding.

Moderne samenwerking met Involv 

Het contact met het Involv team verliep zeer vlot en door de grote kennis van zaken die ze in huis hebben, zijn ze constructief en snel. 

Niet onbelangrijk, ze vertrekken vanuit de klant en haar noden en zijn daardoor zeker een luisterend oor.   

Intranet Live 

Sinds december 2019 staat het intranet live. Het traject van projectmodus naar operationele modus is afgerond, wat betekent dat er volop ingezet wordt op ‘het huis proper houden’ en de ogen en oren openhouden voor mogelijke vervolgtrajecten in het kader van de digitale werkplek.  

Het intranet gebruikt men dagelijks, het is als het ware een connector waar mensen en hun expertise snel verbonden worden. Het is de bron om doeltreffende informatie te delen.  

Involv & the Future 

Involv is een tool met tal van mogelijkheden. Daarom wil de provincie in de toekomst verder inzetten op hun digitale werkplek, rekening houdend met tijd en budget.  

Toekomstideeën met Involv zoals het invoeren van chatbots, de verdere integratie met SharePoint en Teams, zijn alvast één van de belangrijkste agendapunten.