Hoe U Het Perfecte Intranetportaal Kiest Voor Uw Bedrijf

Wanneer u een eenvoudige Google-zoekopdracht doet op intranetportalen, kan de doolhof aan opties en configuraties wat overweldigend zijn, vooral als u geen diepgaande kennis heeft van het onderwerp. De opties variëren van gratis open source intranetoplossingen tot dure, op maat gemaakte oplossingen voor de specifieke behoeften van uw organisatie.

Of u nu op zoek bent naar een eenvoudig portaal voor communicatie en samenwerking of een intranetportaal met een uitgebreide database, bestandsopslag en projectmanagement mogelijkheden; er zijn vele factors om rekening mee te houden.

Echter kan elk bedrijf, groot of klein, breed of smal, profiteren van de gestroomlijnde processen, gestandaardiseerde naamgeving van bestanden, versiebeheer, samenwerking, communicatie en bestandsopslag die al deze intranetoplossingen claimen te bieden.

Wanneer u rekening houdt met de volgende factoren, zou u een helder beeld moeten krijgen van de specifieke behoeften van uw bedrijf. Dit brengt u een stap dichter bij het selecteren van de perfecte intranetoplossing.

Wat zijn uw doelen?

Allereerst; formuleer uw bedrijfsdoelen. Het hebben van een helder beeld van wat u wilt bereiken met een intranetportaal helpt significant bij het onderzoeken van uw opties. Het zal op zijn minst eenvoudiger worden om in een vroege fase van uw onderzoek opties weg te strepen die uw doelen niet faciliteren.

Wilt u de samenwerking binnen uw organisatie vergroten en/of optimaliseren? Wilt u het intranet gebruiken als primair communicatiemiddel? Welke invloed heeft dit op bestaande interne bedrijfsprocessen?

Dit zijn stuk voor stuk belangrijke vragen om te beantwoorden voordat u verder gaat met uw onderzoek. De antwoorden op deze vragen vormen de kern van waarom u een intranetoplossing wilt implementeren.

Wie zijn de eindgebruikers van het intranet?

Een van de belangrijkste vragen om te stellen wanneer u een intranetportaal kiest is: wie gaat het gebruiken?

Is uw gemiddelde eindgebruiker al ervaren met platformen zoals social media? Werken zij reeds met computersoftware? Zijn zij gewend aan veranderingen en passen zij zich snel aan?

Vandaag de dag bieden vele standaard intranetplatformen een stijl die hetzelfde aanvoelt als bestaande producten zoals besturingssystemen en social media. De reden hiervoor is dat eindgebruikers het platform snel als erg intuïtief in gebruik zullen beoordelen. De meeste eindgebruikers zijn ten slotte al gewend aan diverse social media platformen.

Over het algemeen is het eenvoudiger om voordeel te halen uit deze bestaande herkenning dan om een volledig nieuw product vanaf nul aan te leren.

Verandering is beangstigend; het bieden van een aantrekkelijke gebruikerservaring en, indien benodigd, training, helpt enorm bij gebruikersadoptie van het nieuwe portaal.

Geef extra aandacht aan dit aspect tijdens uw onderzoek; het zal zich uitbetalen.

Integreert het intranet met bestaande processen en software?

Tenzij u een compleet nieuw bedrijf opricht, is de kans groot dat uw bedrijf reeds diverse software gebruikt en meerdere interne bedrijfsprocessen heeft.

Het is belangrijk om te overwegen welke positie een intranetportaal inneemt binnen uw bestaande structuur.

Het intranetportaal dient ofwel bestaande software te vervangen ofwel naadloos te integreren met bestaande software. Is dit niet het geval, dan streeft u het doel van de implementatie van een nieuw intranet voorbij.

Bovendien dient het intranetportaal de interne bedrijfsprocessen efficiënter te maken en niet te bemoeilijken.

In een ideale situatie wordt het intranet uiteindelijk zo veel mogelijk gebruikt en maakt het andere applicaties overbodig.

Een intranetplatform is bedoeld om uw bedrijf efficiënter en effectiever te laten werken, niet andersom.

Is het eenvoudig om functionaliteit toe te voegen of te verwijderen?

Met andere woorden: is de intranetoplossing flexibel en zijn er mogelijkheden voor maatwerkontwikkeling?

De oplossing die u kiest kan op dit moment best werken, maar dient wel mee te kunnen groeien met uw bedrijf. Daarom is het van levensbelang om een portaal te selecteren waarmee toekomstige integratie met andere applicaties mogelijk is en waarin functionaliteit toegevoegd kan worden, of het nu standaardfunctionaliteit of maatwerkfunctionaliteit betreft.

Leveranciers van intranetoplossingen vertellen u wellicht dat dit aspect niet zo belangrijk is als het lijkt, maar dat is het wel. Zij zullen bijvoorbeeld beweren dat dit een negatieve invloed heeft op de gebruikerservaring. Echter kan dit prima beheerd worden middels een slimme implementatie en een proces voor gebruikersadoptie.

Uzelf in de toekomst beperken is het laatste dat u wilt. Kies een flexibele intranetoplossing die uw bedrijf blijft faciliteren tijdens groei.

Wat zeggen bestaande beoordelingen over het product?

Zoals Jeff Bezos, de CEO van Amazon ooit zei: “Your brand is what people say about you when you’re not in the room.”

Dit is zonder twijfel het geval voor intranetportalen. Het bekijken van bestaande beoordelingen is onderdeel van uw onderzoek. Wat zeggen mensen over het merk en het product? Welke specifieke bedrijfsbehoeften konden zij verbeteren of juist níét verbeteren met het product?

Het CV van en intranetprovider vertelt u veel over wat u kunt verwachten. Hoewel nieuwe producten niet per definitie minder goed zijn, kan het weleens een goede beslissing zijn om voor een bekend merk te gaan die zijn waarde al bewezen heeft binnen uw bedrijfstak.

Heeft uw bedrijf momenteel te maken met specifieke uitdagingen?

Elk bedrijf krijgt te maken met uitdagingen. Er zijn altijd aspecten die u wilt wijzigen of die efficiënter gemaakt kunnen worden. Het kan geen kwaad om te brainstormen en specifieke gebieden te identificeren waarin uw bedrijfsprocessen zich kunnen verbeteren.

Een nieuw intranetportaal kan zomaar meerdere uitdagingen oplossen waar uw bedrijf momenteel mee worstelt. Een goed gedefinieerde lijst met gewenste verbeteringen kan, aangevuld met de algemene doelen die u voor ogen heeft met het intranet, goed van pas komen bij het selecteren van een product.

Ga in gesprek met mogelijke intranetleveranciers en leg uw uitdagingen uit. Hoe meer u weet over wat u wel en niet nodig heeft, hoe hoger de kans dat u het perfecte intranetportaal vindt.

Hoe wilt u communiceren binnen uw bedrijf?

Een van de meest voordelige aspecten van een sociaal intranetportaal is de communicatiemogelijkheden die het biedt. Uw werknemers zullen niet langer diverse communicatiekanalen zoals e-mail en instant messaging apps nodig hebben.

Tijdens uw onderzoek is het belangrijk om uzelf af te vragen wat uw huidige communicatiekanalen zijn en hoe deze verbeterd kunnen worden. Vele sociale intranetoplossingen bieden een alles-in-één communicatieoplossing.

Ga op zoek naar de oplossing die bij uw organisatie, uw bedrijfsprocessen en uw eindgebruikers past. Wanneer u dit goed doet en het intranet correct configureert, kan dit een grotere verbetering zijn voor de efficiëntie.

Zit technische ondersteuning in het pakket?

Het implementeren van een nieuw intranetplatform brengt diverse technische uitdagingen met zich mee, vooral als het een implementatie in een grote, bestaande ICT-infrastructuur betreft.

Een van de belangrijkste factoren bij het kiezen van een intranetportaal is de technische ondersteuning die uw leverancier biedt. Dit is zonder twijfel nodig tijdens het implementatieproces, maar minstens zo belangrijk wanneer het nieuwe intranet in gebruik is.

Incidenten vinden altijd plaats. Wanneer ze plaatsvinden, maakt toegang tot een betrouwbare technische ondersteuning tijdens werkuren (of zelfs 24 uur per dag) het verschil. Dit kan zeer veel tijd besparen.

Wat is uw budget?

Tot slot; houdt rekening met uw budget.

Het kan relatief duur zijn om een nieuw intranet te implementeren, vooral wanneer u rekening houdt met alle hierboven genoemde factoren en uw bedrijfsprocessen echt wilt verbeteren.

Daarom is het ook goed om goed geïnformeerd te zijn over het onderwerp wanneer u een budget vaststelt. Als uw ideale intranetoplossing enige maatwerkontwikkeling vereist om te voldoen aan uw specifieke bedrijfsbehoeften, kunnen de kosten hoog oplopen.

Uiteindelijk gaat het om de waarde die het nieuwe intranet toevoegt aan uw organisatie. Het vaststellen van een budget is zonder twijfel een gezonde beslissing en onderdeel van het proces, maar het kan mogelijk zijn om het budget licht te verhogen. Dit kan te rechtvaardigen zijn indien de toegevoegde functionaliteit die u ervoor terugkrijgt het waard is.

Wat u wilt is de beste intranetoplossing voor uw bedrijf. Door onderzoek te doen, te weten waar u op moet letten en een goed geïnformeerde beslissing te maken, kan uw bedrijf hier nog jaren van profiteren.