Maatwerk SharePoint intranet of Kant-en-klaar intranet: wat is het beste voor uw bedrijf?

SharePoint is het platform bij voorkeur geworden voor wie een bedrijfsintranet wil opzetten, dankzij de geweldige opties en configuratiemogelijkheden die het biedt. SharePoint wordt vooral gebruikt om documenten op te slaan en te beheren, maar het is ondertussen geëvolueerd tot een volwaardig privé-portaal voor organisaties. Collega’s maken gebruik van SharePoint om documenten uit te wisselen, om te communiceren en samen te werken.

Maatwerk SharePoint intranetten bestaan al een tijd en vele grote en middelgrote ondernemingen maken er gretig gebruik van. Maar met de evolutie van de Cloud, zijn er nieuwe spelers op de markt gekomen: de kant-en-klare SharePoint intranetten.

In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van beide systemen. We zullen ze vergelijken op basis van 5 belangrijke succesfactoren: Snelheid van implementatie, kostprijs, productiviteit, flexibiliteit en ten slotte onderhoud en updates, zodat u zelf kunt oordelen welke de beste keuze is voor uw bedrijf.

1. Snelheid van implementatie

Laten we eerst kijken naar de snelheid van implementatie. Hier hebben we een gemakkelijke winnaar. Het duurt minder dan een uur om Involv te installeren. Aan de andere kant kan het tussen zes en negen maanden duren om een SharePoint intranet te installeren met alle functionaliteiten van Involv. Een Kant-en-klaar intranet zoals Involv heeft minder maatwerk nodig dus het is vanzelfsprekend dat het sneller geïnstalleerd kan worden. Dus wat betreft snelheid van installatie, is het kant-en-klare intranet een duidelijke winnaar. Wilt u uw intranet zo snel mogelijk in gebruik nemen, dan is dit uw beste optie.

Winnaar: Kant-en-klaar intranet

2. Kost

De kosten van een kant-en-klaar intranet liggen meestal een stuk lager. Voordien had men heel wat middelen en mankracht nodig om een intranet te bouwen. Door te kiezen voor een kant-en-klaar intranet, kunt u de software éénmalig kopen, of ‘huren’ als dienst met een maandelijks abonnement. Dit betekent dat de kosten vooraf een stuk lager liggen. Hoewel er licentiekosten zijn die u had kunnen vermijden door een oplossing op maat te kiezen, zijn deze afhankelijk van het aantal gebruikers en dus flexibel.

U zal ook besparen op systeemonderhoud, aangezien u de updates niet zelf moet uitvoeren en eventuele bugs niet zult moeten nakijken. Nog iets om in overweging te nemen is de langere implementatietijd, waar uiteraard ook een hogere kostprijs aan verbonden is.

Ik geef een voorbeeld van een inschatting die we gemaakt hebben voor een bedrijf met 700 werknemers.

Verloop van een maatwerk traject

1. Analyse (20d)
2. Workshops (10d)
3. Ontwikkeling (50d)
4. Testen
5. Feedback
6. Herontwikkeling (20d)
7. Hertesten
8. Training (5d)
9. Lancering

Totale investering: Tussen €60.000 en €100.000, afhankelijk van de verwachtingen.

Kant-en-klaar intranet:

1. Behoefteanalyse
2. Kiezen van een product
3. Installatie
4. Configureren op basis van behoeften (4d)
5. Training (1d)
6. Lancering

Totale investering: €25.200 voor licenties en €10.000 voor aanpassingen en training = €35.200.

Winnaar: Kant-en-klaar intranet

3. Productiviteit

De reden om gelijk welke intranet te kiezen is duidelijk: verhoogde productiviteit en efficiëntie. U wil dat uw werknemers gemakkelijk en veilig toegang hebben tot de gedeelde informatie die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. U wil ook dat uw personeel innovatieve technologie omarmt en alle mogelijkheden ervan ook effectief gebruikt.

Door te kiezen voor een kant-en-klare oplossing, kiest u voor een product dat volgens de eisen en behoeften van een grote en diverse groep bedrijven is ontworpen. Het voordeel van kant-en-klare intranetten is dat ze reeds door duizenden gebruikers gebruikt en getest zijn. Gebruiksvriendelijkheid en een snelle gebruikersadoptie is natuurlijk een eis die elk bedrijf stelt. Door te kiezen voor een kant-en-klaar intranet, weet u dat uw mensen sneller gewend zullen raken aan de technologie . U kan zich terwijl focussen op de hoofdactiviteiten van uw zaak. Uw werknemers zullen de technologie sneller oppikken, zodat er minder tijd nodig is voor specifieke training.

Aan de andere kant zijn maatwerk SharePoint intranetten niet altijd betrouwbaar als het gaat om gebruiksvriendelijkheid. Ze moeten over een langere periode ontwikkeld worden, om bij de behoeften van uw bedrijf aan te sluiten. Hoewel een goed SharePoint intranet zeer efficiënt kan zijn, moet elk systeem getest worden voor men zeker kan zijn van de effectiviteit ervan. En hoewel Microsoft op de goede weg is om een betere gebruikerservaring te garanderen (de gebruikersinterface van SharePoint is er een stuk op vooruitgegaan sinds het intreden van SharePoint 2016 en Office 365), geeft het bedrijf voorrang aan het toevoegen van nieuwe functies in plaats van het verbeteren van bestaande functies. Daarom zullen bijvoorbeeld moderne communicatiesites het kant-en-klare intranet niet snel vervangen.

Winnaar: kant-en-klaar intranet

4. Flexibiliteit

Op het vlak van flexibiliteit scoort een maatwerk intranet het beste. Kant-en-klare intranetten zijn bewezen technologieën die passen bij de meeste bedrijven. Maar ze zijn niet speciaal op maat van uw bedrijf ontworpen. U kan natuurlijk uw bedrijfskleuren en logo aanbrengen, maar de basislayout en uiterlijk zullen moeilijk te veranderen zijn.

Een intranet op maat heeft dus zeker zijn voordelen, maar u moet wel in overweging nemen dat dit veel meer tijd, moeite en geld zal kosten om te waarborgen dat uw bedrijf de behoeften van een steeds veranderende industrie en nieuwe softwareontwikkelingen kan bijhouden.

Winnaar: maatwerk intranet

6. Onderhoud en updates

Kiest u voor een kant-en-klaar intranet, dan kiest u voor een intranet als een dienst. Dat betekent dat u betaalt voor het totaalpakket. Het intranet wordt (meestal) gehost in de cloud en wordt automatisch onderhouden en geüpdatet. Heeft u zelf een SharePoint intranet opgezet, dan zal u voor deze taken zelf moeten instaan, of dit uitbesteden aan een partner. We zien vaak gedateerde systemen door gebrek aan vernieuwing. Voorzichtigheid is ook geboden: vaak kan een update naar een nieuwere SharePoint versie ervoor zorgen dat maatwerk aanpassingen niet meer functioneren.

Winnaar: Kant-en-klaar intranet

Conclusie

Als zaakvoerder moet u het beste systeem kiezen dat voldoet aan uw specifieke behoeften. U moet de voor- en nadelen in overweging nemen, maar ook de kostprijs in tijd en geld. Een kant-en-klaar intranet kan uw bedrijf bepaalde voordelen bieden, zoals een snellere implementatie, hogere gebruikersadoptie, lagere kosten en tijdsbesparing. Dus voor veel bedrijven is het de juiste keuze. Heeft u echter nood aan een sterk gepersonaliseerde oplossing, dan is een maatwerk oplossing zeker aanbevolen voor u.

Na analyse van de markt hebben experts voorspeld dat binnen dit en twee jaar, tot 90% van alle organisaties voor een kant-en-klaar systemen zullen kiezen. Waarom? Om de eenvoudige reden dat ze in 80-100% van alle bedrijfsbehoeften voorzien.