Hoe een intranet u kan helpen een succesvolle hybride werkplek uit te bouwen

De pandemie heeft talrijke facetten van het leven veranderd. En zeker onze manier van werken. Begin 2020 was telewerken of thuiswerken voor de meesten van ons een nieuwe ervaring, maar nu is het ons nieuwe normaal geworden.

Zowel werknemers als organisaties raakten gewend aan werken op afstand en merkten al snel dat er veel voordelen aan verbonden zijn. Dat betekent echter niet dat bakstenen kantoren overbodig zijn geworden. Zowel thuiswerken als werken op kantoor hebben hun eigen voordelen.

Uit talrijke enquêtes blijkt dat een groot aantal mensen er de voorkeur aan geeft deeltijds op kantoor en deeltijds thuis te werken. Werknemers laten kiezen waar ze willen werken lijkt de juiste aanpak te zijn waar veel organisaties voor kiezen.

En zo ontstaat een nieuwe manier van werken: de hybride werkplek.

Wat is een hybride werkplek?

Een hybride werkplek is een model van werkomgeving dat werken op afstand en op kantoor combineert. Het doel ervan is om werknemers flexibiliteit en autonomie te bieden, en hen in staat te stellen te werken waar ze zich het meest productief en comfortabel voelen.

Bedrijven met een hybride werkmodel bieden werknemers de mogelijkheid om te kiezen waar ze werken, door hun tijd te verdelen tussen thuiswerken en werken op kantoor.

Voordelen van een hybride werkplek

Steeds meer bedrijven kiezen voor het hybride werkplekmodel omdat het werknemers zoveel flexibiliteit biedt – een zeer belangrijke factor bij het verhogen van de tevredenheid en productiviteit van werknemers.

Thuiswerken brengt ook wat meer flexibiliteit met zich mee wat de werktijden betreft. Mensen hoeven zich niet meer elke dag op een specifiek tijdstip naar kantoor te haasten. Dit is een enorm voordeel voor werknemers. Voor velen verbetert het de balans tussen werk en privéleven en vermindert het de stress en vermoeidheid die een lange pendelrit met zich mee kan brengen.

Niet alleen werknemers, maar ook organisaties hebben baat bij een hybride werkplek. Organisaties kunnen hun talentenpool uitbreiden als het gaat om het aannemen van mensen. Nabijheid is immers niet langer een cruciale factor.

Hybride werkplekken betekenen ook lagere operationele kosten omdat het aantal werknemers op kantoor afneemt. Zo hebben organisaties minder kantoorruimte, minder kantoorbenodigdheden nodig en dalen de pendelkosten.

Maar hoe kunnen organisaties nu met succes een hybride werkplek implementeren?

Het begint met het kiezen van de juiste tools en technologie. Een bedrijfsintranet is essentieel voor een soepel functionerende hybride werkplek. Dit is waarom.

7 manieren waarop een intranet essentieel is voor uw hybride werkplek

Het intranet speelt een belangrijke rol in het succes van de hybride werkplek, omdat het helpt bij het oplossen van veel uitdagingen die gepaard gaan met werken op afstand.

1. Iedereen met elkaar verbinden, ongeacht waar ze werken

Op de hybride werkplek zijn werknemers verspreid, maar toch met elkaar verbonden via het bedrijfsintranet. Contact houden met collega’s, ongeacht waar ze zich bevinden, wordt eenvoudiger dan ooit met intranetfuncties zoals een people directory, organigram, gebruikersprofielen, aankomende verjaardagen, enz. Heeft uw intranet een mobiele app zoals Involv die heeft, dan kunnen uw non-desk werknemers toegang krijgen tot het bedrijfsintranet via de intranet app op hun smartphone.

2. Alle werknemers bereiken met gerichte communicatie

Op een hybride werkplek zijn er tal van variaties in locaties, werktijden en communicatiemethoden. Het is noodzakelijk om een modern communicatiemiddel te hebben om alle werknemers te bereiken en te betrekken. Een modern intranetplatform is hiervoor uitermate geschikt, omdat het u in staat stelt al uw werknemers te bereiken met real-time informatie. Met Involv kunt u gerichte berichten sturen naar een specifieke groep werknemers op basis van hun locatie, team of afdeling.

3. De zichtbaarheid van leiders bevorderen

Vaak worstelen organisaties met het vergroten van de zichtbaarheid van leiders. Op een hybride werkplek kan dit probleem nog groter worden. Een intranet is het uitgelezen platform voor leiders om alle werknemers te bereiken en met hen te communiceren, ongeacht waar ze werken. U kunt een speciale ruimte op de intranet-homepage creëren voor de senior-level managers om nieuws en updates te delen en om feedback van werknemers te ontvangen.

4. Alles op één plek centraliseren

Een intranet vergemakkelijkt de hybride werkplek omdat het fungeert als een alomvattend werknemersportaal dat van alle functies is voorzien en datgene biedt wat uw werknemers nodig hebben voor een optimale werkdag. Door de integratie van elke samenwerkingstool en bedrijfsapplicatie die ze gebruiken, biedt het intranet toegang tot datgene wat ze nodig hebben, wanneer en waar ze het nodig hebben.

5. Onboarding op afstand ondersteunen

Zorgen voor een effectieve onboarding is een uitdaging op de hybride werkplek. Maar met een intranet is onboarding niet langer een uitdaging. U kunt een breed scala aan trainingen, introductievideo’s, blogs, documentatie en communicatietools binnen uw intranet plaatsen om nieuwe werknemers een opmerkelijke, meeslepende ervaring te bieden.

📄 Lees ook: HR intranet: 7 voordelen voor HR professionals en hun medewerkers

6. Fungeert als virtueel kantoor

Bij een hybride werkplek is de kantoorruimte voortaan deels virtueel. Het bedrijfsintranet kan de rol van virtueel kantoor vervullen. Het maakt het voor mensen mogelijk om te werken waar ze maar willen en tegelijkertijd op de hoogte te blijven van alles wat er binnen de organisatie gebeurt, samen te werken met collega’s en communities op te bouwen.  Er bestaan tal van manieren om de levendigheid van uw bedrijfscultuur te waarborgen met functies als blogs en updates, forums, groepen, ideevorming, reageren en liken.

7. Biedt impactvolle inzichten

Het implementeren van een hybride werkplek kan een grote verandering betekenen voor veel organisaties en werknemers. Daarom is het analyseren van gegevens over de ervaringen van werknemers van vitaal belang. Moderne intranetsoftware zoals Involv biedt een scala aan engagement analytics, die u inzicht geven in hoe betrokken uw medewerkers zijn bij uw communicatie. Het Involv Analytics center toont u belangrijke KPI’s zoals paginabezoeken, top auteurs, top bijdragers en top performante content.

Samengevat:

Door gebruik te maken van de voordelen van zowel het werken op kantoor als op afstand, lijkt de hybride werkplek de toekomst te zijn. Het doel is werknemers in staat te stellen hun taken optimaal uit te voeren, ongeacht waar ze zich bevinden.

De rol van een bedrijfsintranet is hierbij – nu meer dan ooit – enorm belangrijk. Het is ontworpen om organisaties en werknemers te helpen deze nieuwe manier van werken te omarmen. Door werknemers een goed ontworpen en functioneel intranet te bieden, geeft u hen de essentiële tools in handen om succesvol te zijn op een hybride werkplek. Intranet helpt uw verspreide personeel met elkaar te verbinden door iedereen in staat te stellen contact te houden, op de hoogte te blijven van belangrijk bedrijfsnieuws, bestanden en documenten veilig te delen en toegang te hebben tot alle interne informatie, gegevens, enz.

Wilt u weten hoe Involv intranet uw hybride werkplek kan ondersteunen? Plan een demo met ons.

(Photo: Business photo created by pressfoto)