Hoe u maximaal kunt profiteren van uw SharePoint oplossing

Het is moeilijk te bevatten dat de eerste versie van SharePoint alweer 20 jaar geleden uitgebracht werd; in 2001. Het platform heeft sindsdien vele transformaties ondergaan en is inmiddels diverse versies verder. De cijfers liegen er niet om: in 2020 rapporteerde Microsoft een totaal van 200 miljoen SharePoint gebruikers.

SharePoint heeft ervoor gezorgd dat bedrijven anders omgaan met content management. Het voldoet aan de eisen van een grote diversiteit aan bedrijven en werknemers en was aanvankelijk zelfs gratis. Dit is precies wat bedrijven nodig hadden, aangezien de kosten voor een goed ECM (Enterprise Content Management) systeem voorheen zeer hoog waren. Bovendien voldeden deze systemen uitsluitend aan eisen van zeer specifieke documentspecialisten.

SharePoint is tegenwoordig niet meer weg te denken. Echter lopen organisaties vaak tegen problemen aan als ze SharePoint als een bedrijfsbreed platform gaan inzetten. Aanvankelijk werd het immers voornamelijk gebruikt voor samenwerking, projectmanagement en bestandsopslag en -deling. SharePoint groeit nog altijd, maar tegenwoordig heerst er bovendien veel verwarring over de komst van Office 365 en de cloudoplossingen van Microsoft.

Wat is de beste manier om SharePoint te gebruiken?

In 2016 publiceerden Prof. Dr. Arno Hitzges en Prof. Dr. Thorsten Riemker-Gurki de resultaten van een enquête onder 300 directeuren van Duitse bedrijven. Hieruit blijkt onder meer dat slechts 56%, iets meer dan de helft, aangeeft tevreden of zeer tevreden te zijn over de gebruiksvriendelijkheid van SharePoint.

Ook AIIM heeft in 2016 een onderzoek naar SharePoint-gebruik uitgevoerd. Meer dan de helft van de ondervraagden ziet SharePoint als “een uitdaging”. Deze statistieken geven aan dat er werk aan de winkel is, maar rijmen aan de andere kant niet met het feit dat het aantal SharePoint gebruikers anno 2017 nog steeds toeneemt.

Dit suggereert dat de rol van SharePoint desondanks nog altijd groot is. Een verrassing is dit niet, het is namelijk nog steeds een erg veelzijdig platform dat regelmatig bijgewerkt wordt met verbeteringen en een schat aan aanvullende producten heeft. Het was het eerste product dat daadwerkelijk een betaalbare, bedrijfsbrede ECM-oplossing aanbood, hoewel het inmiddels overrompeld is door flexibelere tools voor samenwerking en bestandsdeling.

De kern van het probleem ligt vaak bij de initiële verwachtingen rondom SharePoint en de gehanteerde implementatiestrategie. Dit brengt mij tot de volgende tips voor het succesvol inzetten van SharePoint.

Beschouw SharePoint als platform, niet als losstaande applicatie

Een platform moet kunnen samenwerken met andere systemen, applicaties en maatwerkoplossingen van derde partijen. Om maximaal te profiteren van SharePoint is er een budget nodig om de koppelingen met bestaande, onvervangbare applicaties te realiseren.

SharePoint is iets van het bedrijf, niet van de ICT-afdeling

Ik kan het niet vaak genoeg herhalen: SharePoint is van hele bedrijf, niet van de ICT-afdeling. De uitrol en het gebruik van SharePoint moeten dan ook vanuit een bedrijfsperspectief benaderd worden, niet vanuit ICT-perspectief. Onthoud altijd dat SharePoint een business-tool is.

Gebruik SharePoint als platform om bedrijfsprocessen te optimaliseren

SharePoint is tegenwoordig veel meer dan alleen een samenwerkingsplatform. De sleutel tot succes met SharePoint is het verplaatsen van bedrijfsprocessen naar het platform. Houd hierbij ook rekening met het hierboven genoemde punt; maak budget vrij om SharePoint te koppelen aan andere essentiële applicaties. Dit is met name cruciaal voor bedrijfsprocessen die zowel transactionele als ongestructureerde content bevatten. De standaardfunctionaliteit van SharePoint doet de rest.

Integreer het ontwikkelen van maatwerkoplossingen in de kernstrategie rondom het gebruik van SharePoint

Wanneer u grote hoeveelheden bestaande gegevens wilt verplaatsen naar SharePoint, is hier een gedegen migratieplanning voor nodig. Vooral oudere bestanden en documenten bevatten niet de gewenste metadata om optimaal gebruik te maken van SharePoint. Ontwikkel een informatiebeleid en zorg dat elke stap van de migratie naar SharePoint hieraan voldoet. Schroom niet om maatwerkoplossingen te ontwikkelen waarmee u de huidige bestandsstructuur zo correct mogelijk kunt overzetten naar SharePoint. Dit voorkomt op de lange termijn issues en problemen.

Zorg dat u op één lijn zit met het topmanagement

Eerder in dit artikel gaf ik al aan dat het bedrijf de eigenaar moet zijn van het SharePoint project. Wanneer dit het geval is, kunt u ook streven naar goedkeuring en bevestiging van bovenaf. Het topmanagement moet overtuigd zijn dat SharePoint de te hanteren strategie is rondom ECM en archiefmanagement. Op deze manier verspreidt de filosofie zich een stuk eenvoudiger door de organisatie.

Betrek de eindgebruikers en investeer in opleiding en training

Zet de juiste training in voor de juiste gebruikers. Train projectleden op het gebied van content management, archiefmanagement, content classificatie, metadata en taxonomie. Betrek eindgebruikers vanaf het begin bij de ontwikkeling van het SharePoint platform en geef veel aandacht aan gebruiksvriendelijkheid en het voldoen aan de wensen. De SharePointoplossing kan nog zo mooi en functioneel zijn, als de werknemers het uiteindelijk niet gaan gebruiken dan is de implementatie alsnog gefaald.

Ontwikkel een beleid voor de omgang met informatie

Dit wordt ook wel een “information governance framework” genoemd. Dit informatiebeleid geldt als referentiepunt voor de SharePointimplementatie. Het bevat onder meer richtlijnen en huisregels voor archiefmanagement en het is voor de lange termijn zaak dat SharePoint hieraan voldoet.

Houd rekening met Office 365 en de plannen van Microsoft

Het lange termijn voordeel van SharePoint zit in het feit dat het product gemanoeuvreerd wordt als onderdeel van de algemene Office365 oplossing. Dat betekent niet dat de on-premise versie van SharePoint op korte termijn zal verdwijnen. Maar het betekent wel dat u begrip en vrede moet hebben met de plannen van Microsoft met betrekking tot cloudoplossingen.

Door het toepassen van deze tips bent u al op het juiste pad voor een succesvol gebruik van SharePoint binnen uw organisatie.

📄 Lees meer:  SharePoint Intranet en gebruikersadoptie