Hoe de effectiviteit van je interne communicatie meten

Vind je het lastig om het succes van je IC-strategie te beoordelen? In deze blogpost delen we drie methodes om de effectiviteit van je interne communicatie te meten.

Maar laten we eerst even bekijken waarom het meten van interne communicatie belangrijk is voor elke organisatie.

Veel organisaties gebruiken een intranet om te voldoen aan bepaalde behoeftes. Het is vreemd om te zien dat er zelden achteraf gekeken wordt of die doelstelling bereikt wordt.

Wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Je kan wel afgaan op je gevoel, maar om je interne communicatie echt op punt te zetten kan je je toch beter baseren op cijfers. Door te snappen waarom je jouw interne communicatie meet blijf je gefocust, gemotiveerd, en weet je precies waar je naartoe werkt:

• Effectiviteit bepalen: Meten helpt bij het evalueren hoe goed de interne communicatie strategieën werken, zodat je kunt zien of je boodschappen de gewenste impact hebben.
• Verbeterpunten identificeren: Door te analyseren waar en wanneer communicatie tekortschiet, kun je gerichte aanpassingen maken om de efficiëntie te verhogen.
• Betrokkenheid verhogen: Inzicht in hoe medewerkers interactie hebben met communicatie kan helpen strategieën te ontwikkelen die de betrokkenheid versterken.
• Rendement op investering (ROI) aantonen: Het meten van interne communicatie kan aantonen dat investeringen in bepaalde tools of platforms daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie.
• Cultuur en moreel verbeteren: Effectieve interne communicatie draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur en verhoogt het moreel. Meten geeft inzicht in hoe communicatie de bedrijfscultuur beïnvloedt.

Tip: Definieer jouw “waarom”

Worstel je met het vinden van je “waarom” voor je interne communicatie? Kijk dan eens goed naar de doelen en de kernwaarden van je bedrijf. Zorg dat je IC-doelstellingen daar naadloos op aansluiten.

Goede interne communicatie is goud waard voor je organisatie. Check deze cijfers maar eens:

• 72% van de bedrijfsleiders ziet dat effectieve communicatie de teamproductiviteit boost. (Bron)
• 52% van de medewerkers zegt dat duidelijke communicatie zorgt voor meer productiviteit. (Bron)
• Bedrijven met een positieve cultuur zien 4 keer zoveel omzetgroei dan die met een zwakke cultuur. (Bron)
• Teams met betrokken werknemers scoren 98% hoger op klanttevredenheid en hebben 50% meer klantloyaliteit. (Bron)

Een krachtige interne communicatie bevordert naadloze samenwerking, verhoogt de omzet en tilt de klanttevredenheid naar een hoger niveau. Door een cultuur van openheid en transparantie te omarmen, doorbreek je de beperkende silo’s, deel je kennis op ongekende wijze en werk je moeiteloos samen over afdelingsgrenzen heen, gericht op gezamenlijk succes.

Veel interne communicatieteams ervaren dezelfde uitdagingen. Tijd en middelen zijn vaak beperkt, medewerkersbetrokkenheid is laag en de beschikbare technologie voldoet niet. Daarnaast wordt ook het gebrek aan goede data / analytics erkend als een van de voornaamste hindernissen in 2024.

Hier zijn drie manieren om je interne communicatie te evalueren.

1. Gebruik Analytics

KPI’s of Key Performance Indicators zijn meetbare waarden die aangeven hoe effectief een organisatie is in het bereiken van haar belangrijkste bedrijfsdoelstellingen. Door deze te monitoren in een overzichtelijk dashboard herken je makkelijk wat werkt of niet werkt en waar nog kansen liggen.

Check je KPI’s frequent om geen enkele kans op verbetering te missen. Met moderne tools zoals Involv wordt dit een fluitje van een cent. Involv biedt een duidelijk dashboard waar je belangrijkste KPI’s mooi bij elkaar komen, waaronder:

• Site- en contentmetrics zoals paginabezoeken, best presterende inhoud, topkanalen
• Zoekanalytics om vindbaarheid te optimaliseren
• Profielanalytics om intranet ‘influencers’ te identificeren
• Heatmaps: weet hoe je gebruikers navigeren
• Mobiel gebruik: Wie gebruikt wat, waar en wanneer?
• Rapporten: over notificaties, must-reads, reacties en meer
• Gebruiksmetrics: aantal gebruikers, drukste tijdstippen en dagen, bestede tijd

2. Voer Pulse-enquêtes uit

Data zegt veel, maar niet alles. Met pulse-enquêtes krijg je directe input van je team: wat slaat aan, wat valt tegen, en waar kan je beter mee stoppen?

Zet een enquête of een discussieforum op je intranet en nodig iedereen uit om feedback te geven. Het is dé manier om erachter te komen waar de problemen liggen in je communicatie-aanpak en om nieuwe ideeën te krijgen voor het verfijnen van je communicatiestrategie.

Houd enquêtevragen simpel en direct, zoals:

• Voel je je één met de missie van ons bedrijf?
• Snap je hoe jouw werk bijdraagt aan onze grote doelen?
• Voel jij je, ook als je vanuit huis werkt, onderdeel van het team?
• Wat vind je van onze interne updates?
• Vind je de info die je nodig hebt zonder moeite?
• Loopt de communicatie soepel tussen verschillende teams?

Met Involv wordt het maken en beheren van enquêtes een fluitje van een cent. Zo bouw je moeiteloos een enquête direct in je intranetpagina’s, dankzij de drag-and-drop template builder. Involv integreert ook perfect met Microsoft Forms voor diepgaandere enquêtebehoeften.

Tip voor hoge responspercentages: houd enquêtes beknopt (1-10 vragen) en maak ze anoniem indien mogelijk. Maak duidelijk wat de vervolgstappen zijn en deel de resultaten indien mogelijk.

Pulse enquêtes bieden directe feedback en inzichten in de ervaringen en behoeften van de gebruikers, waardoor organisaties de effectiviteit en gebruiksvriendelijkheid van het intranet kunnen verbeteren op manieren die mogelijk niet volledig door analytics data worden onthuld. Ze vullen analytics aan door de ‘waarom‘ achter het gebruikersgedrag te verklaren, wat leidt tot gerichtere verbeteringen.

3. Monitor interacties

Het gaat niet alleen om het aantal mensen dat je berichten ziet. Wat echt telt, is hoe betrokken en enthousiast ze zijn over wat ze lezen of zien. 

Kijken naar hoe je team interageert op het intranet, bijvoorbeeld checken welke content echt reacties uitlokt, biedt waardevolle inzichten. Denk aan likes, comments, shares – kleine acties die vertellen je of je content aanslaat of juist niet.

Gebruik je Involv intranet, dan krijg je toegang tot waardevolle inzichten over welke content het beste presteert. In het analytics center zie je een overzicht van KPI’s over best presterende inhoud, inclusief berichten met de meeste likes, reacties en weergaven.

En het wordt nog beter: je kunt zien wie je meest actieve en betrokken collega’s zijn via gebruikersanalytics. Wie maakt de meeste content? Wie geeft vaak feedback? Wie krijgt de meeste interactie? Zo weet je wie je intranet ‘influencers’ zijn.

Het bestuderen van deze sociale gedragingen en trends binnen je intranet geeft je meetbare gegevens om te analyseren. Dit stelt je in staat om je communicatiestrategieën effectiever af te stemmen, in lijn met je bedrijfsdoelstellingen en wat je team echt boeit.

Wil je jouw interne communicatie naar een hoger niveau tillen? Meet je belangrijkste KPI’s en hou geregeld pulse-enquêtes.  Zo snap je niet alleen welke content het goed doet, maar ook waarom.

Door te peilen naar de kracht van je interne communicatie kan je jouw aanpak verfijnen en laten zien welke impact je maakt op de resultaten van je bedrijf.

Ontdek wat Involv voor jou kan betekenen als intranetoplossing. Ons team van communicatie- en intranetexperts staat klaar om je te helpen bij het bouwen van een strak intern communicatieplatform dat de uitdagingen van vandaag en morgen aankan.