SharePoint: Wat is het en hoe gebruikt u het om de samenwerking te optimaliseren?

Bedrijfseigenaren, eindgebruikers en zelfs ervaren IT-personeel hebben vaak een algemeen idee over SharePoint en zijn mogelijkheden, maar kunnen niet duidelijk omschrijven wat het is.

Sommige organisaties gebruiken het voor intranet, anderen voor business intelligence. Sommige organisaties gebruiken het voor projectmanagement, anderen voor document management en bestandsopslag. Sommige organisaties gebruiken het als een samenwerkings- en communicatieplatform, anderen gebruiken het om bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Hoe omschrijft u een platform dat, op een specifieke manier per bedrijf en afdeling, gebruikt wordt voor diverse doeleinden, vaak een combinatie van meerdere?

Wikipedia omschrijft het als volgt:

“SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt.”

De gemiddelde persoon die het platform gaat gebruiken zal met deze definitie niet veel verder komen bij het concreet omschrijven van het product. Sterker nog; het wordt waarschijnlijk zelfs nog lastiger.

Leg de nadruk op hoe SharePoint te gebruiken

In plaats van te focussen op het definiëren van SharePoint en uit te leggen wat het is, werpt het wellicht meer vruchten af als u zich concentreert op de gebruikerservaring. How gaat de eindgebruiker SharePoint gebruiken en welke problemen gaat het platform oplossen?

U kunt het op dezelfde manier benaderen als een uitleg over hoe iemand een e-mail verzendt. Eindgebruikers willen weten hoe zij hun e-mailapplicatie moeten openen en hoe zij een e-mail naar een college kunnen versturen vanuit die applicatie. Zij zijn over het algemeen niet geïnteresseerd in het feit dat de e-mailapplicatie Microsoft Exchange heet en dat de e-mail op de achtergrond op veiligheid gecontroleerd wordt voordat deze verzonden wordt en afgeleverd wordt aan de ontvanger.

Op een vergelijkbare manier houdt een eindgebruiker zich waarschijnlijk niet bezig met het feit dat de projectmanagement omgeving, of de plek waar zij documenten opslaan, SharePoint heet. Belangrijker voor de gebruikers is dat zij weten waar zij de voortgang kunnen vinden van een project waaraan zij deelnemen, of waar zij de nieuwste belangrijke documenten kunnen vinden en weergeven.

Door het op deze manier te benaderen, kunt u de uitleg over SharePoint omzetten van een moeilijk proces tot een relatief eenvoudige taak. Over het algemeen zullen gebruikers het makkelijker hebben wanneer u in hun taal praat en uitlegt hoe het platform hun werk efficiënter maakt.

Hieronder een aantal veelvoorkomende voorbeelden van hoe bedrijven en mensen SharePoint gebruiken.

Content Management

Een van de meest voorkomende gebruiken van SharePoint is als Content Management Systeem (CMS). De meeste gebruikers zullen al bekend zijn met de meeste concepten, aangezien zij deze activiteiten ook zonder SharePoint al uitvoeren. De toegevoegde van SharePoint zit in het feit dat het gebruik van meerdere applicaties overbodig wordt. In plaats daarvan biedt het een complete oplossing binnen dezelfde omgeving.

Ter illustratie: 

Eindgebruikers zullen hun documenten doorgaans op hun pc of op een harde schijf op het interne netwerk opslaan. Als zij een document met een collega willen delen zoeken zij het op, voegen het als bijlage toe aan een e-mail en verzenden het. De collega wil wellicht enkele aanpassingen maken en de nieuwe versie van het document terugsturen. Hierbij moeten zij goed in de gaten houden welke versie van het document de meest recente versie is en waar deze opgeslagen is.

SharePoint als CMS combineert al deze stappen in één centrale omgeving. 

Aanvullende functionaliteiten zijn onder meer bestandsopslag en versiebeheer, wijzigingsbeheer van documenten, de mogelijkheid om elkaars werk te bekijken en directe communicatie binnen het platform. Er is ook een rechtenstructuur om te beheren wie specifieke mappen en bestanden kan weergeven of wijzigen. Bovendien slaat SharePoint alle activiteit per bestand op en biedt het geavanceerde zoekmogelijkheden. Men kan niet alleen op bestandsnamen zoeken, maar ook in de inhoud van documenten.

Tot slot is het SharePoint CMS toegankelijk vanaf elke locatie, gebaseerd op reeds bestaande logingegevens.