Investeren in een intranet of best wachten? 7 Vragen die je kan stellen

Een intranet is een investering voor elke organisatie op vlak van kosten, tijd en middelen. Bij het overwegen van een intranet hebben veel organisaties enkele bezwaren, bijvoorbeeld:

“We gebruiken al Microsoft Teams of Slack voor één-op-één- en groepscommunicatie”,

“Als we iedereen ergens over moeten informeren, kunnen we gewoon een e-mail sturen”,

“Voor het verzenden van bestanden kunnen we Dropbox of Google Drive gebruiken, wat gratis is.”

Naast vragen over het rendement op de investering hebben organisaties vaak moeite om te bepalen of ze al dan niet nood hebben aan een intranet.

Om jou te helpen bepalen of dit de juiste zet is voor de organisatie, zijn hier zeven vragen die je kan stellen.

1. KRIJGEN JOUW WERKNEMERS SNEL TOEGANG TOT DE JUISTE INFORMATIE WANNEER ZE DIT NODIG HEBBEN?

Om het werk gedaan te krijgen, moeten werknemers SNEL toegang hebben tot de juiste informatie. Veel organisaties hebben echter problemen met informatiesilo’s die resulteren in meerdere versies van essentiële documenten, verspreide bestanden over verschillende gedeelde schijven, een SharePoint-pagina die al lange tijd niet is bijgewerkt, enz.

Wanneer werknemers moeite hebben om informatie te vinden, heeft dit niet alleen rechtstreeks invloed op hun productiviteit, maar ook op andere zaken. Stel je voor dat een klantenserviceconsulent de juiste antwoorden op vaak gestelde vragen niet kan vinden, of een werknemer tijd verspilt met het rondvragen naar de juiste procedure om een ​​zakenreis te plannen.

Een intranet kan dienen als een documentenbeheersysteem, waardoor je informatiesilo’s kan elimineren. Het bevat ook een slimme zoekfunctie waarmee medewerkers snel informatie kunnen vinden, wanneer ze die nodig hebben.

2. KAN JE ELKE WERKNEMER IN EEN NOODGEVAL OF CRISIS BEREIKEN EN INFORMEREN?

Wanneer zich een onverwachte gebeurtenis op het werk voordoet, verwachten werknemers dat hun bedrijf snel reageert en regelmatig communiceert. Dit kan wel een uitdaging zijn, vooral als de meeste van uw werknemers geen bureaumedewerkers zijn.

Een intranet zoals Involv heeft handige functionaliteiten die jou kunnen helpen bij uw crisisresponsplan.

• De Newsfeed helpt om iedereen geïnformeerd en up-to-date te houden.
• De Notificaties waarschuwen medewerkers voor noodinformatie en waarschuwingen.
• Met de Doelgroep – functie kan je een bericht naar een specifieke gebruikersgroep pushen
• Met de FAQ-component worden alle vragen rond incidenten op één plek gecentraliseerd.
• Met de mobiele app blijven ook de medewerkers op de baan verbonden en up-to-date in geval van nood of crisis.

3. KUNNEN DE WERKNEMERS BESTANDEN GEMAKKELIJK EN VEILIG DELEN?

Veel mensen geven toe apps voor het delen van bestanden te gebruiken die niet worden ondersteund door de IT-afdeling. Die apps hebben mogelijk niet het juiste beveiligingsniveau en kunnen een risico vormen voor datalekken. Dit vormt een grote last voor de IT-afdeling, aangezien deze verantwoordelijk is voor het waarborgen van de beveiliging en naleving van de bedrijfsgegevens die werknemers uploaden naar cloud – services.

Een werknemer verbieden een bepaald hulpmiddel te gebruiken, is erg moeilijk als er geen goed alternatief voorzien is.

Met een intranet beschik je over een documentbeheersysteem waarmee je documenten binnen en buiten de organisatie kan delen. Het is makkelijk, snel en veilig. Met behulp van het Involv-intranet kan iedereen documenten openen en bewerken in hun browser of hun apps. Je werkt altijd aan de juiste en laatste versie van het document en kan zelfs met meerdere gebruikers tegelijk aan een document werken.

4. HEB JE EEN EFFECTIEVE TOEPASSING OM BEDRIJFSNIEUWS EN UPDATES TE DELEN?

Veel bedrijven zeggen dat ze e-mail gebruiken. Maar is het verzenden van een e-mail een effectieve manier om zulke belangrijke informatie te communiceren? 60,8% van de werknemers negeert mails op het werk (Slicktext). De kans is groot dat jouw medewerkers hun e-mails niet lezen. Een e-mail sturen is dus niet voldoende als je een bericht wilt verzenden naar de hele organisatie.

Door nieuws via een intranet te bezorgen, kunnen medewerkers al het bedrijfsnieuws ontvangen en lezen. Je hoeft je geen zorgen meer te maken dat een e-mail verloren gaat. Een intranet kan dienen als een gecentraliseerd informatieportaal waar de werknemers naar toe gaan om op de hoogte te blijven van bedrijfsupdates, CEO-berichten of sectornieuws.

Vooral binnen Involv is het maken en publiceren van nieuws heel gemakkelijk en snel. Met onze doelgroepfunctie kan je zelfs een update naar een specifieke groep medewerkers sturen op basis van hun locatie, afdeling of team.

5. ZIJN JOUW WERKNEMERS ZO PRODUCTIEF EN EFFICIËNT ALS ZE KUNNEN ZIJN?

Moeten jouw medewerkers elke keer dat ze briefpapier aanvragen handmatig een formulier invullen? Verspilt de HR-afdeling keer op keer tijd met het uitleggen van de verlofaanvraagprocedure?

Dit zijn problemen die je kan vermijden door een intranet te hebben.

Een intranet kan dienen als een centrale hub voor al jouw bedrijfsbeleid en – procedures, handleidingen of vaak gestelde vragen. Wanneer mensen een specifieke procedure moeten raadplegen, weten ze gemakkelijk waar ze die kunnen vinden. En voor veel van de tijdrovende processen kan je geautomatiseerde workflows maken. Involv integreert bijvoorbeeld met Microsoft Flow, zodat u geautomatiseerde workflows kunt maken met uw favoriete apps en services om meldingen te ontvangen, bestanden te synchroniseren, gegevens te verzamelen en nog veel meer.

Involv heeft ook de ‘Wie is wie’-functie waarmee medewerkers snel iedereen in de organisatie kunnen terugvinden en er mee connecteren.

6. HEEFT JOUW ORGANISATIE EEN STERKE BEDRIJFSCULTUUR?

Geen wonder dat zeer succesvolle bedrijven vaak een sterke en positieve bedrijfscultuur hebben. Het opbouwen van een geweldige bedrijfscultuur heeft op veel manieren positieve gevolgen voor jouw bedrijf. Het helpt talent aan te trekken en te behouden, verbetert de productiviteit en efficiëntie van medewerkers, en meer.

Als je een positieve bedrijfscultuur wilt creëren en koesteren, zal een intranet zeker helpen.

Een intranet is een perfect platform om bedrijfswaarden, missies en doelen te communiceren.
Het kan dienen als een digitale ruimte waar alle medewerkers verbinding kunnen maken, kunnen samenwerken en succes kunnen vieren. Involv helpt je bijvoorbeeld bij het creëren van een verbonden werkcultuur met HR-gerelateerde features. Met de Verjaardagscomponent mis je nooit de verjaardagen van je collega’s, met de component “Nieuwe aanwervingen” zie je nieuwe medewerkers zodat je ze kunt verwelkomen, en met de “Wie is wie” kan iedereen alle mensen in het bedrijf terugvinden en met hen in contact komen.

7. WERKEN JOUW MEDEWERKERS GEDEELTELIJK/ VOLLEDIG OP AFSTAND? ZO JA, ZIJN ZE UITGERUST VOOR EFFECTIEF AFSTANDSWERK?

Werken op afstand kan vooral een uitdaging zijn als de organisatie niet over de juiste tools beschikt voor interne communicatie en samenwerking. Een intranet is een krachtige tool die problemen rond werken op afstand kan aanpakken. Het houdt iedereen verbonden, maakt het delen van informatie eenvoudig en houdt uw gegevens veilig.

Een intranet kan dienen als een one-stop-shop-platform dat alles bevat wat medewerkers nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen. Waar mensen ook aan het werk zijn, zodra ze toegang hebben tot het bedrijfsintranet, kunnen ze op de hoogte blijven van het bedrijfsnieuws, zoeken naar de juiste informatie, toegang krijgen tot bestanden en gegevens, contact maken met collega’s, enz.

Uw medewerkers hebben overal toegang tot het bedrijfsintranet. Zo heeft Involv ook een mobiele app waarmee iedereen gemakkelijk op zijn smartphone toegang heeft tot het bedrijfsintranet.

📑 Learn more about the Involv Mobile App

INVESTEREN IN EEN INTRANET: WAT ZAL HET JOUW WERKNEMERS EN ORGANISATIE KOSTEN ALS JE WACHT?

Als je zelfs maar één of twee bovenstaande vragen met “nee” beantwoordt, zullen uw medewerkers en organisatie profiteren van een intranet. Het kan dienen als een krachtig hulpmiddel om de productiviteit van medewerkers te verhogen, interne communicatie gemakkelijk te maken en iedereen in de hele organisatie met elkaar te verbinden.

Dat gezegd hebbende, is het begrijpelijk dat u aarzelt, aangezien een intranet een aanzienlijke investering vereist op vlak van geld en middelen. Maar negeer het risico niet dat je loopt als de organisatie niet over de juiste tool voor interne communicatie en samenwerking beschikt. Ik heb het over productiviteitsverlies, ontkoppelde werknemers en algemene inefficiëntie van het bedrijf, hetgeen zelfs nog duurder uitkomt zijn dan een intranet.

WAAROM HET INVOLV-INTRANET?

Involv is een intranetplatform gebouwd op het Microsoft 365-ecosysteem. Het helpt organisaties typische problemen en uitdagingen op te lossen met interne communicatie en samenwerking. Wereldwijd kiezen meer dan honderd organisaties voor Involv voor hun intranet. Hier zijn de vijf belangrijkste redenen waarom.

1. Snelle en stressvrije uitrol: ons team garandeert een gemakkelijke, stressvrije uitrol met tal van best practices, checklists en mogelijkheden voor maatwerk. We leveren resultaten, geen software.

2. Verbazingwekkende intuïtieve ontwerpen: met verbazingwekkende ingebouwde sjablonen maakt Involv het u gemakkelijk om pagina’s te maken die er fantastisch uitzien op elk apparaat.

3. Microsoft 365-integratie: Aangezien Involv is gebouwd op het Microsoft 365-ecosysteem, kan het perfect worden geïntegreerd met alle Microsoft 365-oplossingen zoals SharePoint, Teams, OneDrive, Power BI en Delve.

4. Hoge acceptatie en betrokkenheid: na een succesvolle uitrol blijft ons team bij jou, geven we tips en delen best practices om betrokkenheid en retentie te stimuleren.

5. Uw eigen mobiele app: de app is volledig brandable; het zal de huisstijl van jouw intranet matchen en jouw eigen bedrijfslogo kan weergegeven worden op elk mobiel apparaat.

👉 Vraag een gratis demo aan

(image source: freepik.com)