250
Verenigd koninkrijk
Museum
Samenwerking bevorderen met Involv’s kosteneffectieve en aanpasbare intranetoplossing.
Het Royal Air Force Museum, dat nooit eerder een intranet had gehad, was op zoek naar een centraal informatieplatform voor alle medewerkers van de organisatie.
Gezien het feit dat de medewerkers op 3 verschillende locaties werken, stond het verbinden van collega’s bovenaan de prioriteitenlijst tijdens de implementatie van het nieuwe intranet.
Achtergrond
Het RAF Museum (RAFM) brengt het verhaal van de Royal Air Force tot leven. Met openbare locaties zowel in Londen als in de Midlands, en een extra opslagfaciliteit, biedt het museum een unieke ervaring. Een deel van de collectie is online te bekijken.
Bij de organisatie zijn ongeveer 250 medewerkers werkzaam, bestaande uit zowel backoffice- als frontofficemedewerkers. Het overgrote deel van de medewerkers van het RAF Museum werkt niet op kantoor.
Als actieve gebruikers van Microsoft 365 waren ze op zoek naar een intranetoplossing die gebaseerd was op SharePoint. Ze kozen hiervoor omdat ze al vertrouwd waren met dit platform.
Uitdagingen
Bij het ontwikkelen van hun intranet streefde het RAF Museum naar twee essentiële doelen. Allereerst wilden ze een gecentraliseerde informatiehub creëren, waardoor het personeel op één plek alle benodigde informatie kon vinden. Dit zou de efficiëntie en samenwerking binnen de organisatie bevorderen. Daarnaast was het hun streven om de afhankelijkheid van e-mail te verminderen, zodat communicatie gestroomlijnder en effectiever kon verlopen.
Het overkoepelende doel was om het personeel van de drie locaties samen te brengen en een gevoel van eenheid te creëren. Vaak voelden medewerkers zich geïsoleerd binnen hun eigen locatie en afdeling, het was dus cruciaal om als bredere organisatie te kunnen communiceren om het project tot een succes te maken.
Als een geregistreerde liefdadigheidsinstelling onder een Koninklijk Handvest zocht het museum bovendien naar een kostenefficiënte oplossing.
Oplossingen
Involv Intranet: Kostenefficiënt en zeer aanpasbaar
Bij het zoeken naar een SharePoint intranetoplossing heeft het RAF Museum verschillende grote leveranciers van intranetsoftware bekeken, maar de hoge kosten en beperkte flexibiliteit bleken een obstakel te vormen.
Involv bood niet alleen een goede prijs-kwaliteitverhouding, maar de out-of-the-box oplossing bleek ook meer aanpasbaar dan andere beschikbare opties. Van het uiterlijk tot de lay-outs kon Involv voldoen aan hun specifieke vereisten.
Bij dit project gingen we nog een stap verder door aangepaste ontwikkelingen uit te voeren, zoals het creëren van een geautomatiseerd organogram die nu beschikbaar is voor alle klanten. Hierover later meer.
Implementatie op het tempo van RAFM!
Bij het implementeren van hun intranet had RAFM de wens om geleidelijk te beginnen en stap voor stap nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Het Involv-team was enthousiast om hieraan mee te werken en paste zich aan het tempo van RAFM aan.
In samenwerking met interne ‘intranet-kampioenen’ heeft Niels Fulcher, Hoofd IT, een lijst samengesteld met essentiële onderdelen voor de eerste lancering (versie één). Dit omvatte onder andere een medewerkersgids met behulp van Involv’s ‘Wie is wie’-functie, een pagina voor elk departement om nieuws en informatie te delen en een FAQ-sectie.
Het Involv-team heeft de “Wie is wie” component aangepast door een visuele weergave van teamleden in tegelvorm te creëren, in plaats van een traditionele lijst, wat zorgde voor een gebruiksvriendelijke ervaring.
Bij de tweede versie van het intranet werd een rebranding geïntroduceerd, genaamd ‘Museum Matters’, met een krantachtige uitstraling, onder leiding van het Marketing- en Communicatieteam.
Niels Fulcher is enthousiast om deze iteratieve aanpak voort te zetten, zodat het intranet altijd vernieuwend en actueel blijft. Het Involv-team staat klaar om samen te werken op het tempo dat het beste past bij RAFM en al onze andere klanten.
Het intranet draagt bij aan een gevoel van samenhorigheid in het museum.
Het intranet speelt een essentiële rol bij het overbruggen van de afstand tussen medewerkers op verschillende locaties en afdelingen. Het doel is om een gevoel van eenheid te creëren, waarbij het intranet fungeert als een belangrijk instrument om dit concept van een verenigd museum te realiseren.
Het creëren van een centrale informatiehub heeft ervoor gezorgd dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij de gehele organisatie. Ze kunnen nu eenvoudig collega’s vinden en toegang krijgen tot bedrijfsbrede nieuwsberichten en informatie.
Onze locaties voelden vroeger aan als aparte musea en ons doel was om een ‘Eén Museum’-gedachte en cultuur te bereiken. Het intranet heeft echt geholpen om iedereen samen te brengen. Het voelt nu als één museum, omdat we een centrale plek hebben waar medewerkers informatie kunnen vinden over wat er in de hele organisatie gebeurt.
Niels Fulcher
Hoofd IT, RAF Museum
Op maat gemaakte organogram
Hoewel het museum ongeveer 250 medewerkers telt, is er tijdens drukke periodes een aanzienlijk personeelsverloop vanwege de inzet van seizoenswerkers. Het bijwerken van het organogram was daardoor een tijdrovende taak geworden.
Hoewel we destijds geen standaard organogramfunctie hadden, hebben we speciaal voor het RAF Museum een op maat gemaakt hulpmiddel ontwikkeld dat gebruikmaakt van Active Directory. Hierdoor heeft het museum nu altijd een actuele versie van het organogram, zonder dat er handmatige updates nodig zijn.
Zodra een nieuwe medewerker toetreedt tot de organisatie en wordt toegevoegd aan Active Directory, wordt het organogram automatisch bijgewerkt. Deze functionaliteit is nu beschikbaar voor alle klanten van Involv.
Dankzij Involv heeft iedereen toegang tot een organogram dat altijd up-to-date is. In plaats van te moeten vertrouwen op een organogram dat ik vorige week heb gemaakt en waarschijnlijk al verouderd is, weten we nu zeker dat de informatie accuraat is.
Niels Fulcher, Hoofd IT, RAF Museum
Bij Involv streven we ernaar om jou de intranetoplossing te bieden die je nodig hebt. Met onze aanpasbare SharePoint-intranetoplossing zorgen we ervoor dat aan al jouw wensen wordt voldaan. En als standaardaanpassingen niet voldoende zijn, bouwen we maatwerkoplossingen.
Niet slecht voor een kant-en-klare oplossing hé!
Plan een demo in en ontdek onze bekroonde SharePoint-intranetoplossing.