Realisatie van een innovatief bank intranet aangedreven door SharePoint en Involv

Achtergrond: 

• Deze financiële instelling ontstond uit een grotere groep, maar werd in 2011 onafhankelijk na een herstructurering. 
• Vervolgens werd de bank overgenomen door de regering van het thuisland.
• De bank wordt beschouwd als één van de grootsten van het land en staat bekend om haar stabiliteit en aanzienlijke marktaandeel. 
• Daarnaast is de bank actief betrokken bij diverse initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, met een nadruk op duurzaamheid, sociale integratie en het ondersteunen van elke gemeenschap in onze maatschappij.

Belangrijkste strategieën van de financiële instelling:

• Klantgerichtheid: Deze bank zet elke klant centraal door op maat gemaakte financiële oplossingen en gebruiksvriendelijke digitale tools. Ze maken het de klanten makkelijker, verbeteren hun gehele bankervaring en versterken zo hun loyaliteit.
• Innovatie: De instelling loopt voorop omdat ze technologische vernieuwingen omarmt. Dit zorgt voor een verbeterde dienstverlening, maar speelt ook in op de steeds veranderende verwachtingen van klanten. Zo blijven ze concurrerend in een snel evoluerend digitaal landschap.
• Duurzame financiering: De instelling investeert actief in hernieuwbare energieprojecten en steunt de ontwikkeling van milieuvriendelijke producten. Hun focus op duurzaamheid draagt bij aan de wereldwijde strijd tegen klimaatverandering.
• Investering in de gemeenschap: Daarnaast ondersteunt de bank in projecten die de levenskwaliteit verbeteren, zoals betaalbare huisvesting, onderwijsprogramma’s en culturele evenementen. 

Op basis van de informatiearchitectuur van de bank, de nieuwste Microsoft-technologieën en best practices werd een nieuwe informatiearchitectuur ontwikkeld.

Deze nieuwe architectuur was gericht op de creatie van een intuïtieve structuur die navigatie vereenvoudigt, het vinden van informatie vergemakkelijkt en de productiviteit van medewerkers verhoogt.

Belangrijke overwegingen

Bij het ontwikkelen van de nieuwe informatiearchitectuur waren de volgende overwegingen cruciaal:

• Inhoud logisch organiseren: We hebben de inhoud geordend per afdeling, rol en taak, zodat deze aansluit bij de manier waarop medewerkers zoeken naar informatie.
• Standaardiseren van metadata en taxonomie: Dit zorgt voor krachtige zoekmogelijkheden en maakt het makkelijker om informatie efficiënt te vinden.
• Integratie van bedrijfsapplicaties en dat: Voor een uniforme ervaring werd gezorgd door naadloze integratie met andere systemen en data.
• Invoegen van media: Video, audio en interactieve elementen werden toegevoegd om informatie tot leven te brengen en de werknemerservaring te verrijken.
• Gebruik van gegevens en analyses: Door gegevens te analyseren konden we content personaliseren en optimaliseren op basis van rollen en gedrag van medewerkers.

Deze nieuwe informatiearchitectuur vormt de basis voor een toekomstbestendig intranetplatform dat kan aangepast en opgeschaald worden en zich samen met de bank verder zal ontwikkelen in de komende jaren.

Een inspirerende, boeiende intranetervaring ontwerpen

Onze strategie was gericht op het creëren van een uitzonderlijke gebruikerservaring die medewerkers zou inspireren en adoptie bevordert. Zo zorgden we voor intuïtieve ontwerpen, pagina’s en webonderdelen. Het resultaat is een visueel aantrekkelijk, gepersonaliseerd intranet dat perfect is afgestemd op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Bestaande informatie migreren 

Een soepele overgang was cruciaal. We ontwikkelden een realistisch migratieplan om de verspreide informatie uit verschillende bronnen te bundelen in een gecentraliseerde, doorzoekbare informatiebank.

Dit proces omvatte een grondige inhoudscontrole, gevolgd door een zorgvuldige organisatie en mapping om te garanderen dat de informatie samenhangend en logisch gestructureerd werd opgeslagen.

Samenwerking bevorderen 

Onze strategie richtte zich op het bevorderen van samenwerking en het versterken van medewerkersbetrokkenheid. Dankzij de geavanceerde SharePoint-mogelijkheden zorgden we voor naadloos documentbeheer, realtime samenwerking en een veilige informatiedeling. Bovendien hebben we sociale functies geïntegreerd die communicatie tussen afdelingen en kennisuitwisseling niet alleen makkelijker maakt maar ook stimuleert.

De kracht van SharePoint en Involv 

Onze strategie maakte optimaal gebruik van de synergie tussen SharePoint en de geavanceerde technologie van Involv. SharePoint biedt een stevige basis, terwijl de innovatieve front-end componenten en het back-end CMS van Involv de gebruikerservaring, personalisatie en beheermogelijkheden verbeteren. Deze krachtige combinatie levert een toekomstbestendig intranet dat klaar is om mee te groeien met de organisatie.

Lancering en bevordering van adoptie

Een succesvolle adoptie is cruciaal voor elk intranet en is een essentieel onderdeel van onze strategie. We hebben een uitgebreid veranderingsbeheerplan ontwikkeld, met gerichte communicatiecampagnes, trainingsprogramma’s en voortdurende ondersteuning. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken en hun zorgen weg te nemen, creëren we een gevoel van enthousiasme en ‘ownership’, zodat de lancering van het intranet soepel en succesvol verloopt.

Met onze strategische aanpak bouwen we een SharePoint-intranet dat het personeel van onze klant meer mogelijkheden biedt, de activiteiten stroomlijnt en hen positioneert als digitale leider in de financiële sector.

Microsoft SharePoint Online

Het hart van ons innovatieve intranet is Microsoft SharePoint Online, een krachtig en flexibel cloudplatform voor samenwerking, contentmanagement en documentbeheer. SharePoint Online biedt stevige basis voor de ontwikkeling van robuuste intranetportalen dat naadloos integreren met andere Microsoft 365-toepassingen en -services.

Als onderdeel van het Microsoft 365-ecosysteem werkt SharePoint Online naadloos samen met andere essentiële productiviteitstools zoals OneDrive for Business, Microsoft Teams en Microsoft Viva. Deze integratie zorgt voor een samenhangende digitale werkplekervaring, waarbij medewerkers efficiënt kunnen samenwerken, communiceren en informatie kunnen raadplegen vanuit één gecentraliseerd platform. 

Echter, enkel gebruik maken van SharePoint Online beperkt je organisatie doordat de aanpassingsmogelijkheden onvoldoende zijn om een gepersonaliseerde en herkenbare communicatie-ervaring te creëren.

Integratie met Microsoft Viva

Microsoft Viva, een uitgebreid platform voor werknemerservaring, is een essentieel onderdeel van deze intranetoplossing. Viva biedt medewerkers gepersonaliseerde inzichten, leermogelijkheden en toegang tot community resources, allemaal geïntegreerd binnen het intranet. Dit helpt medewerkers om hun werkervaring te verbeteren.

Intelligent intranetplatform van Involv

Involv speelt als bekroonde leverancier van moderne intranetoplossingen een cruciale rol in de intranettransformatie. Het slimme intranetplatform van Involv is gebouwd op SharePoint Online en benut al haar bestaande mogelijkheden. Op die stevige basis voegt Involv een extra laag van aanpassing toe met het oog op een verbeterde gebruikerservaring en geavanceerde functies, specifiek ontworpen voor de behoeften van de banksector.

Met Involv evolueert het intranet naar een dynamische en intelligente hub die gepersonaliseerde inhoud, naadloze zoekmogelijkheden en intuïtieve navigatie biedt. Dit tilt de werknemerservaring naar een hoger niveau.

Naadloze integratie en aanpassing

Eén van de grootste voordelen van deze technologie is de naadloze integratie en de uitgebreide mogelijkheden voor maatwerk. Het Involv-platform werkt perfect samen met het Microsoft 365-ecosysteem, wat zorgt voor een consistente en samenhangende digitale werkplekervaring. Het intranet kan volledig worden afgestemd op de huisstijl, workflows en specifieke behoeften van de bank, wat resulteert in een op maat gemaakte oplossing die perfect aansluit bij wat de organisatie en haar medewerkers nodig heeft.

Door de combinatie van SharePoint Online, Microsoft 365 en Involv biedt deze oplossing een moderne, aantrekkelijke en productieve digitale werkplek. Het bevordert samenwerking, kennisdeling en een gemakkelijke toegang tot belangrijke informatie. Dit versterkt de efficiëntie, betrokkenheid van medewerkers en het succes van de organisatie. 

Het implementeren van een nieuw intranet is een ingrijpend proces, maar het meten van het succes is cruciaal om continue optimalisatie te stimuleren. Belangrijke indicatoren voor evaluatie zijn de adoptiegraad, de betrokkenheid van gebruikers en de verbetering van de productiviteit.

Meting van adoptie

Om de adoptie van het nieuwe intranet te meten, kunnen we gebruik maken van verschillende analysetools. Microsoft biedt ingebouwde analysemogelijkheden, zoals SharePoint-gebruiksrapporten en Microsoft 365-gebruiksanalyses. Hoewel deze rapporten nuttig kunnen zijn, zijn ze vaak beperkt en niet specifiek afgestemd op de behoeften van interne communicatie-experts.

Daarom biedt het Involv Analytics Center een uitgebreid dashboard met alle relevante statistieken om de afgesproken KPI’s voor het intranet te monitoren. Dit omvat gegevens zoals paginaweergaven, likes, actieve gebruikers, sitebezoeken, en interacties met de inhoud. Microsoft App Insights biedt ook waardevolle inzichten door paginaweergaves, klikpaden en duurtijd op de pagina in kaart te brengen.

Inzichten in betrokkenheid

Enquêtes bieden waardevolle inzichten door zowel gestructureerde als ongestructureerde feedback te verzamelen over gebruikerstevredenheid, bruikbaarheid van functies en impact op de dagelijkse workflow. Met deze feedback kunnen we begrijpen hoe medewerkers het intranet ervaren en waar er mogelijkheden zijn voor verbetering.

Regelmatige feedbacksessies met medewerkers

Een succesvol nieuw intranet lanceren is geen eenmalige prestatie; het vereist voortdurende opvolging en verfijning. Door elk kwartaal feedbacksessies te organiseren, kunnen we de laatste statistieken analyseren, kansen identificeren en prioriteiten stellen voor verbeteringen. 

De continue data-gedreven aanpak in combinatie met regelmatige feedbacksessies, zorgt ervoor dat het intranet steeds meer waarde blijft bieden. Deze veelzijdige meetstrategie die kwantitatieve analyses en kwalitatieve feedback combineert, speelt ook in op de steeds veranderende behoeften van het personeel.