Intranet POC: testen voor je koopt

De lancering van een digitale werkplek is een belangrijke strategische beslissing voor organisaties. Zelfs als je er alles aan hebt gedaan om de ideale oplossing te vinden kunnen er nog wat onzekerheden blijven hangen.

Is de oplossing haalbaar? Wat zal de ROI zijn? Zullen de eindgebruikers productiever zijn? Zal het flexibel genoeg zijn om aan de verwachtingen te voldoen? Zal alles werken zoals beloofd?

Ja, je kan zeker een testomgeving of een persoonlijke demo krijgen maar zelfs daarna kan je nog met vragen zitten.

Wat je nodig hebt is een testrit. Je moet je gordel aandoen, er mee op de baan gaan en op het gaspedaal duwen. Wat je nodig heb is een Proof of concept (POC)

POC?

Volgens Wikipedia is een Proof of concept een realisatie van een bepaalde methode of idee met de bedoeling om de haalbaarheid aan te tonen, of een demonstratie met de bedoeling om een bepaald concept of theorie te bewijzen.

Het gaat verder dan een test/trial.

• Een trial is een praktijkervaring met het product om de functionaliteiten en capaciteiten aan te tonen die gepitcht zijn door de ontwikkelaar. Een trial verloopt meestal na 30-60 dagen.
• Een Proof of Concept is een meer uitgewerkte versie van de trial. Het bevat een meer gerichte implementatie van het product in de omgeving van de klant. Het doel van een POC is om een goed beeld te krijgen hoe het product zal functioneren op een specifieke wijze. Het geeft de ontwikkelaar de mogelijkheid om de capaciteiten van het product op één zelfde lijn als de verwachtingen van de klant te zetten.

Een POC bestaat uit 4 stappen.

• Succescriteria definiëren
• De voorgestelde oplossing ontwikkelen
• De oplossing tegenover de succescriteria beoordelen
• Beslissen of er al dan niet verdergegaan wordt

Een POC is van onschatbare waarde voor 2 belangrijke redenen. Eerst en vooral, het laat je toe om te onderzoeken of de functionaliteiten en het design op dezelfde lijn liggen als de verwachtingen voor een digitale werkplek. Ten tweede is het bewezen dat dit de beste manier is om de steun van stakeholders te krijgen. Het komt erop neer dat het jou veel geld kan besparen.

Spaar geld uit

Wat zou jij verkiezen: een kleine investering op voorhand of een gefaald project?

De lancering van een intranet is een serieus project en zal, afhankelijk van de grootte van de organisatie, een aanzienlijke kost met zich meebrengen. Wanneer een project is opgestart zonder POC bestaat de mogelijkheid dat enkele verwachtingen niet kunnen gerealiseerd worden. Halfweg het project verschillende customizaties of componenten op maatwerk te laten ontwikkelen zal veel duurder uitkomen dan wanneer dit zou op voorhand zou ingeschat zijn.

Voor je dit project uit het niets opstart en langzaamaan ondervind dat de oplossing niet aan alle verwachtingen voldoet, kan je beter met een POC aanvoelen hoe de oplossing werkt. De belangrijkste verwachtingen en noden voor nu en in de toekomst zullen hierin verwerkt zijn, zodat je jouw eindgebruikers kan overtuigen van de kracht van jouw intranet.

Overtuig jouw eindgebruikers

Wanneer de keuze is gemaakt om een ​​nieuw intranet te introduceren, moet duidelijk worden afgeband wat de randvoorwaarden daarbij zijn. De makkelijkste manier is om met scenario’s te gaan werken. Wanneer je verschillende persona’s maakt en hier bepaalde acties aan koppelt, wordt het heel concreet om te testen welke workflow mogelijk moet worden gemaakt. Wat als ik nu accountmanager ben en na een gesprek met een klant snel enkele acties in het systeem wil zetten voor het operationele team? Wat als ik een werknemer ben die een onkostenclaim wil indienen die moet worden goedgekeurd door een leidinggevende? Door situaties als deze te schetsen, kan je snel bepalen of de oplossing voldoet aan de eisen die het bedrijf heeft gesteld.

Het is belangrijk dat alle verwachtingen en eisen bij de start goed worden besproken. Een intranet  zal vele jaren meegaan en iedereen in de organisatie moet er optimaal mee kunnen werken. Daarom wordt er voor jouw specifieke organisatie een POC gebouwd op basis van een aantal eisen en scenario’s. Zo kan je zien wat er mogelijk is binnen de standaardoplossing en welke maatwerkoplossingen mogelijk moeten worden gebouwd.

Meer zelfs; een POC laat jou toe om te zien hoe jouw intranetleverancier te werk gaat. Is de communicatie open, eerlijk en snel? Wordt er voldoende geluisterd naar de verwachtingen en mogelijkheden van beide kanten? Is het duidelijk welke op maat gemaakte oplossingen niet ingebouwd zijn binnen de POC, maar wel binnen de finale versie zullen zitten? Het is natuurlijk een intensief proces dat een impact heeft op alle werknemers binnen de organisatie, en is dus heel belangrijk dat er een vlotte samenwerking is.

Heb ik een POC nodig?

Een POC maakt het mogelijk om zorgvuldig de mogelijkheden van een platform af te toetsen en een mogelijke samenwerking met de leverancier te onderzoeken. Als beide pijlers positief zijn zal dit een goede basis zijn voor het finale project

Begrijp me niet verkeerd: een POC vereist een investering zowel op vlak van tijd als van geld (Je moet een minimale hoeveelheid aan licenties aankopen). Wanneer je de POC test, is het belangrijk om managers en stakeholders te betrekken, maar zeker ook een deel van de eindgebruikers. Denk aan de groep gebruikers die de meeste inhoud zal consumeren, maar ook aan de groep die zelf inhoud zal creëren of zal toezien op het werk gedaan door anderen. Indien alle betrokkenen de kans krijgen om de POC te testen en hun feedback kunnen geven zal dit zeer gunstig zijn voor het verdere verloop van het project.

De mensen uit deze focusgroep kunnen jouw ambassadeurs zijn gedurende de finale introductie van het intranet. Omdat deze enthousiaste groep op alle bedrijfsniveau’s is vertegenwoordigd zullen zij makkelijk alle collega’s warm kunnen maken voor het intranet. Hierdoor wordt het adoptie-onderdeel direct aangepakt en wordt het makkelijker voor eindgebruikers om mee te zijn met het intranet

Niet zeker of een Proof of Concept voor Involv de juiste manier van werken is voor jouw organisatie? Neem gerust contact op. We bespreken graag alle mogelijkheden.