Van een verouderd Liferay-intranet naar een toekomstgerichte one-stop-shop voor de hele provincie.
Hoe Provincie Antwerpen 1.500+ medewerkers over tientallen locaties een modern, gericht intranet gaf op Involv, geïntegreerd met Office 365.
Provincie Antwerpen is een koepel van diverse dienstverleningen waar de belangrijkste beleidskeuzes voor de regio worden gemaakt. Als werkgever van meer dan 1.500 medewerkers verspreid over tientallen locaties is sterke interne communicatie cruciaal. Ze hadden een gloednieuw intranet nodig ter ondersteuning van hun bedrijfscultuur die samenhorigheid, innovatie en samenwerking omarmt.
Het probleem
Provincie Antwerpen wilde een hedendaags intranet: aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk en eenvoudig te beheren. Een centrale plek waar medewerkers terechtkunnen voor nieuws, documenten, informatie en sociale interactie – een echte one-stop-shop. Tegelijk wilde de provincie afstappen van e-mail als primair communicatiemiddel en evolueren naar een efficiënter kanaal dat informatie sneller, gerichter en visueler verspreidt.
Binnen het bredere digitaliseringstraject – waaronder de implementatie van Office 365 – werd duidelijk dat ook het bestaande intranet aan vervanging toe was. De vorige oplossing, gebouwd op een Liferay-platform, was technisch verouderd, moeilijk te beheren en bood geen optimale gebruikerservaring. De uitdaging? Een intranet bouwen dat:
- Intuïtief is en vlot toegankelijk – ook mobiel
- Informatie eenvoudig vindbaar en deelbaar maakt
- Naadloos integreert met Office 365
- Relevante communicatie tot bij de juiste doelgroep brengt
Na afweging van de opties koos de provincie bewust voor een vervangingstraject in plaats van een upgrade: een toekomstgericht intranet dat echt doet wat het moet doen.
De oplossing
De Provincie koos voor het Involv-intranet als centrale plek voor interne communicatie. De keuze viel op Involv omwille van:
- De intuïtieve gebruikerservaring
- Gepersonaliseerde content per doelgroep of dienst
- Mobiele toegankelijkheid
- Krachtige integratie met Microsoft Teams en Office 365
Dankzij de kant-en-klare structuur en slimme functionaliteiten van Involv kon het project vlot en efficiënt uitgerold worden.
De voordelen
Het nieuwe intranet biedt nu:
- Gerichte communicatie, afgestemd op ieders rol
- Snellere toegang tot informatie via een duidelijke navigatie en zoekfunctie
- Mobiel gemak voor medewerkers die niet dagelijks achter een pc zitten
- Een eenduidige plek voor documenten, nieuws en processen
- Hogere betrokkenheid, doordat medewerkers enkel relevante updates zien
De samenwerking met Involv
Involv begeleidde Provincie Antwerpen van A tot Z en bezorgde hen een intranet afgestemd op de interne organisatiecultuur. Ook het communicatieteam werd ondersteund bij de inhoudelijke opbouw en de adoptiecampagne. De samenwerking werd gekenmerkt door korte lijnen, flexibiliteit en technische expertise.
“Het contact met het Involv-team verliep zeer vlot en door de grote kennis van zaken die ze in huis hebben, zijn ze constructief en snel. Niet onbelangrijk: ze vertrekken vanuit de klant en haar noden en zijn daardoor zeker een luisterend oor.”
Communicatieteam Provincie Antwerpen
De resultaten
Sinds december 2019 staat het intranet live. Het traject van projectmodus naar operationele modus is afgerond: er wordt nu volop ingezet op ‘het huis proper houden' en op het openhouden van ogen en oren voor mogelijke vervolgtrajecten binnen de digitale werkplek.
Het intranet wordt dagelijks gebruikt en is als het ware een connector die mensen en hun expertise snel verbindt – de bron om doeltreffende informatie te delen. De resultaten:
- Hogere bezoekfrequentie en leespercentages
- Minder vragen aan HR en IT dankzij makkelijk vindbare info
- Meer verbondenheid tussen diensten en teams
- Betere onboarding van nieuwe medewerkers
- Een intranet dat actief leeft in de organisatie
Wil jij je intranet transformeren?
Jouw team verdient een intranet dat werk eenvoudiger, sneller en beter verbonden maakt. Laten we dit samen realiseren – zonder gedoe!
