Effectieve communicatie met iedereen in de zorg

De zorgsector kent specifieke uitdagingen en het jaar 2020 heeft dat zojuist bevestigd.

Sinds het begin van de Covid-19 pandemie zijn werknemers meer dan ooit op zoek naar een echte band met hun ziekenhuis, hun doel, hun collega’s en hun team. Organisatiecultuur is duidelijk belangrijk voor werknemers in de gezondheidszorg.

Bij Involv hebben we de kans gehad om met meer dan honderd organisaties over de hele wereld samen te werken bij het versterken van hun cultuur door betere communicatie met de medewerkers. Vooral in België hebben we intranetprojecten uitgerold voor veel grote ziekenhuizen zoals het ASZ, ZNA en AZ Damiaan.

In deze blogpost deel ik onze bevindingen uit een enquête onder interne communicatieprofessionals bij meer dan 30 grote ziekenhuizen en organisaties in de gezondheidszorg in het Vlaamse Gewest, België.

1. Wat zijn de populairste interne communicatiekanalen?

Het zal niemand verbazen dat e-mail, intranet en gesproken woord de top 3 meest gebruikte interne communicatiekanalen zijn in organisaties in de gezondheidszorg.

Voor het verspreiden van belangrijk bedrijfsnieuws blijft e-mail het onmisbare kanaal. Een best practice die we in veel organisaties hebben gezien, is het gebruik van e-mail om verkeer naar het intranet te leiden. Dit kan helpen bij de invoering van het intranet.

2. Hoeveel nieuws en artikelen moeten er volgens u worden gepubliceerd om voldoende communicatie en een goede intranetbetrokkenheid te garanderen?

Terwijl de meeste interne communicatoren in het onderzoek van mening zijn dat het publiceren van 10-30 artikelen per maand voldoende is, laat onze best practice meting een hoger aantal zien.

Wat we hebben kunnen vaststellen in zorginstellingen met een goede implementatie en betrokkenheid van het intranet is dat de hoeveelheid nieuws en artikelen die elke maand worden gepubliceerd tussen de 40-80 ligt. In organisaties die minder dan 25 artikelen publiceren, zien we een lagere betrokkenheid.

Belangrijk is dat nieuws en artikelen op het juiste moment bij de juiste doelgroep terechtkomen om betrokkenheid en relevantie te garanderen.

3. Op welk type communicatie moeten we ons richten om de betrokkenheid van werknemers te verhogen?

Te veel irrelevante informatie ontvangen is even frustrerend als te weinig informatie hebben. Daarom is het in de eerste plaats belangrijk om uw communicatie af te stemmen op de behoeften van uw werknemers indien u een hoge betrokkenheid van uw werknemers ambieert.

Daarnaast hebben we in veel organisaties één best practice gezien die heeft gezorgd voor een hoge betrokkenheid onder hun werknemers. Ze steken namelijk veel energie in het creëren en publiceren van leuk en HR-gerelateerd nieuws, zoals vakantieplanning, werknemersvergoedingsprogramma’s, opleidingsprogramma’s, enz.

4. Wat zijn tegenwoordig de doelstellingen van intranet?

Voor de meeste organisaties is het belangrijkste doel van een intranet het informeren van en contact leggen met werknemers. Daarnaast is een intranet ook een geweldig hulpmiddel voor mensen binnen een organisatie om documenten/bestanden intern te delen en snel toegang te krijgen tot andere tools en applicaties.

Vooral in organisaties in de gezondheidszorg wordt het intranet vaak gebruikt als kennisbank voor alle beleidsregels, procedures en formulieren.

We kunnen het intranet gebruiken om de sociale integratie op de werkplek te stimuleren. Maar dit lijkt in veel organisaties geen gangbare praktijk te zijn. Dit komt ook overeen met de gegevens die we hebben verzameld van meer dan honderd intranetprojecten in alle sectoren.

5. Wie is verantwoordelijk voor de organisatiecultuur?

Iedereen is het erover eens dat het managementteam een belangrijke rol speelt in het vormgeven en naleven van de bedrijfscultuur. Daarna komen het HR-team en het communicatieteam, die ervoor moeten zorgen dat iedereen in de organisatie de bedrijfscultuur begrijpt en zich erbij aansluit.

Maar als de organisatiecultuur eenmaal vorm heeft gekregen, is het ieders verantwoordelijkheid om deze te onderhouden en te koesteren.

Dat verklaart het belang van het selecteren en aanwerven van de juiste mensen die bij uw bedrijfscultuur passen.

6. Voor welke uitdagingen staan interne communicatoren vandaag?

Niet alleen voor organisaties in de gezondheidszorg, maar voor elke organisatie met werknemers die niet aan een bureau werken, is dit een prangende uitdaging: hoe maak je contact met werknemers die niet aan een bureau werken?

Ze gebruiken misschien geen pc of laptop, sommigen hebben zelfs geen e-mailadres, maar bijna iedereen heeft tegenwoordig een smartphone. Het gebruik van een mobiele telefoon is dus een gebruikelijke aanpak die de meeste organisaties kiezen om hun mobiele werknemers op één lijn te houden met het bedrijf.

Ook is het zo dat veel niet-bureaumedewerkers minder technisch onderlegd zijn. Daarom moet informatie met hen worden gedeeld via traditionele methoden, zoals via lijnverantwoordelijken, collega’s, beeldschermen op kantoor en e-mails.

📑 De presentatie van de enquêteresultaten kunt u hier downloaden