HR intranet: 7 voordelen voor HR professionals en hun medewerkers

Mensen krijgen steeds minder tijd om persoonlijk met elkaar in contact te komen. Human Resource professionals verwachten daarom zeer specifieke zakelijke voordelen van een HR-intranet, zoals het verbeteren van de interne communicatie en productiviteit, het verspreiden van de bedrijfscultuur en het faciliteren van een werkplek waar mensen gelukkiger en beter verbonden zijn.

1. DEEL HR-DOCUMENTEN MET IEDEREEN

De hoeveelheid informatie die binnen uw organisatie moet worden gedeeld, is enorm. Door HR-documenten zoals verzekeringsdocumenten, contactinformatie, trainingshandleidingen, formulieren en sjablonen voor verlofaanvragen en uitgaven op het intranet te plaatsen, hebben medewerkers daar altijd toegang toe. Het intranet biedt omni-channel toegang en synchroniseert gegevens met andere HR-managementsystemen om alles gecentraliseerd te houden. Uw HR-intranet maakt selfservice mogelijk, zodat u niet langer dezelfde vragen steeds opnieuw hoeft te beantwoorden of documenten heen en weer moet mailen.

2. AUTOMATISEER HR-PROCESSEN

Door een aantal van uw HR-taken te automatiseren kunt u tijd besparen, de efficiëntie en beveiliging verbeteren en uw doelen sneller bereiken. 3 vaak voorkomende HR-automatisaties:

• Onboardingstraject van nieuwe medewerkers. Onboarding brengt heel wat taken en papierwerk met zich mee. Automatiseer het verzamelen van documenten, het aanvragen en delen van informatie en meer.
• Verlofaanvragen zijn tijdrovend om te verwerken. Versnel het proces door de goedkeuringsprocedure en meldingen te automatiseren.
• Het verwerken van onkostendeclaraties vereist vaak veel handmatig werk. Versnel het proces door de goedkeuringsprocedure en bijbehorende meldingen te automatiseren.

3. BOOST DE ROI VAN UW ONBOARDINGSTRAJECT

Volgens een recente studie van Gallup vindt slechts 12% van de werknemers dat hun organisatie uitstekend werk levert op het vlak van onboarding. Een zwakke onboarding leidt tot een aanzienlijk lagere omzet binnen het eerste jaar van tewerkstelling en een lage betrokkenheid bij de werknemers die blijven.

Een succesvol onboarding-programma voor medewerkers verhoogt de betrokkenheid, tevredenheid en productiviteit van uw nieuwe werknemers. Het zorgt er ook voor dat ze langer in dienst blijven. Integreer video-, documentatie- en communicatiehulpmiddelen binnen uw intranet om een ​​opmerkelijke ervaring te bieden waarbij nieuwe werknemers meteen de waarden voelen die uw organisatie uitdraagt.

4. DEEL UW BEDRIJFSWAARDEN EN DOELSTELLINGEN

De kernwaarden van uw bedrijf zijn belangrijk. Ze bepalen uw cultuur en doelen en vormen de brug tussen de visie van het leiderschap en het gedrag dat die visie ondersteunt.

Helaas kennen veel werknemers de kernwaarden van hun organisatie niet en weten ze niet waar ze die moeten vinden. Gebruik uw HR intranet om uw bedrijfswaarden en doelen te communiceren. En, zoals ik eerder zei, doe dit vanaf het begin, tijdens het onboarding-proces van nieuwe medewerkers. Maar bovenal is het belangrijk om uw kernwaarden uit te dragen en werknemers te belonen wanneer ook zij dat doen. Geef mensen erkenning op het intranet om dit verder te stimuleren op de werkvloer.

5. GEBRUIK DE COLLECTIEVE KENNIS

Silodenken kan de dood betekenen van uw organisatie. Informatie blijft vaak afgezonderd op eilandjes, binnen afdelingen of locaties. Zulke silos veroorzaken dubbele, inconsistente en geïsoleerde gegevens. Door al deze gegevens te centraliseren, zorgt u ervoor dat iedereen die collectieve kennis kan aanboren. Maak gebruik van het delen van kennis tussen afdelingen en laat medewerkers snel inzichten delen, zodat anderen het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden. Bedrijven die een HR-intranet gebruiken, ontdekken dat hun nieuwe platform de hub wordt voor het delen van kennis en best-practices. Mensen kunnen elkaars vaardigheden en profielen bekijken, brainstormen met collega’s, feedback vragen van experts en sneller actie ondernemen.

Net als bij een wandtapijt, waarbij de draden op zichzelf weinig waarde hebben, krijgt informatie pas betekenis en waarde wanneer ze op de juiste manier samengeweven wordt.

Let wel op: dump niet zomaar al uw gegevens in het intranet, waardoor het eruit gaat zien als een rommelige ruimte. Een goed intranet is goed gestructureerd en heeft een mix van ‘push’- en’ pull’-informatie: werknemers moeten vinden wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben (wat betekent dat het intranet gepersonaliseerde inhoud moet bieden), maar moeten ook worden geïnformeerd wanneer relevante informatie zoals HR documenten aan hen ter beschikking worden gesteld.

6. BOUW RELATIES

Een goede relatie vereist tweerichtingscommunicatie. Als u wilt dat uw bedrijf floreert, moet u de communicatie tussen werknemers, managers, partners, leveranciers en klanten mogelijk maken. Betere communicatie = meer betrokkenheid = betere relaties.

Een goede communicatiestrategie is transparant en biedt werknemers de vrijheid om gesprekken te beginnen, feedback te geven en het initiatief te nemen bij het oplossen van problemen binnen uw organisatie.

7. BOUW EEN COMMUNITY

Een sociaal intranet helpt u communities bouwen rond relevante gemeenschappelijke interesses. Mensen willen behoren tot communities om met gelijkgestemde mensen te discussiëren over de onderwerpen waarom ze geven. Om problemen die zij ervaren op te lossen, om hun sociale status vergroten, bij te leren of waarde te bieden.

Communities verbeteren de samenwerking, transformeren de werkcultuur en zorgen voor meer tevredenheid onder uw medewerkers.