ZIEKENFONDS
Het Vlaams & Neutraal Ziekenfonds (VNZ) is een ziekenfonds met een werkingsgebied over heel Vlaanderen. VNZ, is een klantgerichte en sociale organisatie die een vriendelijke, snelle en kwalitatieve dienstverlening wil bieden. Als onderneming die actief is in de sociale economie biedt het in eerste instantie de wettelijke ziekteverzekering aan, hij bezorgt zijn leden terugbetalingen en advies over een onderwerp van kritiek belang, met name de gezondheid (de terugbetaling van medische kosten) en/of het verstrekken van uitkeringen (vervangingsinkomen bij arbeidsongeschiktheid of invaliditeit). Daarnaast biedt het VNZ een ziekenfondspakket met tal van extra tegemoetkomingen. Bovenal stimuleert het VNZ een gezonde levensstijl en preventieve gezondheidszorg door middel van educatieve programma’s en gezondheid bevorderende activiteiten.
Met 42 kantoren verspreid over heel Vlaanderen kunnen leden bij het VNZ terecht voor advies en ondersteuning. Het VNZ heeft in totaal 160 medewerkers in dienst, waarvan een belangrijk deel actief is als maatschappelijk werkers of adviseur om actief mensen te helpen en ondersteunen op afstand of bij de mensen thuis.
160
België
Ziekenfonds
Uitdagingen
Vóór VNZ het Involv intranet implementeerde gebruikte de organisatie een verouderde open source intranetomgeving. Deze was niet makkelijk te vernieuwen en up-to-date te houden en weinig gebruiksvriendelijk voor eindgebruikers. Tijdens de coronapandemie, waarbij medewerkers vaak thuiswerkten, groeide de nood voor een meer geavanceerde oplossing om de interne communicatie te verruimen en optimaliseren.
Bovendien was er de noodzaak naar het versnellen van de informatie stroom. Dit om sneller te kunnen inspelen op veranderingen, calamiteiten en meer. Op deze manier ook een gepast antwoord te vinden op de uitdaging rond minder mailverkeer en meer tijdswinst.
De volledige aanwezigheid en vertegenwoordiging van alle departementen was op het oude intranet gefragmenteerd gerealiseerd. Dit was de ambitie van het VNZ om bij een toekomstige intranet te beter en vollediger te doen. Het doel was om elke afdeling in staat te stellen de eigen pagina te beheren en zelf content te plaatsen voor eigen medewerkers en medewerkers buiten de eigen dienst.
Oplossingen
Het VNZ is gestart van een grondige behoefteanalyse in de zoektocht naar een oplossing voor hun uitdagingen. Deze oefening omvatte overleg met alle afdelingen en directie en het afnemen van enquêtes bij alle eindgebruikers om te begrijpen waarom ze een intranet gebruiken en wat ze van een toekomstig intranet verwachten. Met deze resultaten in gedachten ging het VNZ op zoek naar de meest geschikte oplossing en de behoefteanalyse werd gedeeld met verschillende bedrijven.
Een belangrijke technische vereiste was dat het intranet moest worden gebouwd binnen de Microsoft 365 omgeving, gelet het VNZ een Microsoft-driven organisatie is. Daarnaast waren ook schaalgrootte en budget belangrijke factoren. Involv voldeed aan de verschillende criteria en zo koos VNZ Involv als partner om het nieuwe intranet te ontwikkelen
“Het was van groot belang om het intranet te voorzien van een ‘sociale saus’, zodat medewerkers het niet alleen zouden gebruiken voor serieuze zaken, zoals het raadplegen van het kennisportaal, maar ook voor informele zaken zoals leuk nieuws en weetjes binnen de organisatie. Kortom een bredere en rijkere informatiedoorstroming voor iedereen.“
Situatie vandaag de dag
Het intranet bevat handige tools zoals de klassieke “Wie-is-wie component” zodat mensen makkelijk met mekaar in contact kunnen komen. Een evenementen kalender zorgt er dan weer voor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van belangrijke activiteiten en milestones. Het intranet biedt ook gedetailleerde informatie over allerlei processen, zoals formaliteiten voor betalingen, drukprocessen, waardoor o.a. het aantal interne e-mails aanzienlijk is verminderd en de informatiedoorstroming tussen frontoffice en backoffice werd verbeterd. Ook de incidenten component heeft bijgedragen tot het reduceren van telefoontjes en e-mails naar de IT helpdesk. Deze zorgt ervoor dat iedereen snel op de hoogte is van belangrijke mededelingen.
Het VNZ houdt structureel intranet vergaderingen om de doelen en middelen te analyseren en ervoor te zorgen dat alles en iedereen op één lijn zit. Om nog beter te begrijpen hoe eindgebruikers het intranet hanteren en te analyseren wat werkt en wat niet, wil het VNZ in de toekomst nog meer gebruik gaan maken van de Analytics functionaliteiten binnen Involv.
“Ik kan zeggen dat het intranet voor ons zeker een positief verhaal is, ondanks de uitdagingen van COVID-19. Het belangrijkste doel was om een digitale werkplek te creëren voor al onze medewerkers. We zijn erin geslaagd om deze digitale werkplek te realiseren en de snelheid van informatie doorstroming te versnellen. Bovendien wordt ons kennisportaal ook aangeboden in een moderne en hedendaagse vormgeving. Dit maakt is onze missie geslaagd. Waar je ook actief bent, je kan op de hoogte blijven van de wijzingen binnen de organisatie en het intranet ondersteunt het samenwerken in een continue dialoog.”
Wie creeert intranet content?
Voor het creëren en beheren van de content op het intranet heeft VNZ een nieuwe governance structuur uitgebouwd en geïmplementeerd. Er werd niet gekozen voor een centrale aansturing van een communicatiedienst maar met een team van vier super users aangevuld met intranet dienstverantwoordelijken van elke departement binnen de organisatie. De supersusers zijn gebruikers die meer rechten hebben en verantwoordelijk zijn voor het bewerken, toevoegen en verwijderen van inhoud. Eén super user is verantwoordelijk voor de hoofdpagina van de organisatie, terwijl een andere super user verantwoordelijk is voor het beantwoorden van technische vragen.
De super users, 3 van de 4 medewerkers zijn experts op het gebied van contentcreatie, terwijl de vierde super user een IT-achtergrond heeft.
Op elke dienst is er een intranet verantwoordelijke die instaat voor het up to date brengen en onderhoud van de eigen dienstpagina. Zij hebben ook extra rechten wat hen toelaat content te creëren op de dienstpagina.
Daarnaast heeft elke medewerker toegang tot het prikbord op het intranet, waar men berichten kan plaatsen over evenementen, aanbiedingen en andere sociale aangelegenheden.
Samenwerking
Dit project heeft in totaal één jaar geduurd en de klant heeft de verschillende workshops als zeer nuttig ervaren. De implementatie verliep in een big bang scenario met vanaf dag één een volwaardige opzet en functioneren van alle dienstpagina’s. Tijdens de bijeenkomsten rond Involv kon men de specifieke eisen en wensen goed in kaart brengen. Technische workshops werden georganiseerd voor de superusers om het product te verkennen en leren gebruiken. Daarnaast werden er specifieke workshops georganiseerd rond het gebruik van het intranet. VNZ hanteerde de teach de teacher methode om de kennis en het gebruik verder te verspreiden binnen de organisatie.
“Tot op de dag van vandaag hebben we nog contact met Involv om toekomstige veranderingen en evoluties te bespreken. We overleggen dan gezamenlijk of bepaalde nieuwe wensen realiseerbaar zijn binnen onze omgeving. We zijn op dit moment tevreden met het stabiele en robuuste intranet dat Involv voor ons heeft ontwikkeld”
Tom David Van Meel – Operationeel directeur
Lancering
De lancering vond eind september plaats tijdens een personeelsvergadering in de UGC-zaal in Mechelen. Op een groot bioscoopscherm werd afgeteld naar de lancering van het nieuwe intranet. Om ervoor te zorgen dat het enthousiasme na de lancering niet zou stoppen, werd kort nadien een wedstrijd gelanceerd. Hierbij konden diensten fruitmanden winnen als beloning voor de realisaties op hun dienstpagina en om de betrokkenheid verder te faciliteren rond het up to date houden ervan. Een geweldig voorbeeld van hoe je meer adoptie en interactie creëert op het intranet.