340
België
Financiële instelling
Europabank is een Belgische bank die in 1964 werd opgericht. De bank biedt diverse financiële diensten aan voor zowel particulieren als bedrijven. Met 47 commerciële kantoren in België richt Europabank zich op een breed publiek, van persoonlijke leningen tot zakelijke kredieten en spaaroplossingen. De backoffice in Gent werkt onder andere dagelijks aan de verdere digitalisering van haar interne processen om efficiënter te kunnen opereren.
Uitdagingen
Eén van de uitdagingen waar Europabank tegenaan liep, was het gebrek aan een centraal platform voor interne communicatie en documentbeheer. Het oude communicatieplatform was statisch en miste de mogelijkheid tot interactie, zoals likes en reacties. Bovendien konden communicatiemedewerkers geen aanpassingen doen zonder tussenkomst van de IT-afdeling, wat zorgde voor vertragingen. Documenten waren verspreid over meerdere systemen en het bestaande platform voldeed niet meer aan de moderne eisen.
Keuze voor Involv
De afdeling Business Process Management van Europabank begon de zoektocht naar een nieuw intranet dat niet alleen gebruiksvriendelijk was, maar ook interactieve functies bood. Een centraal platform dat eenvoudig beheerd kon worden zonder al te veel afhankelijkheid van IT was cruciaal. De keuze viel op Involv, mede omdat het platform gebouwd is op Microsoft SharePoint, wat mooi aansloot bij de bestaande IT-infrastructuur van Europabank.
“Ik ging online op zoek naar een intranetoplossing en kwam zo bij Involv terecht. Samen met een collega volgde ik een demo en we hadden direct het gevoel: dit is het, dit is precies wat we nodig hebben. We hadden er meteen een goed gevoel bij,”
Kathy Schaubroeck
Business Process Analyst
Oplossing
In september 2023 werd een intensief proces opgestart waarbij acht tot tien workshops werden gehouden met verschillende teams binnen Europabank. De samenwerking verliep soepel en collega’s konden direct vragen stellen en ideeën uitwisselen. Tijdens de workshops werd stap voor stap uitgelegd hoe het intranet te gebruiken en werd er actief geleerd door te doen.
Daarnaast werd er een handige interne handleiding opgesteld, specifiek afgestemd op de bedrijfsprocessen van Europabank. Deze handleiding biedt richtlijnen voor het plaatsen van documenten, het aanmaken van nieuwe items en het gebruik van tags, waardoor het hele team sneller wegwijs werd in het nieuwe systeem.
De ondersteuning door Involv
Europabank was erg te spreken over de samenwerking met Involv. Het team waardeerde de snelle opvolging en de duidelijke communicatie tijdens het hele proces. Vooral de persoonlijke aanpak en de bereidheid om direct te reageren op vragen zorgden voor een positieve ervaring.
“We zijn heel tevreden over de samenwerking met Involv. Als we iets nieuw vroegen of extra ondersteuning nodig hadden, werd het altijd snel en zonder problemen opgepakt. Niets was te veel.”
Zoé Van Nieuwenhove
Expert Marketing & Communicatie
De lancering
De lancering van het nieuwe intranet in maart 2024 werd op een speelse manier gevierd. Europabank organiseerde een feestelijke introductie met geboortekaartjes en paaschocolade voor het personeel, aangezien de lancering samen viel met Pasen. De betrokken afdelingen kregen speciale vermelding als “meter” en “peter” van het nieuwe platform, wat zorgde voor een persoonlijke en enthousiaste ontvangst.
Toekomstplannen
Hoewel Europabank pas vijf maanden actief is op het nieuwe platform, zijn er al plannen om verder te optimaliseren. In de toekomst zal het gebruik van analytics, een automatisch gegenereerde nieuwsbrief, de nieuwe onboarding tool en misschien nog te bekijken ook de mobile app en de cast een potentiële meerwaarde kunnen bieden en mee kunnen bijdragen aan een nog efficiëntere interne communicatie.
Conclusie
Dankzij Involv heeft Europabank nu een centraal platform dat hun interne communicatie en documentbeheer naar een hoger niveau tilt. Medewerkers zijn enthousiast over de nieuwe mogelijkheden en de soepele samenwerking met het Involv-team heeft gezorgd voor een succesvolle implementatie.