Hoe slechte interne communicatie uw bedrijf beïnvloedt en 3 manieren om het te verhelpen

Effectieve communicatie is de sleutel tot elke goede relatie. Op de werkvloer is communicatie een essentieel onderdeel geworden van de ervaring en betrokkenheid van werknemers.

Toch worstelen veel organisaties met ineffectieve communicatie. Dat geldt voor top-down, bottom-up én afdelingsoverschrijdende communicatie.

Laat ons eerst, voordat we bespreken hoe u uw interne communicatie kunt verbeteren, de werkelijke kosten van slechte communicatie op de werkplek onderzoeken.

WAT IS DE IMPACT VAN SLECHTE COMMUNICATIE OP DE WERKPLEK?

Ineffectieve communicatie op de werkvloer kan veel negatieve gevolgen hebben voor uw organisatie. Hier zijn 3 vaak voorkomende problemen wanneer u de communicatie met uw werknemers ongecontroleerd laat.

VERSPILDE TIJD BIJ HET ZOEKEN NAAR INFORMATIE

Wanneer informatie niet op een effectieve manier wordt bewaard en gedeeld, hebben werknemers vaak moeite om deze te vinden. Het resultaat is dat veel kostbare tijd verloren gaat met het zoeken naar de juiste informatie.

Uit gegevens van IDC blijkt dat een kenniswerker ongeveer 2,5 uur per dag (of ongeveer 30% van de werkdag) besteedt aan het zoeken naar informatie. Stelt u zich eens voor hoeveel tijd hiermee kan worden bespaard. Tijd die kan worden gebruikt voor taken met een hogere toegevoegde waarde.

NIET-GEALIGNEERDE MEDEWERKERS

Effectieve communicatie helpt ervoor te zorgen dat elke werknemer de visie en doelstellingen van het bedrijf volledig begrijpt, evenals wat er van hem of haar wordt verwacht om deze doelstellingen te bereiken.

In een organisatie die gedreven wordt door slechte interne communicatie, zijn mensen vaak verward over wat ze moeten doen. Dit creëert een niet-gealigneerd personeelsbestand. Als mensen niet hetzelfde doel voor ogen hebben, voelen ze zich minder gemotiveerd en vastberaden om een extra stap te zetten. Vergeet ook niet dat een boot niet vooruit kan als iedereen zijn eigen weg roeit.

SLECHTE BEDRIJFSCULTUUR

Goede communicatie helpt bij het opbouwen van vertrouwen tussen werknemers en werkgevers, wat de basis is van een positieve bedrijfscultuur. Als mensen hun managers vertrouwen en hun mening uiten, zullen ze eerder betrokken en productief blijven.

Omgekeerd kunnen werkgevers die er niet in slagen om effectief te communiceren het vertrouwen van hun werknemers verliezen, wat het moreel nog verder naar beneden haalt en de betrokkenheid van werknemers vermindert. Het resultaat is dat werknemers steeds minder betrokken en ongelukkig worden en eerder geneigd zijn het bedrijf te verlaten.

3 MANIEREN OM SLECHTE COMMUNICATIE OP DE WERKPLEK TE VERHELPEN

1. CREËER EEN GECENTRALISEERDE COMMUNICATIEHUB

Een intranet kan veel bedrijfsuitdagingen aanpakken, waaronder het optimaliseren van de interne communicatie. Het kan één centraal communicatieplatform bieden voor de hele organisatie om updates over bedrijfsnieuws te krijgen, informatie op te zoeken, contact te leggen met collega’s, enz.

De meeste intranet platformen stellen u tegenwoordig in staat om uw communicatie zelfs te publiceren naar een specifieke doelgroep zodat uw boodschap altijd relevantie is. Met Involv intranet kunt u uw communicatie delen in verschillende formaten om aan de behoeften van uw gebruikers te voldoen. Denk dus aan tekst, maar ook video’s, blogs, infographics, afbeeldingen, enzoverder.

Het centraliseren van alle bedrijfscommunicatie in een intranet is een geweldige manier om informatiesilo’s te helpen afbreken en e-mailoverbelasting en vergaderingen te verminderen. (Wist u trouwens dat Involv integreert met Microsoft Teams, zodat u alles wat u nodig hebt tijdens uw werkdag bij de hand hebt, rechtstreeks in uw favoriete samenwerkingstool?)

De implementatie van een intranet kan snel en zonder stress verlopen als u kiest voor een kant-en-klare intranetoplossing zoals Involv. De configuratie van uw nieuwe intranet duurt slechts dagen (geen weken of maanden) en u heeft meteen toegang tot alle best-in-class functies.

2. HOUD UW INTERNE COMMUNICATIE EENVOUDIG EN CONSISTENT

Effectieve communicatie betekent dat uw medewerkers de informatie of boodschap die u brengt kunnen ontvangen en volledig begrijpen. Maak uw communicatie duidelijk en eenvoudig te begrijpen voor de mensen die ze ontvangen. Dit vereist dat u uw doelpubliek begrijpt en de inhoud en toon die u gebruikt daarop afstemt.

Als u veel communicatiekanalen gebruikt, zorg dan voor consistentie in uw communicatie om verwarring te voorkomen. Het gebeurde bij mijn ex-bedrijf toen de directie een nieuw werktijdenbeleid invoerde. Om de werknemers hierover te informeren, werd deze informatie gepubliceerd op het intranet, verzonden via e-mail door het HR-team, en gecommuniceerd via lijnmanagers. Maar omdat de communicatie via die kanalen niet consistent verliep, raakten werknemers in de war en maakten ze zich zorgen over het nieuwe beleid omdat ze niet precies wisten wat nu van hen verwacht werd.

Onthoud: “If you confuse, you lose”. Het ontbreken van een duidelijke boodschap is een gegarandeerde manier om uw medewerkers in verwarring te brengen. Houd berichten eenvoudig en consistent om de werknemerservaring te verbeteren en weerstand te voorkomen

3. VRAAG PROACTIEF OM FEEDBACK EN ONDERNEEM ACTIE

Goede communicatie is een tweerichtingsproces. Werkgevers moeten daarom proactief feedback en input van werknemers verzamelen. Zorg ervoor dat uw werknemers aangemoedigd worden om zich uit te spreken en hun meningen en ideeën te delen met de managers. Maak het voor werknemers ook gemakkelijk om dergelijke bottom-up gesprekken te voeren.

Er zijn verschillende manieren om feedback van werknemers te krijgen. Het bedrijfsintranet is bijvoorbeeld een geweldig kanaal waar je polls, enquêtes of vragenlijsten kunt aanmaken. In Involv is er een Ideation tool waarmee werknemers hun ideeën kunnen indienen of hun suggesties of feedback kunnen geven over specifieke onderwerpen.

Belangrijker is dat als je eenmaal die feedback hebt, je er ook naar moet handelen. Heel vaak ontvangen werkgevers dit soort informatie en ondernemen ze geen actie. Dit kan de relatie en het vertrouwen van de werknemers schaden. Zoek naar oplossingen en breng noodzakelijke veranderingen aan. Is dat niet mogelijk of opportuun, laat dat dan ook weten aan de betrokken medewerkers.

GA AAN DE SLAG MET INVOLV INTRANET OM UW WERKNEMERSCOMMUNICATIE TE VERBETEREN

Involv is het kant-en-klare intranet gebouwd op Office 365. Het heeft alle best-in-class functies die een modern intranet nodig heeft. Meer dan honderd organisaties over de hele wereld gebruiken Involv als hun interne communicatieplatform. En ze zijn VERHEUGD met de resultaten.

Met een Involv intranet, kan u:

• snel en eenvoudig bedrijfsnieuws maken en publiceren
• gerichte communicatie naar verschillende doelgroepen sturen
• mobiele medewerkers bereiken en betrekken via uw eigen mobiele intranet app
• gemakkelijk feedback en input van medewerkers verzamelen
• meten en inzichten verkrijgen voor uw interne communicatiestrategie

Als u op zoek bent naar het juiste communicatieplatform voor uw organisatie en medewerkers, maak dan een afspraak voor een gratis demo, zodat we u meer kunnen laten zien van de geweldige voordelen die Involv te bieden heeft.