Provincie Antwerpen is een koepel van diverse dienstverleningen waar de belangrijkste beleidskeuzes voor de regio worden gemaakt. Als werkgever van meer dan 1.500 medewerkers verspreid over tientallen locaties is sterke interne communicatie cruciaal. Ze hadden een gloednieuw intranet nodig ter ondersteuning van hun bedrijfscultuur die samenhorigheid, innovatie en samenwerking omarmt.
2000 gebruikers
België
Sector:
Lokale Overheid
Het probleem
Provincie Antwerpen wilde een hedendaags intranet: aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk en eenvoudig te beheren. Een centrale plek waar medewerkers terechtkunnen voor nieuws, documenten, informatie en sociale interactie – een echte one-stop-shop.
Tegelijk wilde de provincie afstappen van e-mail als primaire communicatiemiddel en evolueren naar een efficiënter kanaal dat informatie sneller, gerichter en visueler verspreidt.
Binnen het bredere digitaliseringstraject – waaronder de implementatie van Office 365 – werd duidelijk dat ook het bestaande intranet aan vervanging toe was. De vorige oplossing, gebouwd op een Liferay-platform, was technisch verouderd, moeilijk te beheren en bood geen optimale gebruikerservaring.
De uitdaging? Een intranet bouwen dat:
-
Intuïtief is en vlot toegankelijk – ook mobiel
-
Informatie eenvoudig vindbaar en deelbaar maakt
-
Naadloos integreert met Office 365
-
Relevante communicatie tot bij de juiste doelgroep brengt
Na afweging van de opties koos de provincie bewust voor een vervangingstraject in plaats van een upgrade: een toekomstgericht intranet dat echt doet wat het moet doen.
De oplossing
De Provincie koos voor het Involv-intranet als centrale plek voor interne communicatie. De keuze viel op Involv omwille van:
-
De intuïtieve gebruikerservaring
-
Gepersonaliseerde content per doelgroep of dienst
-
Mobiele toegankelijkheid
-
Krachtige integratie met Microsoft Teams en Office 365
Dankzij de kant-en-klare structuur en slimme functionaliteiten van Involv kon het project vlot en efficiënt uitgerold worden.
De voordelen
Het nieuwe intranet biedt nu:
-
Gerichte communicatie, afgestemd op ieders rol
-
Snellere toegang tot informatie via een duidelijke navigatie en zoekfunctie
-
Mobiel gemak voor medewerkers die niet dagelijks achter een pc zitten
-
Een eenduidige plek voor documenten, nieuws en processen
-
Hogere betrokkenheid, doordat medewerkers enkel relevante updates zien
De samenwerking met Involv
Involv begeleidde Provincie Antwerpen van A tot Z en bezorgde hen een intranet afgestemd op de interne organisatiecultuur. Ook het communicatieteam werd ondersteund bij de inhoudelijke opbouw en adoptiecampagne. De samenwerking werd gekenmerkt door korte lijnen, flexibiliteit en technische expertise.
“Het contact met het Involv team verliep zeer vlot en door de grote kennis van zaken die ze in huis hebben, zijn ze constructief en snel. Niet onbelangrijk, ze vertrekken vanuit de klant en haar noden en zijn daardoor zeker een luisterend oor. ”
– Communicatieteam Provincie Antwerpen
De resultaten
Sinds december 2019 staat het intranet live. Het traject van projectmodus naar operationele modus is afgerond, wat betekent dat er volop ingezet wordt op ‘het huis proper houden’ en de ogen en oren openhouden voor mogelijke vervolgtrajecten in het kader van de digitale werkplek.
Het intranet gebruikt men dagelijks, het is als het ware een connector waar mensen en hun expertise snel verbonden worden. Het is de bron om doeltreffende informatie te delen. Resultaten van het nieuwe intranet zijn:
-
Hogere bezoekfrequentie en leespercentages
-
Minder vragen aan HR en IT dankzij makkelijk vindbare info
-
Meer verbondenheid tussen diensten en teams
-
Betere onboarding van nieuwe medewerkers
-
Een intranet dat actief leeft in de organisatie
Wil jij je intranet transformeren?
Jouw team verdient een intranet dat werk eenvoudiger, sneller en beter verbonden maakt. Laten we dit samen realiseren – zonder gedoe!