Hoeveel zal jouw nieuw intranet kosten?

Uw huidig intranet is verouderd, u wilt uw interne communicatie verbeteren of u wilt mensen binnen uw organisatie beter met elkaar verbinden?

Tijd voor een nieuwe intranetoplossing! Maar wat zal dit kosten? Welke factoren zijn van invloed? Wat is de return on investment van uw investering?

Ik kan je vertellen: er is veel meer te overwegen dan enkel de initiële prijs van de software. Lees verder voor meer informatie.

Kost voor infrastructuur

Een intranet is alleen mogelijk met de juiste infrastructuur. Er zijn servers en netwerkverbindingen voor nodig en uw investering hangt af van hoe het systeem is opgezet en onderhouden.

Er zijn 2 hoofdopties die u kunt overwegen:

• On-premise oplossing: Sommige organisaties geven de voorkeur aan on-premise servers of private clouds. Meestal omdat ze denken dat dit hun gegevens veiliger houdt. Het is een goed onderwerp voor een andere blogpost, maar om het kort te houden; deze veronderstelling is niet juist. Organisaties met een lokale oplossing hebben bekwame IT-professionals nodig om het intranet in te stellen, te onderhouden en te beveiligen, maar komen niet eens in de buurt van de veiligheidsmaatregelen die een cloudprovider kan aanbieden – en garanderen.

• Cloud-oplossing: Cloud-oplossingen hebben een off-site server waarmee uw organisatie via internet verbinding maakt. De voordelen zijn behoorlijk groot. Involv is gebouwd op Office 365 SharePoint, wat betekent dat u geniet van alles wat Microsoft te bieden heeft. Veel opslagruimte, gegevensback-ups en de beste maatregelen voor gegevensbeveiliging om er maar een paar te noemen. Alle technische zaken worden voor u beheerd, wat betekent dat uw IT-afdeling meer tijd heeft om zich te concentreren op uw kernactiviteiten. Cloud-intranetoplossingen worden vaak geleverd als een Software-as-a-service (SaaS) -abonnement, wat betekent dat u een prijs per maand betaalt, afhankelijk van het aantal gebruikers. Sommige cloudoplossingenbieden ook een eenmalig vergoedingsmodel.

Op maatwerk of kant-en-klaar

Hoewel uw eerste instinct misschien is om een ​​aangepast intranet voor uw organisatie te maken, is in veel gevallen een kant-en-klaar intranet voldoende. Het kiezen van een kant-en-klaar intranet biedt veel voordelen. Dit zijn de twee belangrijkste:

• Lagere kosten. Besteed geen maanden aan het ontwerpen van uw eigen oplossing om het wiel opnieuw uit te vinden. Een kant-en-klare oplossing kan aan de overgrote meerderheid van uw zakelijke behoeften voldoen. Indien nodig kunt u uiteraard zelf extra functionaliteiten ontwikkelen of door ons laten ontwikkelen. De onderhoudskosten kunnen ook veel lager zijn. In plaats van oplossingen te moeten zoeken voor unieke problemen die alleen in uw systeem voorkomen, kunt u vertrouwen op standaardupdates voor uw kant-en-klare intranetoplossing. Dit betekent dat u ook minder technische kennis nodig heeft.

• Gemakkelijker en sneller implementeren. Het bouwen van een aangepaste intranetoplossing is als het bouwen van uw eigen auto met onderdelen. Hoewel dit voor sommige mensen misschien logisch is, gaat u waarschijnlijk gewoon naar de dealer om een ​​auto te kopen. Hij zal je een auto verkopen die rijklaar en getest is en je kunt nog steeds een aantal functies kiezen, zoals het geluidssysteem en de afwerking van de stoelen.

Kost van een kant-en-klare oplossing

Gezien de lagere infrastructuurkosten en voordelen van een out of the box oplossing, neem ik aan dat u – zoals de meeste organisaties – kiest voor een kant-en-klare oplossing. Dus wat kosten deze? We houden van transparantie als het gaat om prijzen, dus u kunt onze prijslijst hier downloaden, maar meestal hangt de prijs af van deze factoren:

Grootte van de organisatie

Cloud intranetoplossingen hebben meestal een prijs per gebruiker. Hoe groter uw organisatie, hoe meer licenties u nodig heeft. Deze worden verrekend als abonnementsmodel of als een eenmalige vergoeding.

Functionaliteiten

Welke functionaliteiten moet uw intranet hebben? Kiest u voor een standaardpakket of wilt u meer? Zijn deze extra functionaliteiten beschikbaar als add-on of moet je ze laten ontwikkelen? Klik hier voor ons intranet focusplan van 1 pagina dat u zal helpen bij het beschrijven en vinden van uw ideale oplossing.

Integraties

Veel organisaties kiezen ervoor om het intranet als digitale werkplek te gebruiken: het is het begin van de werkdag. Medewerkers hebben via het intranet toegang tot diverse andere systemen. De kosten van een intranet zijn ook afhankelijk van het type en het aantal koppelingen met externe softwarepakketten.

Wat is de return on investment?

Kan-en-klare intranetoplossingen maken het vrij eenvoudig om uw totale investering te berekenen. Maar wat is het rendement van uw investering?

Een intranet is vaak een meerjarige investering en strategische keuze die moet passen bij de toekomstvisie, plannen en doelstellingen van uw organisatie. Om risico’s te verkleinen en de kosten van het intranet te verantwoorden, kunt u een uitgebreide business case opstellen, doelen & KPI’s definiëren en uiteindelijk deze doelen laten meten.

Enkele voorbeelden kunnen zijn:

Maak kennis toegankelijk

Kennis is wijd verspreid binnen uw organisatie. Maar de kans is groot dat er veel vastzit in informatiesilo’s. Mensen weten niet of er informatie is, waar ze die kunnen vinden of wie de expert is.

Het intranet is uw informatiecentrum dat u helpt te profiteren van al die kennis en u toelaat deze kennis te gebruiken. Bespaar tijd, word productiever, los problemen sneller op en zorg voor een betere klantervaring.

Maak je organisatie flexibeler

Van 9 tot 5 achter je vaste bureau op kantoor werken is niet langer vanzelfsprekend. Organisaties kiezen vaak voor flexibelere aanpak.

Werknemers willen toegang tot de digitale werkplek, zelfs als ze onderweg zijn en geen computer bij de hand hebben. Ze willen contact kunnen opnemen met collega’s, informatie delen of bewerken en een melding ontvangen wanneer relevante informatie is toegevoegd.

Zo vergroot een intranet de flexibiliteit van uw medewerkers – en daarmee die van uw hele organisatie.

Verbeter de interne communicatie

E-mail is nog steeds het belangrijkste zakelijke communicatiesysteem. Hoewel het zeer effectief kan zijn, heeft het nogal wat nadelen, zoals het hebben van een wirwar van verschillende mailgesprekken over hetzelfde onderwerp en het ontbreken van belangrijke informatie die toegankelijk is voor andere collega’s.

Het intranet verzamelt informatie zodat iedere gebruiker direct ziet wat er zich afspeelt. Niemand mist iets en er gaat minder tijd verloren.

Het schept ook kansen voor grootschalige interactie. Niet alleen tussen collega’s die elkaar goed kennen en die dagelijks samenwerken, maar over alle lagen van de organisatie heen. Collega’s die geen idee hadden van elkaars bestaan ​​zijn verbonden via het intranet.

Korte verbindingen zorgen ervoor dat problemen sneller worden opgelost. Zo werk je effectiever en kan je organisatie snel stappen voorwaarts zetten.

Productiviteit naar boven, kosten naar beneden

Self-Service, projectmatig werken, flexibiliteit – slechts enkele termen die recentelijk in veel vergaderruimten worden besproken. Een goed intranet ondersteunt deze moderne methoden. Het vergemakkelijkt de communicatie tussen medewerkers, partners en klanten.

Door de doorlooptijd van een proces te verkorten, worden de kosten aanzienlijk verlaagd. En wanneer u mensen op het juiste moment met de juiste kennis betrekt, ziet u een toename van de algehele productiviteit.

Is deze ROI te vaag? Maak het tastbaarder met enkele eenvoudige berekeningen. Bekijk dit voorbeeld:

Laten we zeggen dat het gemiddelde werknemerssalaris $30/uur is en dat elke werknemer 5 minuten per dag verspilt aan het zoeken naar informatie. Dat is $2,5 per dag of $652,5 per jaar (voor 261 werkdagen) die jaarlijks aan elke werknemer wordt betaald om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Als uw bedrijf 300 werknemers heeft, wordt er jaarlijks $195.750 besteed aan tijdverspilling.

Er zijn verschillende manieren om de ROI van uw intranet te meten en het is zeker een openbaring om dat te doen!

Dus, hoeveel mag jouw intranet kosten?

Het is duidelijk dat elke organisatie zijn eigen wensen en doelen heeft. Ik hoop dat deze blogpost duidelijk heeft gemaakt dat een kant-en-klare cloud intranetoplossing geschikt is voor de meeste organisaties, zelfs als er aanpassingen nodig zijn. Laat me u eraan herinneren om ook na te denken over het berekenen van uw intranet-ROI. Het helpt u verder te kijken dan de initiële kosten en u te laten nadenken over de voordelen in plaats van u alleen op de prijs te concentreren.

Dat gezegd hebbende, als u Involv wilt gebruiken zoals het is, kunt u de kosten eenvoudig berekenen. Controleer de prijzen voor uw organisatie en voeg deze toe aan uw huidige Office 365-abonnementskosten.

Wil je wat aanpassingen, hulp bij onboarding, ondersteuning of configuratie? Neem contact op voor een offerte.